Sezonowe punkty gastronomiczne - skuteczne zarządzanie beach barem i lodziarnią

Sezonowość w gastronomii - wyzwanie dla hoteli i resortów

Sezonowość zmienia sposób zarządzania gastronomią. W klasycznej restauracji hotelowej manager ma czas na optymalizację procesów, analizę wyników czy stopniowe szkolenie zespołu. W przypadku beach baru lub lodziarni sezon często trwa zaledwie kilka miesięcy, a największy ruch koncentruje się w weekendy, święta i okresy dobrej pogody.

To oznacza konieczność funkcjonowania w modelu wysokiej intensywności sprzedaży przy jednoczesnym ograniczaniu kosztów operacyjnych.

W hotelach resortowych problem dodatkowo komplikuje fakt, że sezonowe punkty gastronomiczne są często obsługiwane przez osobne zespoły, działają w innych lokalizacjach niż główna gastronomia i mają własne magazyny oraz rozliczenia. Jeżeli procesy nie są odpowiednio uporządkowane, manager bardzo szybko traci kontrolę nad rzeczywistą rentownością sprzedaży.

Najczęściej pierwsze problemy pojawiają się już na etapie organizacji pracy. Personel sezonowy wymaga szybkiego wdrożenia, a jednocześnie pracuje pod dużą presją liczby zamówień. W takich warunkach każde niedoprecyzowanie procesów skutkuje błędami sprzedażowymi, problemami z rozliczeniami lub stratami magazynowymi. Dlatego zarządzanie sezonowymi punktami gastronomicznymi wymaga znacznie większej standaryzacji procesów niż gastronomia całoroczna.

Beach bar i lodziarnia jako element oferty zwiększający przychody hotelu

Dobrze zaprojektowany beach bar lub lodziarnia mogą znacząco zwiększać przychody hotelu bez konieczności rozbudowy głównej restauracji. W przypadku resortów nadmorskich lub obiektów z rozbudowaną strefą rekreacyjną punkty sezonowe pełnią dziś znacznie ważniejszą rolę niż kilka lat temu. Goście oczekują możliwości zakupu napojów, deserów czy szybkich przekąsek bez konieczności opuszczania strefy wypoczynku.

Z perspektywy managera hotelu oznacza to przede wszystkim możliwość zwiększenia średniej wartości koszyka gościa oraz wydłużenia czasu korzystania z usług hotelowych. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy wysoka sprzedaż nie przekłada się na realną rentowność. W praktyce beach bary i lodziarnie bardzo często generują:

• trudne do wykrycia straty magazynowe,
• nadmierne zatowarowanie,
• błędy w rozliczeniach zmian,
• niekontrolowane rabaty,
• sprzedaż poza systemem.

Przy dużym wolumenie transakcji nawet niewielkie nieprawidłowości szybko zaczynają wpływać na końcowy wynik finansowy sezonu. Skuteczne zarządzanie punktami sezonowymi wymaga bieżącej kontroli danych sprzedażowych i magazynowych, a nie wyłącznie analizy wyników po zakończeniu miesiąca.

Zarządzaniu sezonowymi punktami gastronomicznymi - najczęstsze problemy

Największym błędem w zarządzaniu punktami sezonowymi jest traktowanie ich jako „dodatku” do głównej gastronomii hotelowej. W praktyce pool bar lub lodziarnia funkcjonują jak osobne mikroprzedsiębiorstwo, które wymaga:

• własnej kontroli kosztów,
• osobnych analiz sprzedażowych,
• nadzoru nad personelem,
• kontroli magazynu,
• monitorowania rentowności.

Managerowie najczęściej tracą kontrolę w trzech obszarach.

• Pierwszym jest brak aktualnych danych sprzedażowych. Jeżeli raporty generowane są z opóźnieniem lub pochodzą z kilku różnych systemów, podejmowanie decyzji staje się praktycznie niemożliwe.
• Drugim problemem jest rozproszony magazyn. Produkty wykorzystywane w punktach sezonowych często pobierane są z magazynu głównego bez dokładnej kontroli zużycia. W efekcie pojawiają się różnice między sprzedażą a rzeczywistym stanem produktów.
• Trzecim obszarem jest personel. Sezonowe zespoły pracują szybko, często w niepełnym składzie i pod dużą presją. Bez odpowiedniego systemu kontroli manager nie ma możliwości bieżącej weryfikacji sprzedaży, anulacji pozycji czy liczby otwartych rachunków.

W praktyce większość problemów nie wynika z braku zaangażowania pracowników, ale z braku odpowiednich narzędzi operacyjnych.

Jak efektywnie zarządzać personelem w krótkim sezonie? Wskazówki dla hotel managerów

W sezonowych punktach gastronomicznych personel jest jednym z największych kosztów operacyjnych, ale jednocześnie największym wyzwaniem organizacyjnym. Managerowie hoteli często muszą budować zespoły w bardzo krótkim czasie - problem polega na tym, że pracownicy sezonowi zazwyczaj nie znają standardów obiektu i potrzebują szybkiego wdrożenia.

W praktyce skuteczne zarządzanie personelem sezonowym opiera się na maksymalnym uproszczeniu procesów. Im bardziej skomplikowany system sprzedaży, procedury zamówień czy sposób rozliczeń, tym większe ryzyko błędów podczas intensywnej pracy. Dlatego dobrze zorganizowane punkty sezonowe działają według jasno określonych zasad:

• ograniczona liczba pozycji w menu,
• uproszczony proces zamówień,
• automatyczne rozliczenia sprzedaży,
• szybkie zamykanie zmian,
• pełna kontrola uprawnień pracowników.

Dla managera szczególnie ważna jest możliwość bieżącego monitorowania pracy zespołu - w praktyce oznacza to dostęp do informacji o:

• wartości sprzedaży na zmianie,
• liczbie transakcji,
• anulowanych pozycjach,
• rabatach,
• czasie obsługi gości.

Takie dane pozwalają szybko reagować na problemy operacyjne jeszcze w trakcie sezonu, a nie dopiero po jego zakończeniu.

Kontrola sprzedaży i stanów magazynowych w punktach sezonowych

Kontrola magazynu w sezonowym barze lub lodziarni może okazać się trudniejsza niż w klasycznej restauracji hotelowej. Powodem jest duża rotacja produktów, intensywna sprzedaż i częste przesunięcia magazynowe między punktami gastronomicznymi.

W wielu hotelach managerowie nadal kontrolują stany magazynowe ręcznie lub dopiero po zakończeniu dnia. Przy dużym ruchu takie podejście praktycznie uniemożliwia szybką reakcję na straty. A największe wyzwanie pojawia się wtedy, gdy system sprzedaży nie jest zintegrowany z magazynem. W takiej sytuacji manager widzi jedynie wartość sprzedaży, ale nie ma realnej kontroli nad:

• zużyciem produktów,
• rzeczywistym foodcostem,
• brakami magazynowymi,
• nadmiernym zatowarowaniem.

W sezonowych punktach gastronomicznych szczególnie ważna jest możliwość analizowania danych i kontrola nad sprzedażą ( przykładowo - brak kontroli zużycia alkoholu bardzo szybko prowadzi do strat trudnych do odzyskania po zakończeniu sezonu) - dlatego nowoczesne zarządzanie gastronomią sezonową opiera się na pełnej integracji sprzedaży, magazynu i raportowania.

PremiumHotel – zarządzanie beach barem i lodziarnią w jednym systemie

Modułowy system hotelowy Betasi umożliwia zarządzanie sezonowymi punktami gastronomicznymi w ramach tego samego środowiska operacyjnego, które obsługuje główne obszary działalności obiektu.

Dla managera hotelu oznacza to przede wszystkim możliwość łatwej rozbudowy funkcji systemu i kontrolę nad sprzedażą i kosztami bez konieczności korzystania z kilku niezależnych narzędzi. Beach bar, lodziarnia oraz główna gastronomia mogą działać w jednym systemie POS, zintegrowanym z magazynem i raportowaniem hotelowym. W praktyce pozwala to:

• kontrolować sprzedaż każdego punktu osobno,
• analizować rentowność konkretnych produktów,
• monitorować foodcost,
• rozliczać zmiany pracowników,
• śledzić stany magazynowe w czasie rzeczywistym.

Dużą przewagą jest również możliwość centralnego raportowania wyników. Manager nie musi zbierać danych z kilku systemów ani przygotowywać ręcznych zestawień po zakończeniu dnia. Wszystkie informacje dotyczące sprzedaży i kosztów dostępne są na bieżąco. Przy intensywnej sprzedaży sezonowej taka centralizacja procesów znacząco ogranicza ryzyko błędów organizacyjnych.

Jak uniknąć strat i chaosu organizacyjnego w punktach sezonowych?

Największe straty w gastronomii sezonowej rzadko wynikają wyłącznie z wysokich kosztów produktów - znacznie częściej problemem jest brak spójnej organizacji pracy.

Jeżeli manager nie ma dostępu do aktualnych danych sprzedażowych, nie kontroluje stanów magazynowych i nie widzi pracy personelu w czasie rzeczywistym, bardzo trudno utrzymać rentowność punktu. Świadome zarządzanie beach barem lub lodziarnią powinno opierać się na trzech filarach.

• Standaryzacja procesów: każda procedura, od przyjęcia dostawy po zamknięcie zmiany, powinna wyglądać identycznie niezależnie od pracownika. Dzięki temu łatwiej wdrażać personel sezonowy i ograniczać błędy podczas intensywnej pracy.
• Automatyzacja: im mniej ręcznych rozliczeń i operacji wykonywanych poza systemem, tym mniejsze ryzyko błędów oraz większa kontrola nad sprzedażą i magazynem. Synchronizacja danych POS-a z magazynem i raportowaniem pozwala managerowi na bieżąco śledzić rzeczywiste wyniki punktu.
• Bieżąca analiza danych: w gastronomii sezonowej manager nie może czekać tygodnia na analizę wyników. Decyzje dotyczące zatowarowania, grafiku, cen czy menu muszą być podejmowane praktycznie codziennie, w oparciu o aktualną sprzedaż i realne obłożenie obiektu. Regularna weryfikacja pozwala szybciej wychwytywać nierentowne produkty, nadmierne zużycie surowców czy problemy organizacyjne jeszcze w trakcie sezonu.

W całościowym ujęciu to właśnie spójność systemu i szybkość dostępu do danych bardzo często decydują o końcowej rentowności sezonu w danym punkcie.

Raportowanie wyników sezonowych punktów gastronomicznych

W przypadku gastronomii sezonowej raportowanie nie powinno ograniczać się wyłącznie do miesięcznych zestawień sprzedaży. Dla managerów najważniejsze są dane operacyjne, które pozwalają szybko reagować na zmieniającą się sytuację - kluczowe znaczenie mają między innymi:

• sprzedaż godzinowa,
• rentowność konkretnych produktów,
• efektywność zmian pracowniczych,
• poziom foodcostu,
• rotacja magazynowa,
• sprzedaż w zależności od pogody lub obłożenia hotelu.

Dzięki takim analizom manager może:

• optymalizować grafik pracowników,
• ograniczać nadmierne zatowarowanie,
• usuwać nierentowne pozycje menu,
• planować zakupy na podstawie rzeczywistych danych sprzedażowych.

W praktyce raportowanie staje się więc narzędziem codziennego zarządzania operacyjnego, a nie jedynie podsumowaniem wyników po zakończeniu sezonu.

Podsumowanie

Sezonowe punkty gastronomiczne mogą być bardzo rentownym elementem działalności hotelu, ale wymagają znacznie większej kontroli operacyjnej niż klasyczna gastronomia całoroczna.

Beach bar, pool bar lub lodziarnia działające przy dużym ruchu gości mogą generować ogromną liczbę transakcji w krótkim czasie. Bez odpowiednich procesów i narzędzi manager szybko traci kontrolę nad personelem, sprzedażą oraz magazynem, dlatego skuteczne zarządzanie gastronomią sezonową opiera się dziś przede wszystkim na standaryzacji pracy i automatyzacji powtarzalnych procesów.

Hotel management system Betasi pozwala połączyć wszystkie te obszary w jednym środowisku operacyjnym, dzięki czemu hotel może skutecznie zarządzać sezonowymi punktami gastronomicznymi i ograniczać straty jeszcze w trakcie sezonu, a nie dopiero po jego zakończeniu.