Data dodania:
4 min.
Michał Leśnik
Kierownik Działu Rozwoju
W dobie cyfrowej transformacji, efektywne zarządzanie danymi staje się kluczowe dla sukcesu operatorów i grup hotelowych.
Jednym z fundamentalnych wyborów technologicznych, przed którym stają właściciele i menedżerowie grup hoteli i sieci hotelowych jest decyzja dotycząca struktury bazy danych. Czy lepiej zastosować wspólną bazę danych dla wszystkich obiektów, czy może lepiej wybrać niezależne bazy dla każdego hotelu? Przyjrzymy się bliżej, jakie są zalety i wyzwania obu rozwiązań.
Co to jest baza danych i jaka jest jej rola w systemie hotelowym?
Baza danych to zorganizowany zbiór danych, który jest przechowywany i dostępny elektronicznie z komputera. W kontekście hotelowym, baza danych służy jako centralne miejsce przechowywania wszelkich informacji dotyczących działalności hotelu – od danych gości, przez szczegóły rezerwacji, po informacje o dostępności pokoi i zarządzaniu usługami. Dzięki bazie danych, personel hotelowy może szybko uzyskać dostęp do potrzebnych informacji, co ułatwia podejmowanie decyzji i zwiększa efektywność operacyjną.
Wspólna baza danych dla wszystkich obiektów
Wspólna baza danych dla grupy hotelowej oznacza, że wszystkie informacje z różnych hoteli są przechowywane w jednym miejscu. To ułatwia konsolidację danych, analizę i raportowanie na poziomie całej grupy. Menadżerowie mogą łatwiej porównywać wyniki poszczególnych hoteli, monitorować wskaźniki efektywności i wprowadzać ulepszenia na szeroką skalę.
Jej zalety to m.in.
- ułatwiona analiza danych między obiektami,
- lepsza koordynacja strategii cenowej i oferty usług na poziomie grupy
- uproszczone procesy zarządzania rezerwacjami oraz dostępnością pokoi.
Decydując się na wspólną bazę musimy być jednak świadomi konieczności zapewnienia bardziej wydajnej infrastruktury sieciowej, pozwalającej na obsługę większej ilości danych oraz ich ochronę, a także wyzwań wynikających z zarządzania rozbudowaną ilością danych (np. większa ilość pozycji na listach, konieczność stosowania nomenklatury umożliwiającej nawigację między różnymi obiektami) .
Wspólna baza danych dla wszystkich obiektów sprawdzi się w przypadku grup o scentralizowanym zarządzaniu, realizujących wspólną politykę działania, grupowe zakupy, kierujące ofertę do podobnych segmentów Gości i ukierunkowane na budowanie spójnej strategii.
Niezależne bazy danych dla każdego obiektu
Stosowanie oddzielnych baz danych dla każdego hotelu pozwala na większą elastyczność i personalizację zarządzania każdym obiektem. Korzystając z tego rozwiązania, hotele mogą dostosowywać systemy do swoich unikalnych potrzeb i procedur.
Zalety tej opcji to:
- większa kontrola lokalnych menedżerów nad własnymi danymi,
- szybszy dostęp do danych i mniejsze ryzyko spowolnień systemu
- łatwiejsze dostosowanie systemu do specyficznych wymagań danego hotelu.
Osobne bazy danych to jednak również trudności w konsolidacji i porównywaniu danych między obiektami oraz potencjalnie wyższe koszty utrzymania i zarządzania wieloma systemami.
Niezależne bazy danych dla każdego obiektu mogą być lepszym wyborem w przypadku grup hotelowych w ramach których poszczególne hotele zarządzane są bardziej niezależnie, realizują oddzielne procesy zakupowe i budują osobne marki obiektów, kierowane do różnych grup Gości (według np. segmentacji według statusu czy lokalizacji).
Decyzja o wyborze między wspólną a niezależnymi bazami danych to nie tylko kwestia technologiczna, ale przede wszystkim strategiczna, która powinna być ściśle związana z celami biznesowymi i operacyjnymi obiektu.
W przypadku grup hotelowych, wspólna baza danych oferuje znakomitą koordynację i spójność danych między różnymi obiektami, ułatwiając zarządzanie na poziomie globalnym. Z drugiej strony, niezależne bazy danych zapewniają większą elastyczność i możliwość indywidualnego dostosowania systemów do konkretnych potrzeb każdego hotelu, co może być kluczowe w przypadku obiektów o specyficznych wymaganiach operacyjnych.
Tomasz Jabłczyk
Starszy Specjalista ds. wdrożeń
Wybór bazy danych dla grup hotelowych i hoteli sieciowych
Decyzja o wyborze między wspólną a niezależną bazą danych powinna być dokładnie przemyślana i dostosowana do specyfiki działalności hotelowej. Przyjrzyjmy się więc bliżej różnicom i podobieństwom tych rozwiązań, których zrozumienie pozwoli na świadome podjęcie decyzji czy lepsza będzie wspólna baza danych dla wszystkich obiektów czy osobne bazy danych dla każdego obiektu.
1. Zarządzanie uprawnieniami
- Wspólna baza danych:
W modelu wspólnej bazy danych zarządzanie uprawnieniami jest scentralizowane, co oznacza, że istnieje jeden system kontroli dostępu dla wszystkich obiektów w grupie. Administrator systemu ma możliwość przyznawania lub odbierania uprawnień różnym użytkownikom z poziomu jednego interfejsu. Dzięki temu proces przypisywania ról i uprawnień jest uproszczony i bardziej jednolity, co zwiększa efektywność administracji oraz bezpieczeństwo danych.
- Osobne bazy danych:
Gdy każdy obiekt posiada osobną bazę danych, zarządzanie uprawnieniami odbywa się niezależnie w każdej z nich. Może to oznaczać, że różni administratorzy są odpowiedzialni za różne systemy, lub jedna osoba musi zarządzać wieloma systemami, co może być czasochłonne i podatne na błędy. Każdy system wymaga oddzielnego przypisania uprawnień, co może prowadzić do niespójności w zarządzaniu politykami bezpieczeństwa.
2. Dostępność danych dotyczących wszystkich obiektów
- Wspólna baza danych:
Dzięki wspólnej bazie danych, informacje o wszystkich obiektach są dostępne w jednym miejscu. To ułatwia dostęp do danych i pozwala na szybką ich analizę. Użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami mogą łatwo przeglądać i porównywać informacje z różnych hoteli, co jest szczególnie przydatne dla kadry zarządzającej odpowiedzialnej za decyzje strategiczne.
Dostęp do dużej ilości danych wymaga szczególnej troski o ich bezpieczne pozyskiwanie i udostępnianie pracownikom.
- Osobne bazy danych:
W przypadku niezależnych baz danych, dostęp do informacji z różnych obiektów wymaga zalogowania się do każdego z systemów oddzielnie. To może utrudniać szybki przegląd i porównanie danych, a także zwiększa ryzyko błędów podczas przenoszenia informacji.
Mniejsza skala danych udostępnianych pracownikom oraz ich powiązanie z konkretnym obiektem może ułatwiać zarządzanie ich bezpieczeństwem.
3. Globalna analiza danych
- Wspólna baza danych:
Korzystanie z wspólnej bazy danych umożliwia spójną analizę danych dla wszystkich obiektów. Dane są uporządkowane według wspólnych standardów, co ułatwia ich interpretację i porównywanie. Zarządzanie hotelami staje się bardziej efektywne dzięki możliwości korzystania z przekrojowych raportów i analiz dostępnych w jednym programie. Spójny system zarządzania usprawnia również działania związane z prowadzeniem księgowości i rozliczeń.
- Osobne bazy danych:
Korzystając z niezależnych baz danych, każdy obiekt może definiować swoje słowniki i nomenklaturę według uznania, co może prowadzić do rozbieżności w danych i utrudniać ich porównanie. Przekrojowe raporty i analizy danych z różnych obiektów wymagają dodatkowego opracowania raportów pozyskanych z poszczególnych obiektów (analiza ręczna lub przy wykorzystaniu dodatkowych narzędzi np. aplikacji dla managerów).
4. Obsługa rezerwacji i dane klientów
- Wspólna baza danych:
Korzystając z wspólnej bazy danych, hotele sieciowe mają możliwość wdrożenia systemu centralnej rezerwacji. Taki system pozwala na zarządzanie rezerwacjami z różnych obiektów z poziomu jednej platformy, co znacząco upraszcza procesy i zwiększa efektywność operacyjną. Ponadto, wspólna baza klientów umożliwia tworzenie zintegrowanych programów lojalnościowych, które są dostępne dla gości niezależnie od tego, w którym obiekcie grupy się zatrzymują. Dzięki temu hotele mogą skuteczniej budować relacje z klientami, personalizować oferty i realizować skoordynowane działania marketingowe na szerszą skalę.
- Osobne bazy danych:
W przypadku, gdy każdy hotel zarządza własną, niezależną bazą danych, rezerwacje muszą być obsługiwane osobno dla każdego obiektu. To oznacza, że pracownicy mogą potrzebować dostępu do wielu systemów, aby zarządzać rezerwacjami na poziomie grupy hotelowej, co może wprowadzać komplikacje i zwiększać ryzyko błędów. Co więcej, dane klientów są przypisane do konkretnego obiektu, co utrudnia wdrażanie grupowych programów lojalnościowych i akcji marketingowych. Realizacja takich działań na poziomie całej grupy może wymagać dodatkowego ręcznego zbierania danych lub korzystania z zewnętrznych narzędzi, co może być czasochłonne i mniej efektywne.
5. Elastyczność zmiany rozwiązania
- Wspólna baza danych:
MOŻE ZOSTAĆ ROZDZIELONA na osobne, niezależne bazy przypisane do różnych obiektów.
Wykorzystanie wspólnej bazy danych oferuje znaczną elastyczność w kontekście przyszłych zmian. Jeśli w jakimś momencie grupa hotelowa zdecyduje się na rozdzielenie tej bazy na mniejsze, niezależne systemy przypisane do poszczególnych obiektów, jest to technicznie możliwe. Chociaż taki proces może wymagać znacznego planowania i implementacji, to jednak stanowi opcję, jeśli potrzeby biznesowe grupy ulegną zmianie. Rozdzielenie wspólnej bazy danych umożliwia większą personalizację i dostosowanie systemów do specyficznych potrzeb poszczególnych hoteli.
- Osobne bazy danych:
NIE MOŻNA SCALIĆ osobnych baz przypisanych do różnych obiektów w jedną wspólną bazę.
Przejście z systemu, w którym każdy hotel używa oddzielnej bazy danych, do wspólnej bazy dla całej grupy hotelowej, jest znacznie bardziej skomplikowane i często równoznaczne z koniecznością wdrożenia całkowicie nowego systemu. Taka zmiana wymaga nie tylko inwestycji finansowych, ale także czasu na migrację danych, szkolenie personelu oraz zapewnienie ciągłości działania usług. Integracja niezależnych baz danych w jedną wspólną nie tylko jest wyzwaniem technicznym, ale również organizacyjnym, ponieważ wymaga koordynacji działań we wszystkich obiektach grupy.
6. Koszty sprzętowe i połączenia sieciowe
- Wspólna baza danych:
Implementacja wspólnej bazy danych wymaga inwestycji w mocniejszy sprzęt i bardziej wydajne serwery, które są w stanie obsłużyć duże obciążenie i zapewnić niezbędną przepustowość danych. Choć początkowy koszt jest wyższy, jest on ponoszony jednorazowo. Dodatkowo, koszty związane z licencjami na system operacyjny i oprogramowanie do zarządzania bazą danych są ograniczone do jednej instancji. Należy jednak pamiętać, że system oparty na wspólnej bazie danych wymaga stabilnego i szybkiego połączenia internetowego, co jest niezbędne do zapewnienia ciągłego dostępu do danych.
Warto mieć świadomość, że potencjalne problemy techniczne związane z dostępnością czy działaniem wspólnego serwera wpływają na funkcjonowanie systemu we wszystkich obiektach.
- Osobne bazy danych:
W sytuacji, gdy każdy obiekt zarządza swoją bazą danych, wymagania sprzętowe są zazwyczaj mniejsze dla każdego indywidualnego systemu. Jednakże, łączne koszty zakupu serwerów, systemów operacyjnych, oraz oprogramowania mogą być znaczne, gdyż każda lokalizacja wymaga własnego zestawu. W przypadku lokalnych serwerów, dostęp do danych nie zawsze wymaga połączenia internetowego, co może być zaletą w pewnych sytuacjach. Natomiast, jeśli wykorzystywane są rozwiązania chmurowe, dostęp do Internetu staje się niezbędny dla każdego z systemów.
W tym przypadku ewentualne problemy techniczne związane z działaniem i dostępnością serwera oddziałują na funkcjonowanie systemu jedynie lokalnie, w danym obiekcie.
7. Aktualizacje systemu
- Wspólna baza danych:
Kiedy grupa hotelowa korzysta z wspólnej bazy danych, wszelkie aktualizacje systemu są wprowadzane centralnie i mają wpływ na wszystkie obiekty jednocześnie. To wymaga starannego planowania i koordynacji, aby zapewnić, że wszystkie hotele są gotowe na aktualizację w tym samym czasie. Z jednej strony, zapewnia to spójność wersji systemu we wszystkich obiektach, co ułatwia zarządzanie i wsparcie techniczne. Z drugiej strony, wymaga to także elastyczności ze strony każdego obiektu, by dostosować się do wspólnego harmonogramu aktualizacji, co może być wyzwaniem, zwłaszcza w przypadku, gdy różne obiekty mają różne szczyty sezonowe lub indywidualne potrzeby.
- Osobne bazy danych:
Posiadanie niezależnych baz danych dla każdego obiektu daje większą elastyczność w zakresie planowania i wdrażania aktualizacji systemowych. Każdy hotel może decydować o najdogodniejszym dla siebie terminie aktualizacji, dostosowując proces do własnych potrzeb operacyjnych i obciążenia pracą. Jednak ta elastyczność ma swoją cenę w postaci możliwych rozbieżności między wersjami systemów poszczególnych hoteli. Może to prowadzić do niejednolitości w funkcjonalnościach dostępnych w różnych obiektach i potencjalnych trudności w zarządzaniu i wsparciu technicznym na poziomie całej grupy.
Podsumowanie
Wybór między wspólną a niezależnymi bazami danych powinien być dokładnie przemyślany, uwzględniając nie tylko obecne potrzeby, ale także potencjalną przyszłą skalowalność i elastyczność systemu. Wspólna baza danych oferuje więcej opcji w zakresie przyszłych zmian i adaptacji systemu, co może być korzystne dla dynamicznie rozwijających się grup hotelowych.
Decyzja o wyborze odpowiedniej struktury bazy danych powinna uwzględniać specyficzne potrzeby i możliwości technologiczne poszczególnych hoteli w grupie. W Betasi rozumiemy te wyzwania i oferujemy rozwiązania informatyczne, które są dostosowane do potrzeb naszych klientów, niezależnie od wybranej przez nich struktury bazy danych.
Porozmawiajmy
o Twoim obiekcie
Chętnie odpowiemy na pytania i omówimy możliwości wykorzystania systemu hotelowego Betasi dopasowane do specyfiki Twojego hotelu!
