Czy hotel może funkcjonować bez Działu IT? Rola i zadania hotelowego informatyka

Technologia odgrywa dziś jedną z kluczową ról w funkcjonowaniu hoteli. Od rezerwacji online, przez zarządzanie danymi gości, po przetwarzanie informacji na potrzeby raportów i analiz - informatyzacja staje się nieodłącznym elementem każdego obiektu hotelowego. W związku z tym, obecność informatyka lub całego działu IT w hotelu nie jest już dodatkowym kosztem, ale koniecznością. W tym artykule przyjrzymy się, jakie zadania pełni dział IT w hotelu i dlaczego rola informatyka jest kluczowa dla bezpieczeństwa danych i sprawnego funkcjonowania obiektu.

Po co w hotelu informatyk?

Każdy hotel, niezależnie od jego wielkości, potrzebuje sprawnie działającej infrastruktury IT, aby zapewnić bezproblemową obsługę gości i efektywne zarządzanie operacjami wewnętrznymi. Informatyk w hotelu pełni kilka kluczowych funkcji, które obejmują:

• Utrzymanie i obsługa sieci Internet: Stabilna i szybka sieć to podstawa dla komfortu gości oraz pracy personelu hotelowego. Informatyk odpowiada za konfigurację, monitoring i konserwację sieci, aby zapewnić jej ciągłą dostępność.
• Zarządzanie serwerem hotelu (własnym lub zewnętrznym): W zależności od modelu działania hotelu, informatyk zarządza serwerem własnym lub współpracuje z dostawcą usług zewnętrznych. Jego zadaniem jest konfiguracja serwera, zarządzanie danymi i ich bezpieczeństwem oraz utrzymanie usług serwerowych w najwyższych standardach.
• Obsługa i utrzymanie sprzętu: Informatyk zajmuje się zakupem, instalacją, naprawą oraz konserwacją sprzętu komputerowego, terminali płatniczych, drukarek i innych urządzeń wykorzystywanych w hotelu.
• Zachowanie bezpieczeństwa danych i standardów ich ochrony: Kluczową rolą działu IT jest ochrona wrażliwych danych gości, w tym danych osobowych i informacji o płatnościach, zgodnie z obowiązującymi standardami i regulacjami prawnymi (np. RODO czy KSeF).
• Dbanie o niezbędne aktualizacje: Systematyczna weryfikacja systemów i sprzętu jest konieczna, by zachować zgodność z obowiązującymi standardami i zapewnić dostęp do najbardziej aktualnych i bezpiecznych narzędzi.

Jakie są zadania działu IT w obiekcie hotelowym?

Dział IT w hotelu pełni szereg kluczowych funkcji, które mają bezpośredni wpływ na codzienne operacje i strategię biznesową hotelu. Główne zadania hotelowego działu IT obejmują:

• Zakup i obsługa urządzeń IT: Wybór odpowiedniego sprzętu, takiego jak komputery, drukarki, terminale płatnicze, czy telewizory, oraz jego regularna konserwacja, aktualizacja i naprawa.
• Administracja systemem hotelowym: Zarządzanie oprogramowaniem używanym do rezerwacji, przyjmowania gości, zarządzania pokojami i innych kluczowych funkcji. Obejmuje to także kontrolę nad uprawnieniami użytkowników i monitorowanie dostępu do systemów.
• Utrzymanie integracji między systemami: Informatycy zarządzają integracją różnych systemów hotelowych, takich jak systemy do zarządzania rezerwacjami, CRM, systemy finansowo - księgowe (tzw. FK) czy narzędzia do analizy danych, aby zapewnić ich bezproblemowe działanie.
• Kontakt z dostawcami usług i zarządzanie umowami serwisowymi: Obejmuje to bieżącą weryfikację dostępności usług, jakość realizacji oraz szybkie reagowanie w sytuacjach awaryjnych.

Czy hotel może funkcjonować bez działu IT?

W teorii hotel mógłby funkcjonować bez dedykowanego działu IT, ale w praktyce staje się to coraz mniej realne. Systematycznie zwiększająca się liczba technologii i urządzeń w hotelach sprawia, że rezygnacja z działu IT czy zewnętrznego wsparcia w tym obszarze wiąże się ze znacznym ryzykiem operacyjnym. Przydzielenie zadań związanych z obsługą IT innym pracownikom może prowadzić do błędów, opóźnień i problemów z obsługą gości.

Własny dział IT lub wewnętrzny informatyk

Własny specjalista lub dedykowany zespół IT daje hotelowi większą kontrolę i elastyczność w zarządzaniu technologią. Główne zalety posiadania wewnętrznego działu IT to:

• Szybka reakcja w przypadku awarii i bieżących problemów.
• Bezpośredni kontakt z kluczowymi dostawcami i lepsze zrozumienie specyfiki danego hotelu.
• Możliwość dopasowania rozwiązań IT do indywidualnych potrzeb i wymagań operacyjnych.

Niejednokrotnie, dostępny na miejscu specjalista IT na miejscu jest w stanie znaleźć rozwiązanie szybciej i skuteczniej - a czasem wręcz niemożliwe jest rozwiązanie problemu zdalnie np. w sytuacji, kiedy nastąpiła jakaś fizyczna awaria czy uszkodzenie sprzętu.

Zewnętrzne usługi IT dla hotelu

Alternatywą dla wewnętrznego działu IT mogą być usługi zewnętrzne i outsourcing. Warto jednak dokładnie przeanalizować ich koszty i porównać z kosztami utrzymania własnego, wewnętrznego zespołu. Kluczowe kwestie do rozważenia to efektywność, czas reakcji oraz zrozumienie specyfiki branży hotelarskiej przez zewnętrznych dostawców.

Dlaczego dostawca oprogramowania nie zastąpi informatyka w hotelu?

Wielu hotelarzy zastanawia się, czy można zrezygnować z własnego informatyka i powierzyć wszystkie zadania IT zewnętrznym dostawcom usług lub helpdeskowi partnerów technologicznych. Chociaż taka opcja może wydawać się atrakcyjna na pierwszy rzut oka, w rzeczywistości niesie za sobą istotne ryzyka. Dostawcy zewnętrzni czy serwisowe działy wsparcia (tzw. helpdesk) partnerów technologicznych zazwyczaj nie mają pełnych uprawnień do podejmowania działań administracyjnych w systemie hotelowym czy sieci. Oznacza to, że nie mogą oni w pełni zarządzać infrastrukturą IT, konfigurować systemów czy monitorować ich bezpieczeństwa na poziomie, który zapewniłby pełną ochronę obiektu.

Dodatkowo, powierzenie zarządzania krytycznymi elementami IT osobom trzecim może wiązać się z udostępnieniem dostępu do wrażliwych danych i systemów, co znacząco zwiększa ryzyko naruszenia bezpieczeństwa. Zewnętrzne firmy nie są bezpośrednio kontrolowane przez hotel, co może prowadzić do problemów z szybkim reagowaniem na awarie, a także brakiem pełnego zrozumienia specyficznych potrzeb i procedur obowiązujących w danym obiekcie. 

Cyberbezpieczeństwo w hotelu

W dzisiejszych czasach, kiedy technologia odgrywa kluczową rolę, cyberbezpieczeństwo w zarządzaniu hotelami staje się jednym z najważniejszych aspektów, na które należy zwrócić uwagę. Hotele coraz częściej korzystają z zaawansowanych systemów do zarządzania, aplikacji do komunikacji z gośćmi oraz mają dostęp wrażliwych danych, takich jak informacje osobowe czy dane płatnicze. W związku z tym konieczne jest, aby właściciele i zarządcy hoteli podejmowali odpowiednie kroki w celu ochrony tych informacji przed cyberatakami.

Kluczowe elementy skutecznej strategii cyberbezpieczeństwa w hotelu to:

• Budowanie świadomości zagrożeń i edukacja pracowników: Pracownicy powinni być regularnie szkoleni z zakresu bezpieczeństwa IT, aby wiedzieli, jak rozpoznawać potencjalne zagrożenia (np. phishing) i jak reagować w przypadku wykrycia problemu. 
• Wyznaczenie odpowiedzialnych za zarządzanie kwestiami związanymi z IT: Każdy hotel powinien mieć wyznaczone osoby odpowiedzialne za monitorowanie systemów informatycznych oraz zarządzanie dostępem do danych - może to być dedykowany specjalista IT lub zespół.
• Świadome podejście do wyboru partnerów technologicznych: Przy wyborze dostawców oprogramowania i rozwiązań technologicznych dla hotelu warto zwrócić uwagę na to, czy oferowane produkty spełniają najwyższe standardy bezpieczeństwa. Współpraca z renomowanymi dostawcami, którzy rozumieją specyfikę branży hotelarskiej i mają doświadczenie w ochronie danych, może znacząco zwiększyć poziom bezpieczeństwa.
• Regularne aktualizacje systemów: Dbanie o bieżące aktualizacje oprogramowania istotnie pomaga zapobiec wykorzystaniu potencjalnych luk przez cyberprzestępców.

Warto również pamiętać, że bezpieczeństwo cyfrowe to proces ciągły – zagrożenia ewoluują, a technologia rozwija się w szybkim tempie. Dlatego tak istotne jest, aby hotel stale dostosowywał swoje strategie i narzędzia ochrony do nowych wyzwań. 

Podsumowanie

Rola działu IT w hotelu jest kluczowa zarówno dla bezpieczeństwa danych, jak i efektywnego funkcjonowania obiektu. Współczesne hotele muszą dostosować swoje strategie IT do dynamicznie zmieniających się potrzeb i zagrożeń, aby zapewnić gościom najwyższy standard obsługi i bezpieczeństwa. Decyzja o korzystaniu z usług wewnętrznych czy zewnętrznych powinna być dobrze przemyślana, aby zminimalizować ryzyko i maksymalizować efektywność operacyjną.