Jak wybrać program hotelowy? Sprawdź 8 cech najlepszych rozwiązań

Profesjonalny program hotelowy i automatyzacja hotelowa są współcześnie niezbędnymi elementem zapewnienia prawidłowego funkcjonowania obiektów. Program hotelowy dostosowany do obiektu może nie tylko uchronić nas od potencjalnych problemów, ale przede wszystkim w znacznym stopniu ułatwić codzienną obsługę i zarządzanie nowoczesnym hotelem. Stając przed decyzją, jakie wybrać oprogramowanie hotelowe, musimy przeanalizować kilka istotnych aspektów funkcjonowania naszego obiektu.

1. Narzędzia do zarządzania hotelem

Recepcja hotelowa, rezerwacje internetowe, sprzedaż, konferencje, SPA, gastronomia, housekeeping to tylko niektóre aspekty funkcjonowania hotelu. Profesjonalne oprogramowanie powinno integrować działanie wszystkich tych aspektów. Dobrze, jeżeli poszczególne moduły można rozbudowywać w zależności od potrzeb danego hotelu, tak aby zapewnić komplementarny do wymagań system hotelu. Z drugiej strony, wszystkie zarządzane działy powinny być ze sobą zintegrowane w sposób, który zapewni przepływ informacji i pozwoli na ich obsługę z każdego komputera w naszej sieci w zakresie posiadanych uprawnień użytkownika. Dostęp poprzez aplikacje mobilne jest ułatwieniem pracy dla działów związanych z gastronomią i housekeepingiem. W znaczny sposób usprawnia i automatyzuje pracę personelu.

2. Obsługa recepcji i system rezerwacji

Rozbudowany moduł recepcyjny i rezerwacyjny to podstawa działania hotelu - pozwala na zarządzanie rezerwacjami i widok na dostępność pokoi. Możliwość prostego i nie zajmującego dużo czasu zameldowania jest kluczowa z punktu widzenia gościa hotelowego. Jeśli uda nam się to zrobić szybko i bezproblemowo, możemy być pewni co do pozytywnych odczuć odwiedzających wobec obsługi. Na uwadze musimy mieć możliwość rezerwacji poprzez zewnętrze systemy internetowe (synchronizacja z ota i channel managery) i pełną automatyzację oraz wymianę danych w czasie rzeczywistym. Sam silnik rezerwacji na stronie internetowej tzw. system booking engine naszego obiektu powinien być przyjazny użytkownikowi. Szybkie i łatwe w obsłudze narzędzie pozytywnie wpływa na ilość rezerwacji pokoi hotelowych. Dobrze również aby moduł rezerwacji internetowych powiązany był bezpośrednio z systemem PMS i uwzględniał zmiany cen w programie hotelowym.

3. Program dla hotelu - kontrola magazynów i gastronomia

Sprawne funkcjonowanie zaplecza kuchenno-magazynowego i wyjątkowa oferta gastronomiczna to kolejne kwestie, które mają zdecydowany wpływ na doświadczenie gości hotelowych i ich pozytywny odbiór obiektu. Gastronomia to również jeden z bardziej skomplikowanych aspektów działania hotelu. Wiąże się on nie tylko z działalnością restauracji ale uwzględnia również zarządzanie kuchnią i magazynami towarów. Możliwość ewidencji zestawów posiłków, diety, ustawienia jadłospisów wraz z wyliczaniem wartości odżywczej posiłków to tylko niektóre funkcje oferowane przez nowoczesne oprogramowanie hotelowe. Moduły odpowiedzialne za obsługę hotelowych magazynów mogą działać niezależnie lub też być ściśle powiązane z modułami żywienia, sprzedaży na recepcji, restauracji, barach i innych punktach sprzedaży.

4. Oprogramowanie do zarządzania hotelem - wskaźniki hotelowe, analizy i raporty

Monitoring, raportowanie i analizy istotne są z punktu widzenia kadry managerskiej i właścicieli hotelu. Kluczem do sprawnego zarzadzania jest synchronizacja danych z różnych departamentów. Funkcje systemów hotelowych powinny umożliwiać tworzenie dowolnych raportów, ich drukowanie, eksportowanie do formatu plików biurowych (arkusze kalkulacyjne, edytory tekstów) czy danych pozwalających na import do innych systemów zarządzania. Monitorowanie bieżącej sytuacji obiektu oraz sprawna ewidencja kosztów i przychodów pozwalają na efektywną analizę różnych obszarów działalności i optymalizację zysków. Funkcjonalność programu hotelowego może również umożliwiać zmiany cen w programie hotelowym

5. Program hotelowy - łatwość użytkowania systemu i jego intuicyjność

Mnogość modułów i funkcjonalności może budzić obawy, że oprogramowanie oferowane na rynku jest skomplikowane w obsłudze. Warto jednak wiedzieć, że obecnie producenci zwracają szczególnie dużą uwagę na zapewnienie użytkownikom przyjaznego interfejsu i łatwości korzystania z poszczególnych modułów i funkcji. Łatwość pracy w systemie ma też znaczenie w sytuacji częstej rotacji personelu hotelowego, kiedy szczególnie istotne jest to, by wdrożenie nowej osoby mogło przebiec jak najszybciej. Jeśli system zapewnia czytelny interfejs i intuicyjną obsługę to pozwala by w znacznym stopniu ograniczyć czas potrzebny na szkolenie nowego pracownika. Pomocnym rozwiązaniem może być również mobilna aplikacja hotelowa.

6. Oprogramowanie hotelowe - gwarancja bezpieczeństwa danych

Pracując z obszernymi bazami danych klientów hotelu, musimy przede wszystkim zadbać o kwestie właściwego ich pozyskiwania i przechowywania – tak aby działania te były zgodne z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Skuteczny system hotelowy powinien być zaprojektowany w taki sposób, aby uwzględniać zmiany w przepisach i na bieżąco je wprowadzać. Dużo zależy tutaj od dostawcy rozwiązania, który musi na bieżąco monitorować sytuację prawną i wprowadzać aktualizacje. Bezpieczeństwo to również system autoryzowania dostępu do programu oraz do serwera baz danych, zarządzanie poziomami uprawnień dla użytkowników i administratorów. Dane w bazie powinny być zaszyfrowane zgodnie z obowiązującymi standardami.

7. Dostawca oprogramowania - wsparcie i dostępność pomocy

Kiedy myślimy systemie hotelowym, to przez wsparcie powinniśmy rozumieć nie tylko pomoc przy wdrożeniu programu, ale również serwisową pomoc posprzedażową. To ważne, aby przypadku wystąpienia błędów w kluczowych momentach obsługi gości hotelowych, dostawca gwarantował dostępność suportu – wiemy doskonale, że szybkość reakcji jest w takich sytuacjach priorytetowa. Żaden obiekt nie chce narażać się na niedogodności i marnowanie czasu przy recepcji, kiedy Goście nastawieni są na wypoczynek i relaks.

Odpowiednia pomoc i wsparcie zapewnić mogą jedynie renomowane firmy z doświadczeniem na rynku, posiadające rozbudowaną ofertę wsparcia posprzedażowego. Na ogół zakres usług serwisowych i czas reakcji na zgłoszenie można zdefiniować indywidualnie w umowie licencyjnej.

8. Sprawdzony program hotelowy - rekomendacje innych użytkowników

Przed ostateczną decyzją i odpowiedzią na pytanie, jakie wybrać oprogramowanie hotelowe warto zasięgnąć również opinii jego użytkowników. Rozważając zakup programu hotelowego dobrze zweryfikować dostawcę systemu i jego pozycję na branżowym rynku. Jeśli wielu ważnych graczy na rynku hotelarskim zdecydowało się na implementację jakiegoś rozwiązania w swoich obiektach, to zdecydowanie może to być ważnym znakiem jakości dla danego systemu.

Jednocześnie dobrze być świadomym, że wybór niewłaściwego oprogramowania może generować spore straty, związane z często wysokimi kosztami wprowadzenia i migracji do nowego systemu.

Na ogół lepszym rozwiązaniem okazuje się zakup kompleksowego oprogramowania do zarządzania hotelem, który opłaca się bardziej niż wybór mniejszych systemów, obsługujących tylko wybrane obszary działalności hotelu. Rozwiązania od różnych dostawców często uniemożliwiają skuteczny przepływ danych między poszczególnymi departamentami – a ich integracja bywa niemożliwa lub kosztowna.

Warto potraktować wybór programu do obsługi hotelu jako kluczową dla obiektu inwestycję - najniższa cena programu hotelowego raczej nie powinna być jedynym czynnikiem motywującym zakup programu hotelowego. Najważniejsze jest to by dopasować funkcjonalność programu hotelowego do potrzeb naszego obiektu i specyfiki pracy. system rezerwacji