Data dodania:
5 min.
Wojciech Januszek
New Business Manager
Dlaczego to HMS, nie PMS wyznacza nowy standard zarządzania? Hotel Management Suite to więcej niż program PMS - to system operacyjny hotelu, w którym całe zarządzanie i kontrolę wszystkich operacji masz w jednym miejscu.
Współczesne hotele, zwłaszcza te działające w sektorze resortów i SPA, stają na co dzień przed wyjątkowymi wyzwaniami związanymi z zarządzaniem operacjami, personalizacją obsługi gości oraz kontrolą kosztów. Tradycyjne metody i systemy zarządzania często nie nadążają za dynamicznymi zmianami rynku i rosnącymi oczekiwaniami gości. W obliczu coraz większej konkurencji potrzeba nowoczesnych rozwiązań, które nie tylko ułatwią codzienną pracę, ale również pozwolą maksymalizować przychody i podnosić jakość usług.
Czym jest Hotel Management Suite (HMS)?
System HMS czyli Hotel Management Suite (nazywany również Hotel Management System, Hotel Management Solution czy Hotel Management Software), to zestaw narzędzi, które tworzą kompletne rozwiązanie do zarządzania wszystkimi operacjami hotelu. HMS integruje w sobie moduły odpowiedzialne za recepcję, gastronomię, spa, zarządzanie personelem, finanse i wiele innych kluczowych obszarów działalności. Dzięki swojej wszechstronności, HMS działa jak system operacyjny hotelu, centralizując i automatyzując zadania, które zwykle były rozproszone pomiędzy różne systemy.
HMS jest odpowiedzią na wyzwania nowoczesnego hotelarstwa. Zintegrowane oprogramowanie działa jako centralny system z jednym źródłem danych, z których mogą korzystać wszyscy pracownicy i goście hotelu. HMS zapewnia kompleksową kontrolę nad przepływem informacji niezbędnych do zarządzania nawet najbardziej skomplikowanym procesem obsługi klientów i gości. Od pierwszego kontaktu i przygotowanie oferty, poprzez obsługę w kilkunastu departamentach, aż po narzędzia analityczne i zarządzające lojalnością. Możliwości HMS znacznie wykraczają poza standardowy system PMS, dzięki czemu system może zastąpić nawet kilkanaście innych narzędzi informatycznych. Wspólne, natychmiast dostępne dla wszystkich uprawnionych dane z całego spektrum działalności hotelu pozwalają przenieść zarządzanie na wyższy poziom.
Marcin Gródek
Prezes Betasi
Kluczowe cechy i wyróżniki HMS
HMS to więcej niż tylko program – to spójny ekosystem, który porządkuje i spaja każdy aspekt operacji hotelowych. Dzięki pełnej integracji zarządzania w kluczowych departamentach, hotelarze mają nie tylko lepszy wgląd w działanie obiektu, ale mogą także automatyzować wiele procesów, które do tej pory wymagały ręcznego zarządzania. System jest elastyczny i skalowalny, co oznacza, że może być dostosowany zarówno do potrzeb dużych resortów, hoteli spa & wellness czy hoteli konferencyjnych. Hotel Management Suite pozwala także na zarządzanie multiproperty, dzięki czemu jest najlepszym wyborem dla hoteli wieloobiektowych i grup hotelowych. Dzięki zaawansowanym funkcjom raportowania i analizy, HMS wspiera podejmowanie decyzji opartych na realnych danych, co przekłada się na lepsze wyniki finansowe.
Czym jest Property Management System (PMS)?
Aby dobrze zrozumieć różnice między systemami, wróćmy na chwilę do definicji PMS. Property Management System to oprogramowanie, które koncentruje się głównie na zarządzaniu rezerwacjami i pokojami w hotelu. PMS jest podstawowym narzędziem, które automatyzuje zadania takie jak check-in/check-out, przydział pokoi oraz rozliczenia z gośćmi. Jest to system, który ułatwia codzienną obsługę obiektu, ale nie oferuje szerokiego wachlarza funkcji, które są niezbędne w bardziej złożonych operacjach i raportowaniu zarządczym.
Najważniejsze cechy PMS
PMS koncentruje się na uproszczeniu podstawowych procesów operacyjnych. System ten zazwyczaj integruje się z narzędziami do zarządzania gastronomią, revenue czy marketingiem, ale jego głównym celem jest obsługa rezerwacji i zarządzanie pokojami. Jest to przydatne narzędzie dla małych i średnich hoteli, które potrzebują wsparcia w codziennych operacjach, ale brakuje mu zaawansowanych funkcji i integracji danych niezbędnych do kompleksowego zarządzania dużymi obiektami resortowymi czy spa.
Jaka jest różnica między HMS a PMS?
Chociaż HMS i PMS bywają potocznie używane jako synonimy systemu zarządzania hotelem, to różnica między nimi jest znacząca. PMS skupia się na uproszczeniu zarządzania rezerwacjami i podstawowymi operacjami hotelowymi, natomiast HMS oferuje pełne spektrum narzędzi do zarządzania całym hotelem. HMS nie tylko integruje funkcje PMS, ale także rozszerza je o zarządzanie gastronomią, spa, działem konferencyjnym, revenue oraz funkcje obsługi Gości takie jak booking engine czy aplikacja hotelowa. Synchronizacja wszystkich obszarów pracy w jednym narzędziu pozwala na pełną kontrolę nad każdym aspektem hotelu. W skrócie, HMS to kompleksowe rozwiązanie, które przenosi operacje hotelowe na nowy poziom efektywności i spójności.
Porównanie systemów PMS i HMS
| Obszar | PMS | HMS |
|---|---|---|
| Zakres zarządzania | Skupia się głównie na zarządzaniu rezerwacjami, pokojami, check-in/check-out oraz rozliczeniami gości. | Integruje zarządzanie wszystkimi operacjami hotelowymi, w tym recepcją, gastronomią, SPA, zarządzaniem personelem i finansami, co umożliwia kompleksową kontrolę nad całym obiektem. |
| Zarządzanie przychodami | Ograniczone możliwości zarządzania przychodami, głównie dotyczące rezerwacji i podstawowej polityki cenowej. | Zaawansowane narzędzia do zarządzania przychodami z różnych źródeł (np. SPA, gastronomia, wydarzenia) i dynamiczna polityka cenowa, dostosowująca się do popytu, sezonowości oraz preferencji gości. |
| Personalizacja i dane gości | Dane gości są często rozproszone w różnych systemach, co utrudnia ich pełną personalizację i analizę. | Centralizacja danych gości w jednym miejscu umożliwia pełny wgląd w preferencje i historię pobytów, co wspiera personalizację usług i budowanie lojalności. |
| Integracja operacyjna | Brak pełnej integracji operacyjnej, PMS działa głównie jako samodzielny system zarządzania pokojami. | Wszystkie hotelowe operacje obsługiwane w jednym systemie usprawniają zarządzanie i wymianę informacji pomiędzy różnymi departamentami. Spójny system eliminuje błędy komunikacyjne i zapewniaja spójność działań. |
| Skalowalność i elastyczność | Ograniczona skalowalność i funkcjonalność, dedykowana głównie dla małych i średnich obiektów hotelowych. | Wysoka skalowalność i możliwość dostosowania do potrzeb różnych typów obiektów – od butikowych hoteli SPA&Wellness po duże resorty i wieloobiektowe kompleksy hotelowe. |
Główne cechy systemów zarządzania hotelem HMS
Hotel Management Suite to znacznie więcej niż tylko narzędzie do zarządzania rezerwacjami czy obsługą gości – to kompleksowy system, który rewolucjonizuje sposób, w jaki hotele zarządzają swoimi operacjami. Dzięki szerokiej gamie zintegrowanych funkcji, HMS pozwala na pełną kontrolę nad wszystkimi aspektami działalności hotelu, co jest kluczowe dla resortów i obiektów spa & wellness. Poniżej przedstawiamy najważniejsze cechy, które wyróżniają HMS na tle tradycyjnych systemów i czynią go nieocenionym narzędziem w nowoczesnym hotelarstwie:
- Zarządzanie operacjami w czasie rzeczywistym
HMS umożliwia bieżące monitorowanie działań we wszystkich działach hotelu, pozwalając na szybkie reagowanie na zmiany, eliminację błędów i optymalizację procesów. Dzięki temu każdy departament – od recepcji po spa – działa w ramach jednego źródła danych, co przekłada się na płynne funkcjonowanie całego obiektu. - Centralizacja danych gości
Jednym z największych atutów HMS jest możliwość gromadzenia i zarządzania danymi gości w jednym miejscu. System zbiera wszystkie informacje o preferencjach, historii pobytów, zakupach i opiniach gości, co umożliwia hotelarzom lepsze zrozumienie potrzeb klientów i dostosowanie usług w sposób, który zwiększa satysfakcję i lojalność gości. - Pełna kontrola nad finansami
HMS nie tylko automatyzuje podstawowe operacje finansowe, ale także dostarcza zaawansowane narzędzia do raportowania i analizy danych. Dzięki temu hotelarze mogą na bieżąco śledzić przychody, kontrolować koszty operacyjne i identyfikować obszary wymagające optymalizacji, co przekłada się na lepsze zarządzanie budżetem i poprawę wyników finansowych. - Spójna komunikacja wewnętrzna
Skuteczna komunikacja między działami hotelu jest kluczem do sprawnego zarządzania. HMS integruje wszystkie kanały komunikacji w jednym systemie, co redukuje błędy, usprawnia przepływ informacji i zapewnia jednolity standard obsługi na każdym etapie kontaktu z gościem. Dzięki temu działania takie jak zarządzanie rezerwacjami, zadaniami housekeeping czy obsługą spa stają się bardziej efektywne i spójne. - Skalowalność i dostosowanie funkcji
Każdy hotel ma swoją specyfikę i różne potrzeby operacyjne. HMS oferuje możliwość dostosowania systemu do unikalnych wymagań każdego obiektu, niezależnie od jego wielkości i typu oferowanych usług. Od kameralnych butikowych hoteli po duże kompleksy resortowe – HMS wspiera rozwój i elastycznie dopasowuje się do zmian w działalności hotelu.
Wszystko to czyni HMS nie tylko wszechstronnym narzędziem do zarządzania, ale także fundamentem nowoczesnego hotelarstwa, który umożliwia obiektom dostosowanie się do zmieniających się potrzeb rynku i oczekiwań gości.
Korzyści z wykorzystania Hotel Management Suite w zarządzaniu
Wdrożenie HMS to inwestycja, która szybko przynosi wymierne korzyści. Automatyzacja procesów zmniejsza koszty operacyjne, a centralizacja danych pozwala na lepsze zarządzanie zasobami i świadome podejmowanie decyzji biznesowych w oparciu o dane.
HMS pomaga hotelom zwiększyć przychody poprzez lepsze zarządzanie cenami, dynamiczną personalizację ofert i skuteczniejsze działania marketingowe. Dodatkowo, poprawa efektywności operacyjnej i lepsza komunikacja wewnętrzna przekładają się na zadowolenie Gości i pozytywne opinie, które są kluczowe dla budowania długotrwałych relacji z klientami.
Jakie rozwiązania tworzą system HMS?
Betasi HMS to zestaw narzędzi, które razem tworzą kompletne rozwiązanie i współpracują, aby zapewnić pełne zarządzanie operacjami hotelowymi, umożliwiając sprawne i zintegrowane funkcjonowanie wszystkich działów. Kompleksowy ekosystem rozwiązań obejmuje komplet niezbędnych funkcji i możliwości, obsługiwanych w jednej zintegrowanej platformie:
- PremiumHotel - system operacyjny będący sercem hotelu, łączy działanie wszystkich departamentów oraz gromadzi wszystkie informacje o obiekcie i jego Gościach. Centrum dowodzenia w którym obsługiwane są najważniejsze dla hotelu działania operacyjne i zarządcze. Elastyczny modułowy system obejmujący kluczowe obszary działalności hotelu.
- PremiumStay - aplikacja hotelowa dedykowana Gościom i ich potrzebom. Obejmuje system rezerwacji bezpośrednich dla hotelu (tzw. booking engine) oraz pakiet mobilnych rozwiązań do zarządzania rezerwacjami i funkcji przydatnych podczas pobytu.
- Aplikacje dodatkowe obsługujące: ekrany dotykowe POS, system wyświetlaczy KDS, interaktywny kiosk dla Gości, telewizję hotelową.
- Integracje zewnętrzne umożliwiające włączenie do do systemu operatorów rezerwacji, OTA, księgowości czy dostawców automatyki i zamków hotelowych.
Cena HMS dla hotelu
Koszt wdrożenia HMS zależy od wielkości hotelu, liczby modułów i stopnia integracji z istniejącymi systemami. Chociaż inwestycja może wydawać się znacząca, zwraca się szybko dzięki redukcji liczby dostawców i kosztów ponoszonych na systemy dodatkowe oraz ich utrzymanie, optymalizacji działań operacyjnych i wzrostowi przychodów.
Warto pamiętać, że wykorzystanie z HMS to nie tylko oszczędność, ale także przewaga konkurencyjna na dynamicznie zmieniającym się rynku hotelarskim, budowana w oparciu o nowoczesną obsługę Gości. Wykorzystanie mobilnych rozwiązań umożliwienia przekazanie im kontroli nad pobytem, pozwalając na samodzielne zarządzanie rezerwacjami i usługami z poziomu smartfonu, które doceniają szczególnie młodsze pokolenia podróżujących.
Podsumowanie
Hotel Management Suite (HMS) to zintegrowane rozwiązanie, które odpowiada na potrzeby nowoczesnych hoteli, szczególnie tych działających w sektorze resortów i SPA&Wellness. Dzięki centralizacji wszystkich operacji, automatyzacji procesów i zaawansowanym narzędziom analitycznym, HMS umożliwia lepsze zarządzanie, zwiększa efektywność i przyczynia się do poprawy wyników finansowych. Dla hotelarzy, którzy chcą usprawnić swoje działania i wyprzedzić konkurencję, inwestycja w HMS jest pierwszym krokiem w stronę wykorzystania możliwości technologii.
Porozmawiajmy o współpracy
Chętnie odpowiemy na pytania i omówimy możliwości wykorzystania systemu HMS, dopasowane do specyfiki Twojego hotelu!
