wróć do listy
System hotelowy

Ile kosztuje oprogramowanie dla hotelu?

Data dodania:
2 min.

Wojciech Januszek

New Business Manager

Zakup oprogramowania dla hotelu to proces, który wymaga rzetelnej analizy. Kluczowe jest zrozumienie specyficznych potrzeb obiektu, dokładne porównanie dostępnych opcji pod kątem funkcjonalności i kosztów, a także uwzględnienie wymogów prawnych i technologicznych.

Inwestycja w odpowiedni system PMS może przynieść znaczące korzyści w postaci zwiększenia efektywności operacyjnej, poprawy jakości obsługi gości oraz wzrostu rentowności hotelu. Warto podejść do tematu z perspektywy inwestycji, a nie tylko kosztów i skrupulatnie przeanalizować wszystkie wydatki, które już ponosimy np. opłacając dostęp do kilku różnych programów dedykowanym małym wycinkom działalności czy ponosząc koszty ręcznych, czasochłonnych działań personelu (a które można zautomatyzować czy usprawnić)

Oprogramowanie dla horeca - przegląd kosztów związanych z zakupem 

Dobry system hotelowy to dziś podstawa sprawnego funkcjonowania obiektu i ogromne wsparcie jeśli chodzi o zarządzanie hotelem. Ile kosztuje oprogramowanie? Jak zwykle - to zależy. Cena, która musimy zapłacić za program hotelowy może się znacznie różnić w zależności od wielu czynników, takich jak:

  • rozmiar obiektu, liczba pokoi i oferowanych usług, 
  • zakres potrzebnych funkcjonalności, liczba modułów systemu,
  • liczba użytkowników i urządzeń (komputerów, urządzeń itd.), 
  • model cenowy dostawcy oraz sposób licencjonowania (np. opłata jednorazowa vs. subskrypcja). 

Poniżej przedstawiamy poglądowy przegląd potencjalnych kosztów związanych z zakupem i eksploatacją systemu zarządzania nieruchomościami (PMS) dla hotelu.

1. Opłata wstępna – umowa licencja

Niektóre systemy PMS wymagają opłaty wstępnej lub zakupu licencji. Jej cena może wynosić od kilku tysięcy do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych, w zależności od skomplikowania systemu i liczby pokoi lub funkcjonalności, które chcesz wdrożyć. Większy zakres obsługi obiektu czy dostępnych funkcji zazwyczaj przekłada się na większą opłatę. Ta opłata wstępna często obejmuje oprogramowanie hotelowe plus podstawową konfigurację systemu i szkolenie personelu.

2. Opłaty miesięczne - subskrypcja

Wiele nowoczesnych rozwiązań PMS opiera się na modelu subskrypcyjnym (PayAsYouGo), gdzie hotel płaci miesięczną lub roczną opłatę za korzystanie z oprogramowania. Opłaty te mogą wynosić od kilkuset do kilku tysięcy złotych miesięcznie i zazwyczaj są skalowane w zależności od liczby pokoi lub modułów funkcjonalnych, które są wykorzystywane. Model subskrypcyjny często obejmuje wsparcie techniczne, aktualizacje oprogramowania i czasem hosting w chmurze.

3. Dodatkowe moduły i integracje z zewnętrznymi systemami

Cena może wzrosnąć, jeśli potrzebujesz dodatkowych modułów specjalistycznych np. zarządzanie spa, restauracjami, salami konferencyjnymi lub integracji z innymi systemami np. systemami księgowymi, kanałami dystrybucji online, systemami zarządzania relacjami z klientami. Każda z tych dodatkowych funkcjonalności może generować dodatkowe koszty, zarówno jednorazowe (wykonanie integracji), jak i cykliczne (utrzymanie integracji) . Ich wysokość uzależniona jest od ilości udostępnianych danych czy stopnia skomplikowania API i może wynosić od kilkuset do kilku tysięcy złotych.

4. Koszt instalacji oprogramowania i szkolenia personelu

Koszt instalacji oprogramowania to na ogół jednorazowa opłata dotycząca wszystkich prac związanych z uruchomieniem systemu. Instalacja oprogramowania wymaga też zazwyczaj konfiguracji dodatkowych urządzeń takich jak serwery, terminale, drukarki itp., dobrze upewnić się, że prace te zostały uwzględnione w wycenie.  Wdrożenie nowego systemu często wymaga przeszkolenia personelu i dostosowania istniejących procesów pracy. Te koszty mogą się różnić w zależności od dostawcy i zakresu wymaganych prac, m.in. istotna jest tu liczba departamentów hotelu i pracowników, przekładające się na czas pracy specjalistów. Bieżące wsparcie techniczne jest jednak kluczowe dla płynnego przejścia na nowe rozwiązanie i minimalizacji zakłóceń w działalności hotelu.

5. Utrzymanie i wsparcie

Wsparcie techniczne i aktualizacje mogą stanowić oddzielny koszt oprogramowania hotelowego, szczególnie w modelach licencyjnych. Często usługi te wliczone są w opłatę subskrypcyjną,  warto jednak zwrócić uwagę na to, co dokładnie jest zawarte w umowie serwisowej:

  • jakie są godziny pracy helpdesku i dostępność wsparcia - czy helpdesk obsługują osoby z odpowiednim stażem, które potrafią rozwiązać dany problem i np. często biorą one udział we wdrożeniu systemu, a tym samym znają realia pracy personelu
  • czy aktualizacje systemu dostępne i wdrażane są bezpłatnie, czy zawierają zmiany dotyczące przepisów obowiązujących w Polsce - a tym samym są w stanie zapewnić poprawne funkcjonowanie hotelu nawet w przypadku zmian, które należy wprowadzić niezwłocznie, 
  • jaka jest polityka producenta w zakresie rozwoju systemu (wdrażania własnych rozwiązań popartych doświadczeniem i wieloma instalacjami) oraz uwzględniania sugestii klientów.

Podsumowanie

Reasumując - koszt oprogramowania dla hotelu może wahać się od kilkuset złotych miesięcznie za podstawowe systemy pudełkowe, do kilkudziesięciu tysięcy złotych za zaawansowane systemy z licznymi integracjami i funkcjonalnościami. Kluczowe jest zrozumienie własnych potrzeb i dokładne zbadanie ofert różnych dostawców, które pozwala znaleźć rozwiązanie oferujące najlepszy stosunek ceny do wartości. Porównując programy dla hoteli warto dobrze przyjrzeć się nie tylko cenie, ale i konkretnym możliwościom i funkcjom, dzięki którym wybrany rodzaj oprogramowania faktycznie wesprze zarządzanie hotelem i pozwoli usprawnić prace personelu.

Cena oprogramowania PremiumHotel jest indywidualnie dostosowana do potrzeb i wielkości hotelu. Koszt zależy między innymi od konfiguracji wybranych modułów i funkcji. Wdrażanie obejmuje konfigurację systemu i szkolenie personelu, a abonament uwzględnia korzystanie z oprogramowania, wsparcie techniczne oraz dostęp do aktualizacji i ich wdrożenie. Dokładną wycenę, dostosowaną do specyfiki Państwa hotelu, możemy przedstawić bazując na zrozumieniu sytuacji, potrzeb i oczekiwań - zapraszamy do omówienia ich w ramach bezpłatnej konsultacji.

Cały rok gościnności

Zaplanuj go z Kalendarzem Hotelarza 2024

Dołącz do newsletteru Nowoczesny Manager Hotelu. Śledź trendy, rozwijaj wiedzę i odbierz dostęp do praktycznego kompendium wydarzeń, porad i pomysłów na promocję hotelu!

Przesuń aby zapisać
newsletter - nowoczesny Manager Hotelu
Spodobał Ci się ten artykuł?
Autor wpisu
Wojciech Januszek

New Business Manager

Od niemal 15 lat wspiera hotelarzy w efektywnym zarządzaniu i optymalizacji funkcjonowania obiektów poprzez kompleksowe rozwiązania informatyczne dedykowane branży HoReCa. Aktywnie uczestniczy w uruchamianiu oprogramowania w nowych hotelach, wspomaga projektowanie procesów wdrożenia oprogramowania w działających obiektach i skutecznie doradza przy wyborze indywidualnych rozwiązań dla Klienta. Zawsze gotów by wesprzeć doświadczeniem i wybrać najlepsze możliwości technologiczne dla konkretnego projektu.
 

Dodaj komentarz
Przesuń w prawo aby wysłać
Preferencje plików cookie
Szanowni Państwo, nasz serwis stosuje pliki Cookies aby zapewnić jego prawidłowe działanie. Możecie określić warunki przechowywania lub dostępu do plików Cookies klikając przycisk Ustawienia. Zalecamy zapoznanie się z Polityką prywatności i plików Cookies.
Preferencje plików cookie
Wykorzystanie plików cookie

Szanowni Państwo, nasz serwis stosuje pliki Cookies aby zapewnić jego prawidłowe działanie. Możecie określić warunki przechowywania lub dostępu do plików Cookies. Zalecamy zapoznanie się z Polityką prywatności i plików Cookies.

Więcej informacji

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących naszej polityki dotyczącej plików cookie prosimy o kontakt.