wróć do listy

Nowoczesny HSK: jak mobilna obsługa sprzątania optymalizuje pracę room division w hotelu

Jak mobilna obsługa sprzątania optymalizuje pracę room division w hotelu
Data dodania:
4 min.

Wojciech Sporek

Key Account Manager

Czy spalona żarówka lub brak łóżeczka w pokoju mogą spowodować niezadowolenie gościa? Nie muszą, jeśli sprawnie zajmiemy się rozwiązaniem problemu.  

Jednym z kluczowych elementów wpływających na ogólne doświadczenie pobytu jest jakość usług housekeepingowych. Nowoczesne technologie - takie jak mobilne aplikacje, rewolucjonizują sposób, w jaki zarządza się sprzątaniem i utrzymaniem pokoi hotelowych. W niniejszym artykule przyjrzymy się temu, jak wdrożenie mobilnych rozwiązań może usprawnić działanie room division, podnosząc standard obsługi gości i efektywność operacyjną hotelu.

Kierownik Housekeepingu i Kierownik Działu Technicznego – jaka jest ich rola?


Housekeeping Manager i Maintenance Manager odgrywają kluczową rolę w utrzymaniu wysokiej jakości usług hotelowych. Ich zadania obejmują organizację i zarządzanie pracą zespołu sprzątającego, kontrolę czystości oraz zarządzanie zgłoszeniami dotyczącymi usterek. To stanowiska wymagające nie tylko umiejętności zarządzania, ale także zdolności do szybkiego reagowania na potrzeby gości oraz utrzymania wysokich standardów obsługi.

Kluczowe obowiązki na tych stanowiskach to m.in.:

  • Organizacja pracy zespołu, przydzielanie zadań personelowi zgodnie z harmonogramem oraz monitorowanie ich realizacji w celu zapewnienia płynności operacji. 
  • Kontrola jakości, stałe monitorowanie stanu pokoi i przestrzeni wspólnych pod kątem utrzymania czystości i odpowiedniego stanu technicznego. 
  • Reagowanie na skargi, szybkie i efektywne rozwiązywanie problemów zgłaszanych przez gości, dotyczących np. brakującego wyposażenia czy problemów technicznych z cieknącym kranem.
  • Szkolenie personelu i zapewnienie wysokiego poziomu wyszkolenia pracowników, które przekłada się na ich wydajność oraz wysoką jakość świadczonych usług.
  • Współpraca z innymi działami i efektywna komunikacja m.in. z recepcją umożliwiające sprawne zarządzanie zgłoszeniami oraz optymalizację pracy całego hotelu.

Utrzymanie wysokich standardów czystości jest kluczowe dla zadowolenia gości. Dzięki odpowiedniej organizacji można zapobiec przeciążeniu pracowników i zapewnić równomierne rozłożenie zadań.

Wyzwania w pracy HSK Managera 

Zapewnienie komfortu gościom i optymalizacja pracy wszystkich działów operacyjnych to na ogół główne zadania managera służby pięter, których skuteczna realizacja koncentruje się na ogół w trzech kluczowych obszarach:

  • Standard obsługi

Goście mają coraz wyższe oczekiwania dotyczące jakości usług, dlatego utrzymanie wysokich standardów wymaga ciągłego rozwoju i doskonalenia procesów.

  • Komunikacja

Zarządzanie zespołem, zwłaszcza takim, w którym pracownicy pochodzą z różnych krajów i posługują się różnymi językami, jest wyzwaniem wymagającym szczególnej uwagi managera i narzędzi wspierających komunikację.

  • Koordynacja prac 

Nieskuteczna wymiana informacji między personelem różnych działów - np. HSK a recepcją - może prowadzić do opóźnień i problemów w obsłudze gości. Dlatego tak ważne jest wdrażanie i efektywna egzekucja standardów  oraz skutecznych narzędzi wymiany informacji dotyczących niezbędnych do realizacji zadań i prac.

Technologiczne wsparcie działów HSK w hotelu

Współczesna technologia odgrywa kluczową rolę w optymalizacji pracy działów technicznych i housekeeping. Mobilne aplikacje, zintegrowane z systemami zarządzania hotelami (PMS), pozwalają na lepszą komunikację i bardziej efektywne zarządzanie pracą personelu sprzątającego. Oto kilka praktycznych przykładów, jak technologia może wspierać pracę w hotelu.

Przykłady zastosowań technologii:

1. Przydział pracy

Mobilne aplikacje dla personelu umożliwiają automatyczne przydzielanie zadań personelowi i usprawnienie w ten sposób codziennej organizacji pracy. Narzędzie jest pomocnym wsparciem “porannej odprawy”, gdzie zadania są przydzielane na podstawie bieżących potrzeb i dostępności personelu. Lista pokoi: do sprzątania, do odświeżenia, do sprawdzenia - przekazywana i widoczna jest w urządzeniu mobilnym, co oznacza brak konieczności codziennego drukowania list, łatwiejsze zarządzanie zmianami i aktualizacjami dotyczącymi planu sprzątania. Plan może również uwzględniać utrzymanie standardów czystości dla części publicznych - sal konferencyjnych, korytarzy itd.

  • Praktyczne przykłady: 

- Pokojowa otrzymuje powiadomienie o potrzebie dostawienia łóżeczka dla dziecka tuż po zameldowaniu gościa. Dzięki aplikacji może szybko zrealizować to zadanie bez konieczności drukowania dodatkowych list czy używania walkie-talkie. Hotel organizuje konferencję. 
- Housekeeping otrzymuje powiadomienie o potrzebie przygotowania sali konferencyjnej, co umożliwia dokładne i terminowe wykonanie zadania.


2. Statusy pokoju

Zmiany statusów pokoi (czysty, brudny, w trakcie sprzątania itp.) i informacje o aktualnym etapie sprzątania są aktualizowane na bieżąco,  w czasie rzeczywistym, co pozwala recepcji na szybkie reagowanie na zapytania gości dotyczące dostępności pokoi.

  • Praktyczny przykład: 

- Gość pyta o możliwość wcześniejszego zameldowania. Recepcja natychmiast sprawdza status pokoju w aplikacji i informuje gościa o dostępności w ciągu kilku sekund.


3. Obsługa zgłoszeń i usterek

Dzięki wykorzystywaniu  aplikacji mobilnych przez personel służby pięter, wszystkie zgłoszenia dotyczące usterek czy niestandardowych zleceń mogą być łatwo przesyłane np. do działu technicznego, co pozwala na szybkie usunięcie problemów.

  • Praktyczny przykład: 

- Pokojowa zauważa spaloną żarówkę. Robi zdjęcie i wysyła zgłoszenie przez aplikację do działu technicznego, który szybko lokalizuje i naprawia usterkę.


4. Ewidencja rzeczy znalezionych

Wykorzystanie aplikacji do katalogowania przez personel rzeczy pozostawionych przez gości i tworzenie aktualnego ich rejestru w systemie hotelowym, pozwala na monitorowanie zgłoszeń rzeczy zagubionych przez gości i ułatwia ich odnalezienie czy weryfikację zgłoszeń dotyczących zagubionych przedmiotów.

  • Praktyczny przykład: 

- Gość zgłasza na recepcji zagubienie biżuterii. Recepcja sprawdza w systemie listę rzeczy pozostawionych w pokojach,  znajduje zgłoszenie z dokładnym opisem oraz zdjęciem przedmiotu i realizuje zwrot.

 

Housekeeping - mobilna obsługa sprzątania pokoi


5. Obsługa minibarków

Mobilny dostęp do aplikacji pozwala również, podczas serwisu pokoju, na bieżące monitorowanie stanu minibarków, weryfikację zużycia asortymentu oraz dodawanie kosztów do rachunku gościa.

  • Praktyczny przykład: 

- Pokojowa podczas serwisu pokoju zauważa brak kilku napojów w minibarku. Oznacza je w aplikacji, a rachunek gościa jest automatycznie aktualizowany.


6. Monitorowanie czasu pracy

Możliwość rejestrowania w aplikacji czasu rozpoczęcia i zakończenia sprzątania,  umożliwia badanie czasu trwania sprzątania, a wiedza ta pozwala na optymalizację działań i efektywne planowanie pracy personelu.  Rejestracja realizowanych prac w aplikacji umożliwia też śledzenie bieżącej lokalizacji personelu i łatwe “namierzenie” konkretnych osób w obiekcie.

  • Praktyczny przykład: 

- Kierownik może analizować raporty z aplikacji, które pokazują, ile czasu zajmuje sprzątanie poszczególnych pokoi, by wykorzystać wnioski z danych w planowaniu prac oraz przydzielaniu premii (np. dla najbardziej efektywnych pracowników).


7. Życzenia specjalne

Dzięki mobilnej komunikacji powiadomienia o dodatkowych życzeniach gości i ich obsługa są bardziej skuteczne. System umożliwia rejestrację i natychmiastowe przekazywanie w aplikacji zadań,  takich jak dodatkowe sprzątanie czy dostarczenie żelazka, do konkretnych osób z personelu. 

  • Praktyczny przykład: 

- Gość prosi o dodatkowe poduszki. Recepcja rejestruje prośbę w aplikacji, a pokojowa otrzymuje powiadomienie w czasie rzeczywistym i może szybko zrealizować życzenie.

 

Podsumowanie

Technologia w dziale HSK to nie tylko narzędzie ułatwiające pracę, ale przede wszystkim sposób na podniesienie jakości obsługi gości i zwiększenie efektywności operacyjnej hotelu. Dzięki mobilnym rozwiązaniom, codzienne zadania stają się bardziej przejrzyste, a współpraca między działami hotelowymi jest sprawniejsza. To inwestycja, która przynosi wymierne korzyści zarówno dla pracowników, jak i gości hotelowych.

Nowoczesny
Manager Hotelu

Zapisz się na newsletter 

Subskrybuj newsletter i rozwijaj wiedzę. Branżowe trendy, porady i inspiracje - bez spamu, raz w miesiącu w Twojej skrzynce pocztowej. 

Przesuń aby zapisać
newsletter - nowoczesny Manager Hotelu
Spodobał Ci się ten artykuł?
Autor wpisu
Wojciech Sporek

Key Account Manager

Entuzjasta branży hotelarskiej z 17-letnim doświadczeniem w pracy na wielu stanowiskach - od recepcji do dyrektora wyjątkowego hotelu. Obecnie wykorzystuje swoje doświadczenie w branży IT, gdzie angażuje się w rozwój oprogramowania typu PMS. Wspiera hotelarzy we wdrażaniu i wykorzystywaniu nowoczesnych rozwiązań, które usprawniają zarządzanie hotelem, ułatwiają codzienną pracę i pomagają wznosić gościnność na wyższy poziom.

Dodaj komentarz
Przesuń w prawo aby wysłać
Preferencje plików cookie
Szanowni Państwo, nasz serwis stosuje pliki Cookies aby zapewnić jego prawidłowe działanie. Możecie określić warunki przechowywania lub dostępu do plików Cookies klikając przycisk Ustawienia. Zalecamy zapoznanie się z Polityką prywatności i plików Cookies.
Preferencje plików cookie
Wykorzystanie plików cookie

Szanowni Państwo, nasz serwis stosuje pliki Cookies aby zapewnić jego prawidłowe działanie. Możecie określić warunki przechowywania lub dostępu do plików Cookies. Zalecamy zapoznanie się z Polityką prywatności i plików Cookies.

Więcej informacji

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących naszej polityki dotyczącej plików cookie prosimy o kontakt.