Czy system PMS to narzędzie niezbędne w branży hotelarskiej?

Wykorzystanie wsparcia technologii i nowoczesnych rozwiązań jest dobrym wyborem, zwłaszcza jeśli prowadzimy duży obiekt, zarządzamy kilkoma budynkami, czy jeśli zależy nam optymalizacji realizowanych działań. Standardowo, osią systemu hotelowego zarządzania są programy PMS (Property Management System), które pomagają hotelarzom skutecznie zarządzać biznesem i dostarczać oczekiwany przez Gości poziom obsługi i doświadczeń. 

Hotelowy system zarządzania - czy warto wdrożyć go w hotelu? 

System do zarządzania hotelem to oprogramowanie, które dzięki monitorowaniu i automatyzacji procesów oraz agregowaniu danych dotyczących Gości, ułatwia i usprawnia wszystkie aspekty zarządzania obiektem. Ponadto hotelowy PMS software jest również centralnym systemem rezerwacji, który zarządza rezerwacjami poprzez stronę internetową i channel manager obsługujący kanały OTA. 

Oprogramowanie PMS to narzędzie z kategorii hotel management, które automatyzuje codzienne operacje i zadania administracyjne hotelu, umożliwiając kontrolę nad funkcjami związanymi z rezerwacjami, zameldowaniem i wymeldowaniem Gości, przydzielaniem pokoi, ustalaniem cen oraz fakturowaniem. Wprowadzenie PMS do zarządzania obiektem pozwala zrezygnować z tradycyjnych, czasochłonnych procesów, umożliwia ograniczenie „papierkowej roboty” i redukuje ryzyko ludzkich błędów. 

Czy Twój hotel potrzebuje oprogramowanie do zarządzania?

Na rynku oprogramowania dostępnych jest wiele rozwiązań różnego typu. Bogaty wybór pozwala na znalezienie programu dopasowanego do potrzeb konkretnego obiektu. W jakich hotelach najczęściej wdrażane i wykorzystywane są profesjonalne, nowoczesne systemy PMS? Dostrzec można tutaj co najmniej trzy kluczowe czynniki, mające wpływ na decyzję o ich zakupie i stosowaniu: 

• Wielkość obiektu
  Skala obiektu i liczba pokoi to jedne z najważniejszych czynników decydujących o tym, czy w obiekcie używane jest oprogramowanie do zarządzania. Na ogół hotele z mniejszą niż 20 ilością pokoi rzadziej decydują się na PMS i częściej prowadzą ręczne zarządzanie rezerwacjami. Podczas gdy w większych hotelach (>100 pokoi) wykorzystanie PMS jest standardem i korzysta z niego niemal 100% dużych obiektów. 
• Kategoria obiektu
  Profil i standard hotelu również mają odzwierciedlenie w korzystaniu z systemów PMS. Ich wykorzystanie jest wyższe w hotelach o kategoriach 3-gwiazdkowych i wyższych. Również hotele resortowe, hotele wypoczynkowe, hotele spa – czyli obiekty z szeroką gamą udogodnień, takich jak restauracje, zabiegi, rekreacja czy sale konferencyjne - są bardziej skłonne do inwestowania w oprogramowanie do zarządzania obiektem.
• Właściciel obiektu
  Forma własności to kolejny element mający istotny wpływ na wdrożenie bądź nie, systemu zarządzania. Duże grupy hotelowe i hotele sieciowe najczęściej wymagają instalacji PMS-a we wszystkich obiektach (bywa to również wymaganiem zapisanym w wymogach franczyzowych). Niezależne hotele, które często są placówkami rodzinnymi, korzystają z technologii nieco rzadziej lub decydują się na jej wprowadzenie później – dorywczo posiłkując się darmowymi narzędziami typu Microsoft Excel czy Google Sheets, które na dłuższą metę okazują się jednak mało skutecznym rozwiązaniem. 

W Betasi w ostatnich latach wyspecjalizowaliśmy się we współpracy z dużymi obiektami z rozbudowaną ofertą usług gastronomicznych, rekreacyjnych i zabiegowych. Ciągle rozbudowywane funkcje programu PremiumHotel rozwijamy bazując na realnych potrzebach tych obiektów, z uwzględnieniem specyfiki ich zarządzania. 

Jak pokazuje doświadczenie naszych klientów warto traktować w zakup i wdrożenie systemu PMS przede wszystkim w kategoriach inwestycji, a nie tylko kosztów. Długofalowo bowiem, korzystanie z systemowych rozwiązań przynosi wymierne korzyści w zarządzaniu obiektem, dając właścicielom i managerom skuteczne narzędzia kontroli i optymalizacji działania. 

Jak działa system PMS i jak skuteczne zarządzanie wykorzystuje jego funkcje? 

Na rynku dostępne są rozwiązania oferujące w ramach jednego systemu różny zakres funkcji lub możliwość ich integracji z rozwiązaniami zewnętrznych dostawców. Tu warto mieć jednak na uwadze, że używanie wielu systemów w hotelu może prowadzić do trudności w uzyskaniu dostępu do wszystkich niezbędnych danych dotyczących obsługi Gościa czy wyników obiektu. 

Standardowe systemy PMS najczęściej umożliwiają obsługę podstawowych obszarów funkcjonowania hotelu, takich jak: automatyzacja obsługi recepcji i rezerwacji, sprzedaż, housekeeping i dział techniczny, magazyny. 

PremiumHotel to kompletny system PMS dla wymagających obiektów, którego możliwości obejmują znacznie więcej! Program hotelowy Betasi umożliwia zarządzanie praktycznie wszystkimi obszarami obsługi gościa hotelowego oraz działalności hotelu w ramach jednego narzędzia. Jego infrastruktura systemowa oprócz wymienionych wyżej, standardowych funkcji systemu operacyjnego hotelu obsługuje również: 

• zarządzanie gastronomią (food cost, POS, KDS, Aplikacja mobilna dla kelnerów, ewidencja wejść na posiłki bufetowe i imprezy) 
• obsługę konferencji i eventów (oferty, kalkulacje, rozliczenia) 
• obsługę SPA,  Medical i dokumentacji medycznej 
• system dla basenu, aquaparku i stref fitness (karnety, vouchery) 
• system wypożyczalni (narty, rowery, kajaki itp.) oraz czarteru (jachty, samochody) 
• zaawansowane zarządzanie cenami i system zarządzania przychodami revenue management 
• własne systemy booking engine bez prowizji czy aplikacje hotelowe 

Kompleksowe wdrożenie systemu zarządzania pozwala zbierać, przechowywać i udostępniać uprawnionym osobom wszystkie potrzebne informacje o obiekcie i jego Gościach. Nowoczesny hotel system usprawnia zarządzania rezerwacjami hotelowym, zarządzanie pokojami, czy revenue management.

Wspólna baza danych usprawnia wymianę informacji między personelem różnych działów i upraszcza zarządzanie rezerwacjami indywidualnymi oraz biznesowymi. Dostęp w czasie rzeczywistym do danych na temat wszystkich rezerwacji pomaga w optymalizacji obłożenia pokoi i maksymalizacji zysków. Dodatkowo informacje na temat powracających gości i możliwość dotarcia do nich ze spersonalizowanymi ofertami pozwalają na budowanie pozytywnych doświadczeń Gości, jednocześnie zwiększając sprzedaż dodatkowych usług. 

Kompleksowy system PMS a integracja systemów? 

Możliwa integracja systemów to często ważny czynnik decydujący przy wyborze PMS. Jeśli korzystamy z konkretnych rozwiązań czy to w zakresie urządzeń takich jak zamki hotelowe, tablety, kioski, czy wykorzystujemy już oprogramowanie do zarządzania częścią zadań, to wybierając pms koniecznie powinniśmy sprawdzić jakie są możliwości integracji PMS -a z innymi systemami? Upewnienie się, że wybrany program hotelowy dobrze współpracuje z istotnym oprogramowaniem, które już działa w obiekcie, pozwala uniknąć kosztownych problemów. 

Warto jednak pamiętać, że przy korzystaniu z wielu produktów od różnych dostawców często kłopotliwa bywa wymiana danych, ich spójność czy utrzymanie samych interfejsów. Integracja różnych systemów w hotelu jest czasochłonna i często problematyczna. Wybierając kompleksowe rozwiązanie od jednego dostawcy mamy pewność, że integracja nie będzie stanowić żadnego problemu, a wymiana danych pomiędzy poszczególnymi produktami (aplikacje dla gości i personelu, punkty sprzedaży, gastronomia) będzie działać bez zarzutu.              

Podczas naszych podróży oraz korzystania z usług różnych obiektów zauważyliśmy, że częstą praktyką jest przepisywanie danych gości do PMS, które trafiają np. z silnika rezerwacji na stronie www. Dzięki jednemu ekosystemowi produktów w PremiumHotel nie ma potrzeby wprowadzania żadnych dodatkowych danych. Wszystkie są widoczne w oryginale w jednym systemie. 

Korzystanie z jednej, wspólnej dla wszystkich obszarów działania platformy oznacza, że można zmniejszyć liczbę potrzebnych dostawców, rozwiązań i punktów integracji – a tym samym nie tylko obniżyć koszty, ale i zadbać o stabilność działania systemu. 

PMS-y w hotelarstwie. Czy automatyzacja obsługi się opłaca? 

Inwestycja w technologie i nowoczesny system zarządzania hotelami ma sens przede wszystkim, jeśli chcemy świadomie podejść do zarządzania obiektem i jego zasobami oraz jeśli zależy nam na zwiększaniu rentowności i przychodów.  Bieżąca analiza danych dotyczących cen, obłożenia, zużycia i kosztów to niezbędne narzędzie do tego by móc podejmować efektywne decyzje biznesowe.   

Decyzja o wdrożeniu PMS-a to pierwszy krok na drodze do podnoszenia efektywności działania. Oto kilka powodów, dla których warto ją podjąć.  

• Program hotelowy umożliwia skuteczne i łatwe zarządzanie obłożeniem, pozwalając na dostęp do bieżącego i przyszłego statusu rezerwacji, jego aktualizacji w czasie rzeczywistym i automatycznego przydzielania pokoi hotelowych gościom. System zarządzania rezerwacjami gwarantuje, że dostępność pokoi jest zawsze aktualna, a goście są obciążani odpowiednimi opłatami za pobyt i otrzymują odpowiednie udogodnienia. 
• Centralny system PMS pozwala na elastyczne przetwarzanie płatności i świadczenie usług punktu sprzedaży oraz uwzględnienie w rozliczeniu Gości opłat za dodatkowe usługi, takie jak siłownia, spa, minibar itp., w głównym rachunku. Automatyzacja obsługi Gościa nie tylko pozytywnie wpływa na doświadczenie pobytu, ale również, dzięki systematycznemu zbieraniu danych na temat preferencji i zachowania Gości pozwala rozwijać działania marketingowe. System zarządzania, który wspiera guest management to doskonałe narzędzie do budowania lojalności i zwiększania sprzedaży. 
• Niezwykle istotną cechą systemu jest możliwość zarządzania stawkami za pokoje uwzględniająca różne czynnik takie jak popyt, cena konkurencyjna, zajętość i sezon oraz swoboda tworzenia strategii cenowej na recepcji i aktualizowania jej na wszystkich kanałach marketingowych. Jednocześnie komunikacja PMS musi mieć dwukierunkową łączność z Channel Managerem. Zapewnia to, że stawki i dostępności są automatycznie przekazywane z systemu zarządzania do Channel Managera, który następnie publikuje je we wszystkich kanałach sprzedaży lub OTA. 

Podsumowanie  

Czy wdrożenie programu hotelowego się opłaca i czy warto inwestować w systemy Property Management Software? Zintegrowany PMS umożliwia analizę danych hotelowych pod różnymi aspektami, takimi jak koszty i wskaźniki hotelowe, wzorce rezerwacji i zachowanie klientów. To usprawnia kompleksowe zarządzanie obiektem, pomagając zrozumieć słabe strony oraz dostarcza wiedzę do podejmowania lepszych i mądrzejszych decyzji, prowadzących do zwiększenia zysków.  

Biorąc pod uwagę możliwe do uzyskania korzyści chyba nikt nie ma wątpliwości, że zdecydowanie warto zainwestować w property management system. Warto jednak podjąć tę decyzję świadomie i wybrać do współpracy partnera z branżowym doświadczeniem, który wesprze nas wiedzą i pomoże w doborze rozwiązań dopasowanych do specyfiki obiektu.