Odręczny podpis elektroniczny
Nowe przepisy oraz rozporządzenia często stanowią wyzwanie dla producentów oprogramowania. Obowiązujące od 25 maja 2018 roku, Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych jest przykładem prawa, które przysporzyło wielu utrudnień nie tylko branży hotelarskiej. W Betasi wychodzimy naprzeciw naszym Klientom i na bieżąco dostosowujemy oprogramowanie PremiumHotel do zmieniających się przepisów.
Udało nam się przede wszystkim usprawnić pracę recepcji, w której rozpoczyna się proces meldowania Gościa i przetwarzania jego danych osobowych. Za pomocą tabletu dostępnego w recepcji, klienci hotelu mogą dowiedzieć się, w jaki sposób będą przetwarzane ich dane osobowe, zapoznać się i zaakceptować treści poszczególnych zgód. Swoją akceptacje wieńczą złożeniem, za pomocą specjalnego rysika, odręcznego podpisu na tablecie. Podpis taki wyróżnia się posiadaniem biometryczno-grafologicznych informacji, które pozwalają na identyfikację jego autentyczności.
Wszystkie komunikaty i zgody, które zostały zaakceptowane przez Gościa, zapisywane są w bazie danych systemu PremiumHotel. Każda uprawniona osoba z obsługi obiektu ma do nich dostęp. Nie ma potrzeby drukowania karty meldunkowej, co pozwala na dalsze zaoszczędzenie cennego czasu oraz zasobów.
Dzięki takiemu rozwiązaniu, wszystkie wymogi prawne zostają spełnione: Gość zapoznał się i zaakceptował informację o przetwarzaniu jego danych osobowych. Hotel natomiast, posiada te zgody w swoim systemie i ma do nich ciągły dostęp.
W przypadku obiektów posiadających gabinety lekarskie i zabiegowe obowiązkowe jest prowadzenie dokumentacji medycznej. Wizyty w gabinetach lekarskich i zabiegi są często planowane, co do minuty, dlatego ważne jest, aby Gość mógł dopełnić wszystkich formalności w jak najszybszy sposób. Możliwość złożenie podpisu za pomocą tabletu również w tym przypadku, w znaczny sposób usprawnia pracę.
Zastosowanie powyższych rozwiązań pozwala zaoszczędzić znaczną ilość czasu w porównaniu z obsługą Gościa za pomocą formularzy w formie papierowej. Jest to bezpieczny i wygodny sposób wspomagający obieg dokumentów w hotelu. Co więcej, oszczędzamy na kosztach druku, przechowywania dokumentów i przyczyniamy się do dbałości o nasze środowisko.
Więcej o Betasi PremiumHotel