System kaucyjny w hotelach od października 2025 – zasady, opakowania, przygotowanie

Na pierwszy rzut oka to drobna zmiana, ale w praktyce zmieni sposób obsługi gości, organizację zaplecza i codzienne rozliczenia. Dla menedżerów hoteli to moment, by nie tylko dostosować się do przepisów, ale też przekuć ten obowiązek w atut — dowód, że obiekt działa odpowiedzialnie i proekologicznie.

System kaucyjny w Polsce – na czym polega i od kiedy obowiązuje w hotelach

System kaucyjny to prosty mechanizm: do ceny wybranych napojów doliczana jest opłata, którą gość może odzyskać po zwrocie pustego opakowania.

Nie potrzeba paragonu, nie ma skomplikowanych procedur. Chodzi o to, by więcej opakowań trafiało do recyklingu, a mniej na wysypiska — dokładnie tak, jak dzieje się już w wielu krajach Europy.

W Polsce system rusza 1 października 2025 roku.

Od tego dnia każdy napój w określonym opakowaniu będzie sprzedawany z doliczoną kaucją. I to niezależnie od tego, czy kupuje go mieszkaniec miasta, czy gość hotelowy, który wpadł do lobby baru po wodę na wynos.

Grafika: materiały o systemie kaucyjnym przygotowane przez Ministerstwo Klimatu i Środowiska

 

Lista opakowań objętych kaucją w hotelach i gastronomii

Zgodnie z informacjami Ministerstwa Klimatu i Środowiska system obejmie:

• Metalowe puszki do 1 litra,
• Plastikowe butelki jednorazowe (PET) do 3 litrów,
• Szklane butelki wielokrotnego użytku do 1,5 litra.

Każde takie opakowanie będzie oznaczone specjalnym symbolem i informacją o wysokości kaucji. Tylko tak oznaczone opakowania będzie można oddać.

Grafika: materiały o systemie kaucyjnym przygotowane przez Ministerstwo Klimatu i Środowiska

 

Jak działa sprzedaż z kaucją w hotelu – przykłady „na wynos” i „na miejscu”

Kluczowa zasada jest prosta: kaucja jest doliczana wtedy, gdy gość wychodzi z opakowaniem. Wyobraź sobie: gość podchodzi do baru i prosi o wodę w plastikowej butelce. Od października cena tej butelki składa się z dwóch elementów — ceny napoju i kaucji. Na paragonie pojawi się to jako osobna pozycja, a Twój system sprzedaży wygeneruje specjalny dokument — notę kaucyjną.

Jeśli napój jest serwowany w szklance, nic się nie zmienia — gość nie płaci kaucji. Ale wtedy to hotel odpowiada za to, by puste opakowanie trafiło do punktu odbioru.

Sprzedaż „na wynos” i „na miejscu”

• Na wynos – sprzedajesz w oryginalnym opakowaniu? Dodajesz kaucję.
  Przykład: w sklepiku przy recepcji ktoś kupuje puszkę napoju energetycznego. Do ceny doliczasz 0,50 zł, na paragonie widnieje to jako osobna pozycja, a system zapisuje notę KA.
• Na miejscu – serwujesz napój w szklance, dzbanku czy kieliszku? Kaucji nie naliczasz. Ale pamiętaj: to Ty odpowiadasz za późniejszy zwrot opakowania.

Jak przygotować hotel na wdrożenie systemu kaucyjnego od października 2025

Wdrożenie najlepiej potraktować to jak każdy inny projekt operacyjny:

• Najpierw spójrz na swoją sprzedaż oczami gościa. Zacznij od sprawdzenia, gdzie w Twoim hotelu sprzedajesz napoje w oryginalnych opakowaniach – minibary, lobby bar, sklepik przy recepcji, automaty. 
• Wprowadź odpowiednie pozycje do systemu – przypisz towary kaucyjne do napojów objętych obowiązkiem.
• Przeszkol personel – kelnerzy, barmani i recepcjoniści powinni rozumieć zasady naliczania i zwrotu kaucji.
• Przygotuj przestrzeń na przechowywanie pustych opakowań do czasu przekazania do punktu odbioru.
• Zadbaj o materiały informacyjne dla gości (możesz wykorzystać materiały o systemie kaucyjnym przygotowane przez Ministerstwo Klimatu i Środowiska) – im więcej wiedzą, tym mniej pytań trafia na recepcję. 

Dobra organizacja przed startem systemu pozwoli uniknąć chaosu, a obsługa będzie dla gości naturalna.

PremiumHotel – obsługa systemu kaucyjnego w hotelowym oprogramowaniu

Nowe przepisy wymuszają zmiany w hotelowych systemach sprzedaży - HMS Betasi już dziś ma narzędzia, które obsłużą kaucję zgodnie z prawem. 

PremiumHotel umożliwia doliczanie kaucji tylko do wybranych towarów, generuje noty kaucyjne i minimalizuje ryzyko błędów przy rozliczeniach. W praktyce oznacza to, że dostosowanie do przepisów sprowadza się do kilku ustawień, a nie zakupu nowego oprogramowania.

Grafika: materiały o systemie kaucyjnym przygotowane przez Ministerstwo Klimatu i Środowiska

System kaucyjny w hotelach – najważniejsze wnioski i szanse

1 października 2025 r. wchodzi w życie system wymiany opakowań zwrotnych, który dla hoteli będzie oznaczał nowy element codziennej obsługi. Można go potraktować jako kolejne biurokratyczne obciążenie… albo jako dowód, że obiekt działa świadomie i proekologicznie.

W świecie, w którym goście coraz częściej wybierają miejsca spójne z ich wartościami, to może być  dodatkowy atut.