Czy Twój hotel jest gotowy na krajowy system e-faktur?

Sprawdź najważniejsze informacje o KSeF  

Krajowy system faktur KSeF działa w formie pilotażu już od 1 stycznia 2022 r., dopuszczając faktury ustrukturyzowane jako jedną z form dokumentowania sprzedaży. Od tego czasu, po dostosowaniu technicznych możliwości do wymagań systemu, przedsiębiorcy mogą korzystać z niego dobrowolnie. Wkrótce, zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów wdrożenie systemu stanie się jednak powszechnym obowiązkiem, który nie ominie także branży hotelarskiej i wypoczynkowej. Podsumowujemy najważniejsze informacje dotyczące ksef i wyjaśniamy czym są obowiązkowe faktury ustrukturyzowane. 

KSeF – co to jest krajowy system efaktur?  

Krajowy system e-faktur to ogólnokrajowy system teleinformatyczny wdrażany przez Ministerstwo Finansów, będący platformą obsługi faktur drogą elektroniczną. Zasadniczym celem wprowadzenia tego rozwiązania jest uszczelnienie systemu podatkowego i wyeliminowanie nieuczciwych praktyk związanych z rozliczaniem VAT-u.   

KSeF wprowadza nowy wzór faktur, o ustalonym formacie zawierającym m.in. dane kontrahenta, datę sprzedaży i wystawienia dokumentu, kwotę oraz unikalny symbol nadawany za pośrednictwem sytemu. Nadawanie w systemie ksef niepowtarzalnego numeru gwarantuje zamknięty obieg dokumentów. Rozwiązanie umożliwia podatnikom wystawianie, odbieranie oraz archiwizowanie ustrukturowanych faktur elektronicznych i wprowadza spójny system ich rejestracji i przechowywania. Wdrożenie ujednoliconego rejestru faktur jest nieuchronne – dlatego ważne jest, aby jak najszybciej przygotować się na ten scenariusz, z uwzględnieniem odpowiedniego oprogramowania i procedur.  

KSeF – kogo dotyczy i od kiedy obowiązuje?  

Obowiązek wdrożenia obsługi dokumentów w systemie strukturyzowanych e-faktur (KSeF) w Polsce dotyczy przedsiębiorców oraz innych podmiotów gospodarczych, które są zobowiązane do wystawiania i otrzymywania faktur. Obejmuje to m.in. firmy, przedsiębiorstwa, spółki, jednostki organizacyjne, a także instytucje publiczne.  Wprowadzenie obowiązkowego ksef jest niezbędne, dlatego warto zaplanować proces wdrożenia ksef w ogranizacji z większym wyprzedzeniem, by móc na spokojnie zadbać o korzystanie z ksef. 

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, od 1 lipca 2024 roku wszystkie faktury występujące w obrocie gospodarczym będą musiały być zarejestrowane w KSeF. Jednak mając taka możliwość warto już teraz zacząć korzystanie z KSeF i rozliczać się z jego użyciem, korzystając z zalet systemowego rozwiązania.  

KSeF – ustrukturyzowana efaktura 

Faktura ustrukturyzowana, zwana także fakturą w formie elektronicznej (e-fakturą), to elektroniczny dokument, który zawiera informacje o transakcji handlowej lub usłudze, podobnie jak tradycyjna faktura papierowa. Jednak faktura ustrukturyzowana jest przygotowana w taki sposób, aby jej treść była dostępna w sposób umożliwiający jej automatyczne przetwarzanie przez komputery i systemy informatyczne.  

Podstawowe cechy faktury ustrukturyzowanej to struktura danych, która umożliwia jednoznaczne zidentyfikowanie poszczególnych elementów faktury, takich jak dane sprzedawcy, dane nabywcy, pozycje towarów lub usług, kwoty, numery referencyjne, itp. Faktury ustrukturyzowane są zapisane w formie plików elektronicznych, często w formacie XML (Extensible Markup Language), co ułatwia ich przekazywanie i przetwarzanie za pomocą komputerów i systemów informatycznych.  

Elektroniczne faktury ustrukturyzowane, dzięki sprecyzowanej strukturze danych i formatowi elektronicznemu mogą być łatwo odczytywane i przetwarzane przez systemy księgowe, programy do zarządzania finansami oraz narzędzia do rozliczeń podatkowych.  

Wdrożenie KSeF w hotelu – jak się przygotować   

Działanie według nowych standardów KSeF i wprowadzenie faktur o ustalonym formacie oraz ich spójnej rejestracji jest nieuchronne. Zgodnie z wytycznymi, zmiany w zakresie obsługi faktur obejmują również branżę hotelarską, dlatego ważne jest, aby jak najszybciej przygotować się na ten scenariusz.   

Oczywiście najlepszą opcją dla hotelu jest integracja systemów hotelowych z systemem z krajowym system e-faktur i obsługa dokumentacji za pomocą dostępnych rozwiązań. Funkcje systemów Betasi PremiumHotel oraz Betasi Kuracjusz zostały dostosowane do nowych wytycznych i zmian niezwłoczne po ich wprowadzeniu. Integracja w zakresie wysyłania dokumentów, po odpowiedniej konfiguracji uprawnień i certyfikatu użytkownika w KSeF, pozwalają na automatyzację przekazywania faktur w formacie ustrukturyzowanym bezpośrednio do systemu.  

Proces przygotowania faktur sprzedażowych nie ulega zasadniczej zmianie, nadal możemy szybko wystawić Dokument można wysyłać do KSeF bezpośrednio podczas jego wystawiania lub już po zakończeniu jego edycji. Przekazanym fakturom, w systemie KSeF nadawany jest numeru dokumentu, a następnie jest on zatwierdzany. Należy pamiętać, że po wysłaniu, edycja dokumentu nie jest możliwa w żadnym zakresie – wszystkie konieczne zmiany należy dokonywać poprzez dokumenty korygujące.  

KSeF – jakie są zalety wprowadzenia faktur ustrukturyzowanych? 

Wprowadzenie KSeF ma na celu usprawnienie procesu wymiany dokumentów finansowych, a także poprawę kontroli nad rozliczeniami podatkowymi i dokumentacją księgową. Najważniejsze, z perspektywy przedsiębiorców, korzyści z wprowadzenia systemu ksef to:  

• Skrócenie czasu rozliczenia i zwrotu podatku VAT do 40 dni (zamiast 60 dni)  
• Zniesienie obowiązku prowadzenia dokumentacji sprzedaży w formie fizycznej, a co za tym idzie ograniczenie zużycia papieru i oszczędność miejsca potrzebnego na przechowywanie dokumentacji  
• Łatwiejsze rozliczenia i uproszczenie wystawiania faktur korygujących  
• Wyeliminowanie konieczności generowania i wysyłania na żądanie pliku JPK dla faktur  

Wprowadzenie uporządkowanych standardów KSeF to także zwiększenie przejrzystości i efektywności procesu obsługi faktur oraz ograniczenie możliwości popełniania błędów w rozliczeniach podatkowych. Czy to oznacza, że papierowe faktury znikną, a obowiązywał będzie jedynie obieg dokumentów księgowych? Na pewno nie od razu, ale może warto rozważyć taką perspektywę? 

Być może wejście w życie obowiązkowego ksef i niezbędne zmiany w dokumentach sprzedażowych warto również wykorzystać jako okazję do ograniczenia lub rezygnacji z papierowych form faktur w hotelu? Z oprogramowaniem Betasi wdrożenie cyfrowych e-faktur jako standardu rozliczeń dla wszystkich klientów i kontrahentów jest szybkie i efektywne.