Jak odpowiadać na zapytania ofertowe by zwiększyć sprzedaż w hotelu

Jak odpowiadać na zapytania ofertowe w hotelu?

Profesjonalne odpowiadanie na zapytania ofertowe jest kluczowe dla budowania pozytywnego wizerunku hotelu i zwiększania szans na rezerwacje. Warto odpowiadać na zapytania jak najszybciej, najlepiej w ciągu kilku godzin, pokazując Gościom, że ich zapytanie jest dla hotelu priorytetem. Ponadto czas odpowiedzi może mieć kluczowe znaczenie dla sukcesu rezerwacji - im szybciej odpowiadamy na zapytania Gości tym mniejsza szansa, że zdecydują się na usługi konkurencji.   

Odpowiedzi kierowane do potencjalnych Gości powinny być życzliwe i profesjonalne – dobrze sprawdza się używanie uprzejmego języka oraz dbałość o jasność i zrozumiałość przekazu. Ważne jest również, aby oferta była atrakcyjna wizualnie i merytorycznie, podkreślając unikalne zalety hotelu i korzyści płynące z rezerwacji. Dzięki temu Goście poczują się docenieni i chętniej wybiorą Twój obiekt na miejsce swojego pobytu.

Dlaczego w obsłudze zapytań warto wykorzystać oferty pobytowe?

Oferty pobytowe to skuteczne narzędzie zarówno w profesjonalnym odpowiadaniu na zapytania ofertowe, jak i w aktywnym pozyskiwaniu Gości hotelu. Dzięki nim hotel może zaprezentować swoje usługi w atrakcyjny i przejrzysty sposób, co zwiększa szanse na zamianę zapytań ofertowych w rezerwacje. Najważniejsze korzyści to:

• Zwiększenie liczby rezerwacji
• Poprawa obłożenia obiektu
• Lepsze wyniki finansowe
• Budowanie lojalności Gości

Atrakcyjne oferty pobytowe przyciągają uwagę potencjalnych Gości, co może przełożyć się na wzrost liczby rezerwacji, a tym samym pomóc w zapełnieniu pokoi w mniej popularnych terminach pobytów. Co oczywiste - zwiększona liczba rezerwacji i wyższe obłożenie prowadzą do lepszych wyników finansowych hotelu.

Regularne wysyłanie ofert promocyjnych pomaga budować pozytywny wizerunek hotelu, jako obiektu oferującego wiele atrakcji oraz doceniającego Gości. Personalizowana komunikacja przyczynia się do budowania lojalności wśród Gości, przez co są oni bardziej skłonni by wracać do hotelu przy okazji kolejnych podróży.

Jak przygotować ofertę sprzedaży usług hotelowych?

Przygotowanie skutecznej oferty sprzedaży usług hotelowych wymaga uwzględnienia kilku kluczowych elementów. Ważne jest, aby oferty były spójne z identyfikacją wizualną i wizerunkiem hotelu we wszystkich obszarach działalności. Taka spójność buduje profesjonalizm i zaufanie, a także sprawia, że Goście lepiej kojarzą ofertę z marką hotelu. Ponadto, dbałość o te szczegóły podnosi jakość obsługi i zwiększa szanse na sukces sprzedażowy.

Kluczowe elementy skutecznej oferty

• Czytelna i zrozumiała treść

Informacje zawarte w ofercie powinny być klarowne i łatwe do zrozumienia. Unikaj nadmiaru tekstu i skup się na najważniejszych korzyściach dla Gości. Nie dawaj zbyt wielu opcji wyboru – najbardziej skuteczne są oferty prezentujące  2 lub 3 warianty oferty hotelowej.

• Atrakcyjna wizualnie prezentacja

Wykorzystaj wysokiej jakości zdjęcia i grafiki, aby oferta była bardziej atrakcyjna wizualnie. W kampaniach możesz również dołączyć wideo prezentujące hotel i jego usługi.

• Wyraźnie wskazanie kolejnego kroku

Każda oferta powinna zawierać jasne wezwanie do działania (CTA czyli call to action), np. "Zarezerwuj teraz" lub "Sprawdź dostępność", które skieruje Gości do podjęcia konkretnej akcji i przekieruje do kolejnego kroku w finalizacji zakupu oferty.

• Dodatkowe korzyści, promocje i rabaty

Oferty specjalne, takie jak rabaty na dłuższe pobyty, dodatkowe usługi w cenie czy pakiety tematyczne, mogą zachęcić Gości do skorzystania z oferty. Dobrze sprawdzają się również zniżki lojalnościowe czy niższe ceny dla powracających Gości.

•  Personalizacja i dopasowanie do odbiorcy

Oferty powinny być dostosowane do indywidualnych potrzeb i preferencji Gości. Warto korzystać z danych zgromadzonych w systemach CRM, aby tworzyć spersonalizowane propozycje.

Jak dobrać warianty rezerwacji do oferty hotelowej?

Dobór odpowiednich wariantów oferty hotelowej może znacząco zwiększyć jej atrakcyjność i skuteczność sprzedażową. Można to zrobić na dwa sposoby:

• Dwa warianty oferty

W przypadku dwóch wariantów, warto zaoferować pokoje o podobnym standardzie, ale z różnymi wyróżnikami. Na przykład, jeden wariant może obejmować standardowy pokój z widokiem na ogród, a drugi pokój o podobnym standardzie, ale z dodatkowymi usługami, takimi jak śniadanie w cenie lub dostęp do strefy wellness.

• Trzy warianty oferty 

Przy trzech wariantach, każdy powinien reprezentować inny poziom cenowy i zakres atrakcji. Pierwszy wariant może być najbardziej podstawowy, obejmujący jedynie nocleg. Drugi, optymalny wariant, może zawierać dodatkowe usługi, takie jak śniadanie, dostęp do strefy wellness i zniżki na lokalne atrakcje. Trzeci, wariant premium, może oferować najwięcej korzyści, w tym pełne wyżywienie, usługi spa, transfer z lotniska i inne ekskluzywne dodatki. Ten podejście pozwala na dopasowanie oferty do różnych segmentów klientów, jednocześnie promując wariant środkowy jako najbardziej opłacalny.

Program do wysyłki ofert - jak narzędzia informatyczne usprawniają sprzedaż

Efektywne zarządzanie ofertami w hotelu wymaga nowoczesnych rozwiązań, które wspierają recepcjonistów i sprzedawców. Współczesne narzędzia informatyczne znacząco ułatwiają zarządzanie ofertami i komunikację z Gośćmi. Dzięki nim proces ten staje się bardziej efektywny i mniej czasochłonny.

W ramach kompleksowego systemu zarządzania hotelem Betasi znaleźć można szereg integralnych funkcji, które ułatwiają ten proces, zapewniając automatyzację, standaryzację i synchronizację z systemem PMS, a także dostęp do narzędzi promocji i aktywnej sprzedaży.

Automatyzacja i standaryzacja procesów

• Synchronizacja z PMS-em

Oferty bazują na aktualnym grafiku dostępności i są automatycznie synchronizowane z danymi systemu zarządzania hotelem, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania rezerwacji do systemu hotelowego i zmniejsza ryzyko błędów. Dzięki temu recepcjoniści mogą skupić się na bezpośredniej obsłudze Gości.

• Szablony wiadomości

System umożliwia tworzenie i wykorzystywanie standardowych szablonów wiadomości, co przyspiesza proces wysyłania ofert i zapewnia spójność komunikacji. Recepcjoniści mogą szybko i łatwo generować oferty, które są profesjonalne i jednolite pod względem estetyki.

• Oferty na bazie danych z systemu

Pakiety pobytów wyświetlane w ofertach są automatycznie generowane na podstawie aktualnych danych z systemu zarządzania PremiumHotel, dzięki czemu dane (opisy, zdjęcia itd.) wystarczy wprowadzić tylko raz i można mieć pewność, że Goście zawsze otrzymują aktualne i dokładne informacje.

Guest management system czyli narzędzia CRM hotelu

Systemy informatyczne, między innymi Betasi, umożliwiają prowadzenie kampanii masowych za pomocą e-maili, SMS-ów i powiadomień w aplikacji. To pozwala na dotarcie do szerokiego grona Gości z informacjami o promocjach, ofertach specjalnych i ważnych wydarzeniach.

Narzędzia do prowadzenia kampanii są intuicyjne i łatwe w obsłudze, co umożliwia szybkie uruchomienie akcji promocyjnych bez potrzeby zaawansowanej wiedzy technicznej.

Dzięki danym z hotelowego modułu CRM otrzymujemy dostęp do możliwości kierowania działań promocyjnych do wybranych grup odbiorców, bazujących na danych z systemu hotelowego (Goście korzystający ze SPA, osoby, które odwiedziły obiekt w ubiegłym roku, klienci korzystający z term itp.). Również treści przekazu wykorzystywane w kampanii mogą być dostosowane do preferencji odbiorców – personalizacja zwiększa ich skuteczność i angażuje odbiorców.

Korzyści dla hotelu

Dzięki nowoczesnym narzędziom hotel może skutecznie zarządzać ofertami i rezerwacjami, co przynosi szereg korzyści: oszczędność czasu, zwiększenie sprzedaży i lepszą obsługę Gości.

• Automatyzacja procesów pozwala na zaoszczędzenie cennego czasu, który można przeznaczyć na inne ważne zadania.
• Efektywne kampanie marketingowe i personalizowane oferty przyczyniają się do zwiększenia liczby rezerwacji i poprawy wyników finansowych.
• Standaryzacja komunikacji i synchronizacja danych z PMS-em zapewniają, że Goście otrzymują szybkie i profesjonalne odpowiedzi na swoje zapytania.

Podsumowanie

Wykorzystanie nowoczesnych systemów informatycznych, to klucz do zwiększenia sprzedaży i obłożenia hotelu. Dzięki nim hotel może lepiej zarządzać ofertami, efektywnie komunikować się z Gośćmi i prowadzić skuteczne kampanie promocyjne, co przynosi długofalowe korzyści w postaci zadowolonych Gości i stabilnych wyników finansowych.