Synchronizacja programu hotelowego z terminalem płatniczym - dlaczego warto?

1. Integracja programu hotelowego z terminalem płatniczym

Integracja programu hotelowego z terminalem płatniczym to proces technologiczny, który pozwala na bezpośrednie połączenie systemu zarządzania hotelem (PMS) z urządzeniem służącym do obsługi transakcji i przetwarzaniem płatności czyli terminalem płatniczym. Dzięki temu płatności mogą być przeprowadzane efektywniej i bezpieczniej, co znacząco usprawnia obsługę klientów oraz zarządzanie finansami hotelu. Dwa najczęściej wykorzystywane scenariusze obsługi płatności to:

• Bieżąca obsługa płatności gości hotelowych

Kiedy gość dokonuje zakupu usług hotelowych, system PMS automatycznie przekazuje odpowiednie kwoty do terminala płatniczego by gość mógł uiścić zapłatę. Eliminuje to potrzebę manualnego wpisywania kwot przez personel, co znacząco redukuje ryzyko błędów i przyspiesza proces płatności. Wszystkie transakcje przeprowadzane za pomocą terminala są automatycznie rejestrowane i aktualizowane w systemie PMS. To pozwala na bieżące śledzenie przychodów, zarządzanie rachunkami klientów oraz szybkie generowanie raportów finansowych.

• Preautoryzacja płatności w hotelu

Na początku pobytu, podczas zameldowania, system hotelowy inicjuje proces preautoryzacji, rezerwując na karcie gościa określoną kwotę. Ta kwota jest blokowana do momentu wymeldowania, zapewniając, że hotel będzie miał pokrycie na wszelkie dodatkowe wydatki gościa, takie jak usługi dodatkowe, minibar czy ewentualne szkody. Integracja PMS z terminalem płatniczym automatyzuje proces preautoryzacji, co znacznie skraca czas potrzebny na zameldowanie i zwiększa komfort gości. Proces preautoryzacji jest w pełni transparentny dla gościa. Kwota jest tylko zarezerwowana, a nie pobierana z konta. Po zakończeniu pobytu, jeśli koszty rzeczywiście poniesione przez gościa są niższe od zarezerwowanej kwoty, różnica jest natychmiast zwalniana. System może także łatwo obsłużyć dodatkowe opłaty, jeśli wydatki przekroczyły pierwotnie zablokowaną kwotę.

Integracja systemów hotelowych z terminalami płatniczymi to strategiczny krok w kierunku modernizacji i optymalizacji działania nowoczesnych obiektów hotelowych.

2. Korzyści z integracji PMSa z terminalem

Integracja systemu zarządzania hotelem (PMS) z terminalem płatniczym wprowadza istotne usprawnienia w codziennej pracy hotelu, przynosząc korzyści zarówno dla gości, jak i personelu. 

• Automatyczne przekazywanie danych transakcyjnych

Kiedy gość dokonuje zakupu usług hotelowych, system PMS automatycznie przekazuje odpowiednie kwoty do terminala płatniczego. Eliminuje to ryzyko pomyłek, które mogłyby wystąpić przy ręcznym wprowadzaniu danych, co jest szczególnie ważne przy obsłudze dużej liczby gości.

• Zwiększenie efektywności obsługi klienta

Szybsza i dokładniejsza obróbka transakcji skraca czas oczekiwania dla gości, co przekłada się na lepszą ogólną satysfakcję z pobytu. Goście mogą cieszyć się płynnym doświadczeniem, od zameldowania po wymeldowanie, bez konieczności zajmowania się sprawami administracyjnymi.

• Bezpieczeństwo danych finansowych

Współpraca z zaufanymi dostawcami usług płatniczych zapewnia, że wszystkie transakcje są realizowane z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa. Chroni to zarówno dane finansowe hotelu, jak i informacje o kartach płatniczych gości. Redukcja obiegu gotówki w hotelu minimalizuje ryzyko kradzieży czy błędów w rozliczeniach, a dane finansowe są chronione dzięki zaawansowanym protokołom bezpieczeństwa.

Szybka i wygodna płatność za usługi hotelowe, takie jak zakwaterowanie, SPA czy restauracja, zwiększa satysfakcję gości. Możliwość płatności kartą lub innymi metodami elektronicznymi bez konieczności fizycznego kontaktu z recepcją podnosi standard obsługi. Goście mogą dokonywać płatności za różnorodne usługi oferowane przez hotel w dowolnym miejscu i czasie, co jest szczególnie istotne w większych obiektach z rozbudowaną infrastrukturą. Obsługa gości staje się płynniejsza i szybsza, co przekłada się na wyższą jakość obsługi i lepsze wrażenia z pobytu.

 

3. Dostęp do pełnej historii transakcji gościa

System zintegrowany z terminalem płatniczym pozwala na szybszą i bardziej spersonalizowaną obsługę klienta. Korzystając z danych PMSa hotelarze mogą łatwo śledzić wszystkie zakupy i usługi nabywane przez gości.  Każda transakcja jest automatycznie zapisywana i zintegrowana z profilem gościa w systemie hotelowym, co zapewnia aktualne informacje o stanie konta i umożliwia natychmiastowe rozliczenie. 

Dzięki temu pracownicy hotelu mają dostęp do aktualnych informacji o rachunkach gości, co umożliwia szybkie rozwiązywanie zapytań oraz ewentualnych problemów i pozwala na precyzyjne rozliczenia. Dzięki zbieranym informacjom o preferencjach zakupowych gości, hotel może także oferować spersonalizowane promocje i usługi, zwiększając satysfakcję klientów i ich lojalność.

Poprawa kontroli na recepcji i brak konieczności uzgadniania transakcji 

Zintegrowane systemy obsługi rozliczeń hotelowych zapewniają, że do rachunku gościa nie można doliczyć żadnych dodatkowych kwot 'z ręki'. Każda transakcja musi być zatwierdzona przez system PMS, co zwiększa transparentność i zapobiega nadużyciom finansowym. Ponadto, ogranicza to możliwość przechwycenia gotówki przez personel.

Centralizacja zarządzania finansami przyspiesza zarówno zamknięcie dnia księgowego, jak i procesy audytu wewnętrznego. Integracja umożliwia automatyczne księgowanie wpływów z różnych źródeł, co pomaga w precyzyjnym monitorowaniu i analizie strumieni przychodów, umożliwiając efektywniejsze zarządzanie finansami hotelu. Dzięki temu wszystkie płatności są natychmiast rejestrowane i weryfikowane przez PMS, co eliminuje potrzebę manualnego sprawdzania poprawności zrealizowanych transakcji. To pozwala na bieżące śledzenie przychodów, zarządzanie rachunkami klientów oraz szybkie generowanie raportów finansowych.

4. Obsługa płatności terminalem w programie hotelowym

PremiumHotel, korzystając z technologii oferowanej przez topowych dostawców usług płatniczych, zapewnia swoim klientom nie tylko wygodę i bezpieczeństwo, ale również pomaga w zwiększaniu efektywności operacyjnej i optymalizacji zarządzania finansami hotelu. 

Dzięki integracji systemu hotelowego z nowoczesnym terminalem płatniczym, cały proces płatności jest uproszczony, co znacząco skraca czas realizacji usług i pozwala personelowi skupić się na zapewnieniu lepszych doświadczeń dla Gości, zwiększając komfort ich pobytu. Personel hotelu może skupić się na zapewnieniu lepszych doświadczeń dla gości, zamiast zajmować się manualnymi, czasochłonnymi procesami płatniczymi.