USALI w hotelu – co to jest i jak pomaga w finansach?

Efektywne zarządzanie finansami hotelu to klucz do jego rentowności. Jednak bez odpowiedniego systemu księgowego i analitycznego trudno o precyzyjne dane, które pomagają podejmować trafne decyzje biznesowe. Dzięki USALI - czyli Uniform System of Accounts for the Lodging Industry - hotele mogą standaryzować ewidencję przychodów i kosztów, lepiej analizować rentowność poszczególnych działów oraz porównywać swoje wyniki z innymi obiektami. Ale samo wdrożenie USALI to dopiero początek. Kluczowe jest zintegrowanie go z nowoczesnymi systemami zarządzania hotelowego, które automatyzują raportowanie i eliminują ryzyko błędów.

Niezbędne jest także analizowanie sprzedaży wykonanej - a nie tej księgowej (fiskalnej) - aby móc precyzyjnie wszystkie przychody przypisać do konkretnej daty, a te pochodzące z rezerwacji, które obejmuje przełom okresu podzielić z dokładnością co do grosza.

Czym jest USALI i dlaczego jest ważne w hotelarstwie?

USALI to ujednolicony system rachunkowości zarządczej, który pozwala na dokładne monitorowanie wyników finansowych hotelu. W praktyce oznacza to, że każda złotówka wpływająca do hotelu i każda wydana kwota są przypisywane do odpowiednich kategorii i działów.

Przykładowo:

• Przychody są dzielone na poszczególne źródła: wynajem pokoi, gastronomię, SPA, wynajem sal konferencyjnych itp.
• Koszty operacyjne są klasyfikowane według działów: housekeeping, recepcja, kuchnia, marketing, administracja.
• Koszty stałe i zmienne – podział pozwala lepiej planować budżet i reagować na sezonowość.

Bez USALI hotel może prowadzić uproszczoną księgowość, która nie oddaje rzeczywistej rentowności poszczególnych segmentów działalności. Dlatego jego wdrożenie to krok w stronę bardziej świadomego monitorowania sprzedaży i rozliczeń oraz zarządzania finansami.

Kluczowe zasady rachunkowości według USALI

Standard USALI wprowadza jednolite zasady ewidencji finansowej, które ułatwiają analizę rentowności poszczególnych działów hotelu i umożliwiają efektywne zarządzanie kosztami. Najważniejsze z nich to:

1. Podział na działy operacyjne

Każda sekcja hotelu jest rozliczana osobno, co pozwala na dokładne monitorowanie jej wyników finansowych. Przychody i koszty są przypisywane do konkretnych działów, takich jak:

• Dział pokoi – obejmuje przychody z wynajmu oraz koszty związane z obsługą pokoi, w tym sprzątanie, zużycie mediów czy prowizje dla portali rezerwacyjnych.
• Dział gastronomii (F&B) – obejmuje sprzedaż posiłków, napojów, usług cateringowych, a także koszty zakupów produktów, wynagrodzeń kucharzy i kelnerów.
• Dział SPA i wellness – uwzględnia zarówno przychody z zabiegów, jak i koszty wynagrodzeń terapeutów, kosmetyków czy eksploatacji urządzeń.
• Dział konferencyjno-eventowy – obejmuje wynajem sal, organizację imprez oraz związane z tym dodatkowe wydatki, np. sprzęt audiowizualny czy obsługę techniczną.
• Koszty ogólne i administracyjne – obejmują wydatki niezwiązane z konkretnym działem, np. księgowość, zarządzanie, podatki, opłaty za oprogramowanie.

2. Koszty bezpośrednie i pośrednie

Rachunkowość USALI rozróżnia dwie główne kategorie kosztów:

• Koszty bezpośrednie – związane bezpośrednio z danym działem, np. wynagrodzenia pokojówek w dziale housekeeping, zakup surowców do restauracji czy koszty pralni dla działu pokoi.
• Koszty pośrednie – obejmują wydatki dotyczące całego hotelu, np. opłaty za marketing, licencje na systemy zarządzania, ubezpieczenia czy koszty administracyjne.

Dzięki temu hotel może dokładnie analizować, które działy generują największe wydatki i jakie działania optymalizacyjne można wprowadzić.

3. Analiza rentowności

System USALI umożliwia szczegółowe monitorowanie rentowności każdego obszaru działalności hotelu. Dzięki dokładnemu przypisaniu kosztów do przychodów można:

• Śledzić, które usługi generują największe zyski, a które są nierentowne.
• Optymalizować politykę cenową, np. podnosząc ceny usług o niskiej marży.
• Eliminować niepotrzebne wydatki i poprawiać efektywność operacyjną.

Na przykład, jeśli hotel zauważy, że jego restauracja przynosi duże przychody, ale jej marża jest niska, analiza kosztów może wykazać zbyt wysokie wydatki na surowce lub konieczność renegocjacji umów z dostawcami.

4. Standaryzacja grup przychodów i kosztów

USALI wprowadza szczegółowe kategorie rachunkowe, co pozwala na precyzyjne raportowanie finansowe. Dzięki ujednoliconej strukturze raportowania, właściciele i menedżerowie hotelu mogą łatwo identyfikować źródła kosztów i przychodów oraz podejmować trafniejsze decyzje finansowe.

Przykłady standardowych grup USALI:

• Przychody:
  • Wynajem pokoi.
  • Sprzedaż gastronomiczna (posiłki, napoje, alkohol).
  • Zabiegi SPA i wellness.
  • Wynajem sal konferencyjnych i organizacja eventów.
  • Prowizje od usług dodatkowych (np. transport, atrakcje turystyczne).
• Koszty operacyjne:
  • Koszty personelu (wynagrodzenia, świadczenia).
  • Media (prąd, woda, gaz).
  • Chemia gospodarcza i środki czystości.
  • Prowizje dla portali rezerwacyjnych (OTA).
  • Reklama i marketing online.
• Koszty ogólne:
  • Opłaty licencyjne za oprogramowanie.
  • Ubezpieczenia i podatki.
  • Koszty administracyjne (zarządzanie, obsługa prawna).

5. Standaryzacja raportowania i automatyzacja procesów

Jedną z największych zalet USALI jest przejrzysty format raportowania, który pozwala na analizę danych w ujęciu miesięcznym, kwartalnym i rocznym. Pełne wykorzystanie tego standardu wymaga jednak nieco bardziej zaawansowanych, niż arkusze Excel, narzędzi do automatyzacji procesów finansowych.

Dzięki wdrożeniu rachunkowości USALI w systemie hotelowym, menedżerowie mogą podejmować decyzje finansowe na podstawie dokładnych danych, a nie szacunków. To nie tylko oszczędność czasu, ale także większa kontrola nad rentownością hotelu.

Jak USALI pomaga w analizie przychodów i kosztów hotelu?

W praktyce, dzięki USALI, hotel może precyzyjnie określić, które działy są najbardziej dochodowe, a które wymagają optymalizacji.

Przykładowa analiza:

• Recepcja odnotowuje wysoki współczynnik sprzedaży pokoi, ale rentowność działu jest niska? Możliwe, że koszty operacyjne (np. koszty rezerwacji online, prowizje OTA) są zbyt wysokie.
• Gastronomia przynosi duże przychody, ale marża jest niska? Może to oznaczać, że koszty produktów są źle kontrolowane albo konieczna jest zmiana dostawców.
• Wynajem sal konferencyjnych generuje stałe dochody, ale nie pokrywa kosztów operacyjnych? Analiza zgodna z USALI może wskazać, że warto zwiększyć ceny wynajmu lub ograniczyć nieefektywne pakiety usług.

USALI dostarcza hotelarzom twardych danych, na podstawie których można optymalizować działania i zwiększać rentowność.

USALI a systemy zarządzania hotelowego – jak zautomatyzować procesy?

Wdrożenie USALI wymaga dokładnego gromadzenia i klasyfikowania danych. Manualne prowadzenie takiej ewidencji jest czasochłonne i obarczone dużym ryzykiem błędów. Dlatego kluczową rolę w implementacji USALI odgrywają systemy hotelowe, które pomagają zapanować nad dużą ilością danych i umożliwiają ich analizę.

Systemy zarządzania hotelowego, takie jak rozwiązania oferowane przez Betasi, pozwalają na:

• Automatyczną klasyfikację przychodów i kosztów zgodnie z USALI, bez konieczności ręcznego przypisywania transakcji.
• Integrację z systemami księgowymi, co eliminuje ryzyko błędów i usprawnia rozliczenia.
• Generowanie precyzyjnych raportów finansowych w czasie rzeczywistym, co pozwala na bieżąco monitorować rentowność poszczególnych działów.
• Lepszą kontrolę kosztów operacyjnych dzięki analizie trendów i identyfikacji obszarów wymagających optymalizacji.

W połączeniu z założonym budżetem na liczbę pokoi, planowane przychody i koszty dostajemy kompletne narzędzie do analizy i planowania na poziomie zarządczym. 

Wdrażanie USALI – wyzwania i korzyści

Wprowadzenie USALI wymaga odpowiedniego przygotowania personelu oraz dostosowania systemu księgowego do nowych zasad raportowania. Może to wiązać się z początkowymi trudnościami, jednak długoterminowe korzyści są znaczące:

• Monitorowanie i kontrola kosztów – łatwiejsza identyfikacja obszarów, w których można zaoszczędzić.
• Optymalizacja polityki cenowej – dokładniejsze analizy pomagają w ustalaniu rentownych stawek za usługi hotelowe.
• Zwiększona przejrzystość finansowa – USALI ułatwia raportowanie do właścicieli i inwestorów, zapewniając im klarowny obraz sytuacji finansowej hotelu.

Podsumowanie – czy warto stosować USALI w hotelu?

USALI to potężne narzędzie, które pozwala hotelom lepiej zarządzać finansami i zwiększać rentowność. Jednak pełne wykorzystanie jego potencjału wymaga wsparcia nowoczesnych systemów revenue management i zintegrowanego zarządzania hotelowego, które zautomatyzują raportowanie i analizę wyników.

Jeśli chcesz wdrożyć oprogramowanie, które umożliwia i wspiera realizację standardów USALI w swoim hotelu i efektywnie zarządzać finansami – skorzystaj z rozwiązań Betasi!