Służba pięter, czyli dział housekeeping w hotelu. Jak usprawnić jej pracę dzięki systemowi Betasi?

Co należy do zadań służby pięter?

Służba pięter to zespół, który na co dzień mierzy się z wieloma wyzwaniami. Przykładowo, gdy duża grupa gości opuszcza hotel rano, a kolejni przyjeżdżają już po południu, pracownicy mają tylko kilka godzin na przygotowanie kilkudziesięciu pokoi. Każde opóźnienie czy błąd w komunikacji może spowodować, że pokoje nie będą gotowe na czas, co prowadzi do niezadowolenia gości i negatywnych recenzji. 

Typowe zadania służby pięter obejmują: 

• Sprzątanie pokoi gościnnych – codzienne utrzymywanie czystości, zmiana pościeli, ręczników, uzupełnianie kosmetyków i dbanie o estetykę pomieszczeń. W dużych obiektach zdarza się, każda osoba z zespołu sprząta średnio nawet 15–20 pokoi dziennie, co wymaga nie tylko dokładności, ale i doskonałej organizacji pracy. 
• Troska o czystość przestrzeni wspólnych – obejmuje lobby, korytarze, windy i sale konferencyjne. Niezwykle istotne dla wizerunku obiektu jest, aby te miejsca były stale monitorowane i sprzątane, zwłaszcza w godzinach szczytu. 
• Zgłaszanie usterek i awarii – podczas sprzątania personel często jako pierwszy zauważa problemy, takie jak zepsuta klimatyzacja, niedziałające gniazdka czy przeciekający prysznic. Sprawne narzedzia komunikacji pozwalają na szybkie zgłoszenie takich usterek bezpośrednio do działu technicznego, co przyspiesza ich naprawę i umożliwia ewidencję wykonywanych prac. 
• Współpraca z recepcją – personel housekeepingowy często otrzymuje specjalne prośby od gości, takie jak dodatkowe poduszki, łóżeczka dla dzieci czy wyposażenie.  

Czym zajmuje się kierownik służby pięter (Housekeeping Supervisor)? 

Kierownik służby pięter, czyli Housekeeping Supervisor, jest kluczową osobą w organizacji pracy zespołu sprzątającego. Wyobraź sobie, że w dużym hotelu w Sopocie w jednym momencie może być do obsłużenia nawet 300 pokoi, a każdy z nich ma swoje specyficzne wymagania – od standardowych pokoi po luksusowe apartamenty. Rola kierownika polega na upewnieniu się, że każdy pokój jest odpowiednio przygotowany na czas i spełnia wszystkie standardy hotelu. 

Obowiązki kierownika obejmują: 

• Kontrolowanie jakości sprzątania – codziennie inspektor przeprowadza inspekcje losowo wybranych pokoi, aby upewnić się, że standardy są utrzymane. W niektórych hotelach, np. w sieciach międzynarodowych, inspektorzy posługują się specjalnymi listami kontrolnymi, co znacznie ułatwia ocenę jakości sprzątania. 
• Zarządzanie zespołem hsk – koordynowanie pracy kilkunastoosobowego zespołu wymaga precyzji i zdolności organizacyjnych. Na przykład, w przypadku nieobecności pracownika, kierownik musi natychmiast przeorganizować zadania, aby zapewnić, że harmonogram zostanie utrzymany, a pokoje udostępnione na czas. 
• Współpraca z innymi działami – kierownik służby pięter jest również odpowiedzialny za komunikację z recepcją, działem technicznym czy managerami hotelu - płynna wymiana informacji pozwala na szybkie rozwiązywanie problemów i sprawne działanie hotelu. 
• Raportowanie i analiza wydajności – nowoczesne systemy zarządzania, takie jak oprogramowanie Betasi, umożliwiają generowanie raportów, które pomagają w analizie wydajności zespołu. Dzięki temu kierownik może na bieżąco wprowadzać zmiany i poprawki w organizacji pracy – raporty mogą być również wsparciem w wyliczaniu premii czy badaniu wydajności oraz optymalizacji kosztów. 

Jak usprawnić pracę służby pięter w hotelu?

Usprawnienie pracy służby pięter jest kluczowe dla zapewnienia najwyższych standardów obsługi gości oraz zwiększenia efektywności działania hotelu. Wprowadzenie nowoczesnych narzędzi, takich jak systemy zarządzania i mobilne urządzenia, może znacznie poprawić organizację pracy zespołu housekeepingowego. Oto kilka praktycznych przykładów wykorzystania technologii w zarządzaniu służbą pięter: 

• Systemy zarządzania zadaniami – nowoczesne systemy, takie jak Betasi, umożliwiają śledzenie aktualnej sytuacji w hotelu i bieżącą wymianę informacji, chociażby tych dotyczących statusów pokoi. Na przykład, jeśli gość wymeldował się wcześniej niż planowano, informacja ta trafia bezpośrednio do aplikacji mobilnej personelu, co pozwala przystąpić do sprzątania pokoju i przygotować go dla kolejnych gości. Takie podejście minimalizuje przestoje i zwiększa wydajność pracy. 
• Mobilne urządzenia dla personelu – wyposażenie pracowników służby pięter w smartfony lub tablety z dostępem do systemu Betasi umożliwia szybki przepływ informacji. Inspektor może błyskawicznie zgłaszać usterki do działu technicznego, nadawać priorytety zadaniom lub sprawdzać status pokoi. Dzięki temu każda osoba w zespole jest na bieżąco z harmonogramem i wie, jakie działania są najbardziej pilne.

• Informacje w czasie rzeczywistym – mobilne aplikacje wspierające system Betasi wysyłają powiadomienia o nowych zadaniach, co pozwala pracownikom reagować bez opóźnień czy błędów wynikających z nieporozumień. Na przykład, jeśli recepcja otrzyma zgłoszenie o dodatkowych potrzebach gościa, takich jak dostarczenie dodatkowych ręczników czy specjalnej poduszki, informacja ta trafia natychmiast do odpowiedniego pracownika, co pozwala szybko spełnić oczekiwania gości. 

Komunikacja między recepcją a housekeepingiem w hotelu - dlaczego jest kluczowa? 

Efektywna komunikacja między recepcją a służbą pięter jest podstawą sprawnego funkcjonowania hotelu. Z narzędziami Betasi komunikacja ta jest znacznie ułatwiona dzięki integracji zarządzania wszystkimi działami w jednej platformie. Oto, jak można to wykorzystać w praktyce: 

• Bezpośrednie połączenie recepcji z zespołem sprzątającym – w hotelach niewykorzystujących narzędzi informatycznych, informacje o zmianach w harmonogramie pokoi często muszą przechodzić przez kilka osób, co zwiększa ryzyko błędów. Dzięki rozwiązaniom Betasi recepcja może bezpośrednio zaktualizować status pokoju, co automatycznie widzą pracownicy housekeepingowi. Na przykład, gdy gość prosi o późny check-out, informacja ta natychmiast aktualizuje się w systemie, co eliminuje nieporozumienia i pozwala na lepsze planowanie pracy. 
• Raportowanie usterek i potrzeb technicznych – w systemie Betasi każdy uprawniony pracownik może zgłaszać problemy techniczne bezpośrednio z poziomu aplikacji. Jeśli podczas sprzątania pokój wymaga naprawy (np. niesprawna klimatyzacja), zgłoszenie trafia automatycznie do odpowiedniego działu czy konkretnej osoby, który może natychmiast zareagować. Takie podejście skraca czas potrzebny na naprawę i minimalizuje dyskomfort gości. 
• Śledzenie statusu pokoi w czasie rzeczywistym – dzięki aktualizacji statusów - wprowadzanej po zakończeniu sprzątania przez pokojowe lub po kontroli przez kierownika - recepcja może na bieżąco monitorować, które pokoje są gotowe, które wymagają sprzątania, a które czekają na inspekcję. Dzięki temu łatwiej jest zarządzać rezerwacjami i unikać sytuacji, w których goście muszą czekać na przygotowanie pokoju. 

Housekeeping Betasi - usprawnij i zautomatyzuj pracę służby pięter

System Betasi w modułach housekeeping i dział techniczny oferuje zaawansowane narzędzia, które nie tylko wspierają codzienną pracę służby pięter, ale także znacząco poprawiają komunikację w hotelu. Integracja funkcji zarządzania zadaniami, raportowania usterek i monitorowania statusu pokoi umożliwia płynne działanie całego zespołu. 

Housekeeping Supervisor może na bieżąco przeglądać zadania z poziomu swojego tabletu i w razie potrzeby zmieniać priorytety. Jeśli okaże się, że ważny gość przyjeżdża wcześniej, kierownik może natychmiast zlecić przygotowanie konkretnego pokoju jako priorytet, a pracownicy otrzymają natychmiastowe powiadomienie na swoje urządzenia mobilne. 

Dzięki takim rozwiązaniom praca staje się bardziej zorganizowana, a hotel zyskuje na elastyczności i jakości obsługi, co przekłada się na wyższe oceny gości i lepszą reputację w branży hotelarskiej.