System POS w hotelu – dlaczego warto na niego postawić?

Dlaczego POS to obowiązkowy element nowoczesnego hotelu? Sprawdźmy!

Czym jest i jak działa system POS dla hotelu?

Wyobraź sobie, że możesz monitorować każdy etap obsługi gości – od momentu złożenia zamówienia, aż po jego rozliczenie – i to wszystko w jednym systemie. System POS to narzędzie zarządzania sprzedażą, które automatyzuje procesy, eliminuje błędy i przyspiesza pracę personelu.

Jak działa POS w praktyce? Załóżmy, że gość zamawia obiad w restauracji. Kelner wprowadza zamówienie na ekranie dotykowym lub mobilnym terminalu POS, a informacje błyskawicznie trafiają do kuchni dzięki integracji z systemem KDS (Kitchen Display System). Kiedy danie jest gotowe, system automatycznie powiadamia kelnera. Gość może zapłacić za posiłek na miejscu – kartą, gotówką, a nawet telefonem – lub doliczyć koszt do rachunku pokoju. Wszystko dzieje się sprawnie, a obsługa ma pełną kontrolę nad rachunkami i zamówieniami oraz stanami magazynów.

System POS w hotelu – gdzie znajdzie zastosowanie?

System POS jest wszechstronny i może skutecznie wspierać działanie niemal każdego działu hotelu. Oto kilka kluczowych zastosowań, które przynoszą realne korzyści:

Restauracje, lobby i bary hotelowe

To najbardziej oczywisty obszar wykorzystania POS.  Dzięki ekranom dotykowym obsługa zamówień odbywa się błyskawicznie, a system pozwala przypisywać rachunki do konkretnych stolików. Co więcej, przy integracji z systemem KDS (Kitchen Display System), zamówienia trafiają bezpośrednio do kuchni, co przyspiesza proces przygotowania dań i eliminuje pomyłki.

Dzięki różnym trybom pracy (np. kelnerski i kasjerski), system można dostosować do specyfiki punktu sprzedaży. Przydatne funkcje:

• Przypisywanie zamówień do konkretnych stolików ułatwia organizację pracy, zwłaszcza w godzinach szczytu.
• Obsługa różnych form płatności: rachunki można regulować kartą, gotówką, na meldunek, za pomocą vouchera czy nawet na konto pracownika.
• Bezpośrednie obciążanie kont gości hotelowych umożliwia przypisywanie wydatków z restauracji do rachunku za pobyt.

Room service

Dzięki POS przyjmowanie zamówień do pokoi staje się prostsze. Jeśli Gość nie zdecyduje się na płatność online np. w aplikacji to zamówienia można przypisać do rachunku pokoju, co minimalizuje ryzyko błędów w rozliczeniach.

Wellness i spa

Sprzedaż zabiegów czy produktów w spa także może być obsługiwana przez POS, dzięki czemu obsługa Gości przebiega sprawnie i płynnie. Dodatkowo, również te rachunki można scalić z pozostałymi wydatkami gościa w hotelu. 

Ewidencja wejść

System POS może również przydać się do odnotowywania zrealizowanych zabiegów i “sprawdzania obecności” przy użyciu np. karty do pokoju czy ewidencji wejść na posiłki, co pozwala na monitorowanie liczby gości obecnych w restauracji oraz liczby gości, którzy jeszcze skorzystają z danego posiłku.

System POS nie tylko usprawnia codzienną pracę, ale także dostarcza managerom hotelu narzędzia analityczne takie jak: raporty kasowe, kelnerskie i dotyczące punktów sprzedaży.

Korzyści z wdrożenia systemu POS w hotelu

Decyzja o wdrożeniu systemu POS przynosi liczne korzyści, zarówno dla gości, jak i personelu hotelowego. Jakie konkretnie zalety ma to rozwiązanie?

• Szybsza obsługa i większe zadowolenie gości

Automatyzacja procesów pozwala realizować zamówienia szybciej i sprawniej. Kelnerzy nie muszą już ręcznie przekazywać zamówień do kuchni – system robi to za nich. Dodatkowo, różnorodne formy płatności ułatwiają gościom rozliczenia.

• Redukcja błędów

Dzięki integracji POS z KDS oraz terminalami płatniczymi, zamówienia są precyzyjnie przekazywane do kuchni, a następnie rozliczane. Minimalizuje to ryzyko pomyłek i przyczynia się do lepszego zarządzania czasem w szczytowych godzinach.

• Lepsza kontrola nad sprzedażą

POS to także narzędzie analityczne. Możesz generować raporty sprzedaży, śledzić produkty i usługi cieszące się największą popularnością oraz optymalizować procesy na podstawie danych.

Automatyzacja procesów – jak aplikacja POS usprawnia obsługę gości?

Automatyzacja to jeden z kluczowych elementów sukcesu systemu POS. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, takim jak mobilne terminale czy integracja z KDS, codzienna praca personelu staje się szybsza i bardziej efektywna.

• Mobilny terminal POS

Kelner obsługujący stolik wprowadza zamówienie na tablecie. Gość płaci od razu kartą dzięki terminalowi, który działa w tym samym systemie. To skraca czas oczekiwania i zmniejsza liczbę kroków wymaganych od personelu.

• Integracja z KDS

Zamówienia złożone przez kelnerów natychmiast pojawiają się na ekranie w kuchni. Dzięki temu zespół kuchenny może natychmiast przystąpić do ich realizacji, co znacznie skraca czas przygotowania potraw. Personel może też monitorować czas realizacji zamówienia i efektywnie zarządzać współpraca między kuchnią a obsługą Gości

• Integracja z terminalami płatniczymi

Dzięki synchronizacji danych POS z systemem płatności bezgotówkowych sprzedawca nie musi się martwić o wpisanie poprawnej kwoty na terminalu, co minimalizuje to znacznie ryzyko popełnienia błędu przy kasie oraz wyklucza możliwość wprowadzenia w rachunku nieautoryzowanych zmian. 

• Zarządzanie rachunkami

Obsługa w systemie przypisuje zamówienia do konkretnego stolika, co pozwala na ich łatwe rozliczenie bez dodatkowych formalności. Dodatkowo Goście mogą zdecydować się na podział rachunku i wybór preferowanej formy płatności.

Zarządzanie sprzedażą w hotelu – dlaczego POS to kluczowe narzędzie?

System POS to nieocenione wsparcie w zarządzaniu sprzedażą w hotelach, które pozwala na pełną kontrolę nad transakcjami w różnych punktach usługowych oraz dostarcza kluczowych danych analitycznych. Dzięki automatyzacji procesów, precyzyjnym raportom i integracji z innymi systemami, POS umożliwia szybkie podejmowanie decyzji oraz optymalizację działań operacyjnych. Jak POS wspiera zarządzanie sprzedażą?

• Kontrola i optymalizacja cen
  Szczegółowe raporty z POS umożliwiają identyfikację najpopularniejszych usług, co pomaga w tworzeniu skutecznych ofert. na zmieniające się potrzeby gości, np. wprowadzając promocje na popularne produkty.
• Oszczędność czasu
  Automatyczne wystawianie faktur i generowanie raportów eliminuje pracę manualną, pozwalając skupić się na obsłudze gości.
• Obsługa różnych form płatności
  Goście mogą płacić kartą, gotówką, voucherami lub doliczać rachunki do pokoju, co podnosi wygodę i zadowolenie z pobytu.
• Integracja i skalowalność
  Aplikacja Betasi POS dla hoteli jest integralną częścią systemu hotelowego HMS, dzięki czemu zapewnia synchronizację danych i efektywne zarządzanie, zarówno w małym obiekcie, jak i w sieci hoteli.

Dzięki wdrożeniu POS, zarządzanie sprzedażą staje się bardziej precyzyjne, a podejmowane działania – lepiej dostosowane do potrzeb rynku i gości.

Jak wybrać odpowiedni system POS dla Twojego hotelu?

Wybór POS to istotna decyzja, dlatego przy jej podejmowaniu warto zwrócić uwagę na kilka istotnych aspektów i znać odpowiedzi na takie pytania jak:

• Czy system obsługuje wszystkie kluczowe procesy i punkty sprzedaży takie jak restauracja, bar, spa czy room service?
• Czy POS współpracuje z innymi moimi systemami w hotelu - przede wszystkim z PMS’em.
• Czy POS działa na urządzeniach mobilnych?
• Czy dostawca zapewnia wsparcie i szkolenia dla zespołu.

Podsumowanie

System POS to narzędzie, które umożliwia hotelom podniesienie standardów obsługi, optymalizację procesów oraz lepszą kontrolę nad sprzedażą. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, takim jak mobilne terminale czy integracja z systemami KDS pozwala optymalizować sposób działania Twojego obiektu. Sprawdź, jakie możliwości oferuje POS od Betasi!