Elektroniczna karta meldunkowa. Jak wykorzystać podpis elektroniczny w obsłudze Gości hotelu?

Sprawdzają się przede wszystkim w pracach administracyjnych, przyspieszaniu powtarzalnych i czasochłonnych procedur czy obsłudze i przechowywaniu dokumentacji. Wykorzystanie systemów informatycznych jest również skutecznym sposobem budowania wizerunku nowoczesnego hotelu.

Elektroniczne dokumenty hotelarskie to szybsza obsługa pobytów, usprawnienie pracy recepcji i sprawne zarządzanie dokumentacją. Program hotelowy wykorzystujący podpis cyfrowy znacznie ułatwia meldowanie gości hotelowych czy pozyskiwanie zgód na komunikację marketingową.

Elektroniczna karta meldunkowa (EKM) - szybkie i bezpieczne meldowanie gości hotelowych zgodne z wymogami RODO

Najczęściej to recepcja hotelowa jest miejscem, w którym rozpoczyna się proces rezerwacji i meldowanie Gości hotelowych (i przetwarzania ich danych osobowych). To tutaj klienci hotelu mogą dowiedzieć się, w jaki sposób będą przetwarzane ich dane osobowe, zapoznać się i zaakceptować treści poszczególnych zgód. Wykorzystanie cyfrowej dokumentacji pozwala skrócić czas meldowania w hotelu i gwarantując poufność danych czyni go bardziej bezpiecznym dla gościa. Nie ma potrzeby drukowania karty meldunkowej, a wszystkie przekazane dane dotyczące meldunku natychmiast aktualizują się w programie.

Elektroniczna Karta Meldunkowa (skrót EKM) skraca czas potrzebny do zameldowania Gości, eliminując tradycyjne procedury i papierowe formularze. Dzięki temu obsługa staje się bardziej efektywna i komfortowa zarówno dla Gości, jak i personelu hotelowego.

Jak to działa w praktyce?

1. Kiedy Gość pojawia się w recepcji hotelowej, obsługa odnajduje jego rezerwację w programie PremiumHotel. Następnie jednym kliknięciem przesyła kartę meldunkową na tablet w recepcji.
2. Na urządzeniu mobilnym Gość sprawdza poprawność swoich danych i podpisuje się cyfrowo. Na tablecie może również zaakceptować niezbędne zgody takie jak: polityka przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO, regulamin hotelu czy zgody marketingowe.
3. Swoją akceptacje potwierdzają złożeniem odręcznego podpisu na tablecie. Podpis taki wyróżnia się posiadaniem biometryczno-grafologicznych informacji, które pozwalają na identyfikację jego autentyczności.

Zgody stanowią cenny kapitał, który pozwala budować trwałe relacje z klientami nawet po zakończeniu ich pobytu w obiekcie. Dzięki nim możesz informować ich o promocjach, nowościach i zachęcać Gości do powrotu, co zwiększa szanse na ponowną wizytę i zakup dodatkowych usług, korzystnie wpływając na Twoje dochody.

Wojciech Sporek, Kierownik Działu Wsparcia i Marketingu

Goście hotelowi również odnoszą korzyści z elektronicznej Karty Meldunkowej, ponieważ mogą:

• Szybko wprowadzić niezbędne dane i zameldować się w obiekcie
• Poznać przejrzysty sposób przetwarzania danych osobowych
• Uniknąć wypełniania tradycyjnych formularzy i sprawnie odebrać klucze do pokoju

Dzięki elektronicznej karcie meldunkowej, nie tylko zapewnisz szybszą obsługę gości, ale także stworzysz solidne podstawy do zwiększenia ich satysfakcji i skutecznych działań marketingowych. To narzędzie nie tylko przyspiesza proces meldowania, ale także wpływa korzystnie na ogólne doświadczenie gości, co może znacząco wpłynąć na ich opinie online.

Elektroniczna karta meldunkowa i podpisywanie dokumentów w hotelu - gdzie się sprawdzi?

Podpis elektroniczny w hotelu przydaje się nie tylko jako moduł recepcji hotelowej - warto wykorzystać go również przy innych okazjach. Cyfrowy podpis z powodzeniem sprawdzi się m.in. w SPA na przykład przy wypełnianiu kwestionariuszy zabiegowych i potwierdzaniu niezbędnych oświadczeń czy zgód.

Ponadto przypadku obiektów posiadających gabinety lekarskie i zabiegowe obowiązkowe jest prowadzenie dokumentacji medycznej. Wizyty w gabinetach lekarskich i zabiegi są często planowane, co do minuty, dlatego ważne jest, aby Gość mógł dopełnić wszystkich formalności w jak najszybszy sposób. Możliwość złożenie podpisu za pomocą tabletu również w tym przypadku, w znaczny sposób usprawnia pracę.

Również hotelowa restauracja czy bar to miejsca, gdzie taka forma umożliwi uproszczenie obsługi zamówień i płatności. W aplikacji PH mobile goście mogą złożyć podpis na rachunkach bezpośrednio na ekranie smartfonu. W przypadku wątpliwości co do rozliczenia, przechowywane w systemie kopie umożliwiają weryfikację ich autentyczności i sprawdzenie obciążeń.

Zobacz video Elektroniczne podpisywanie dokumentów w hotelu | PremiumHotel

https://www.youtube.com/watch?v=blkBZt4rQS4

Jakie korzyści daje elektroniczna karta meldunkowa w branży hotelarskiej?

Podpis kwalifikowany rachunków czy elektroniczna karta meldunkowa pozwalają oszczędzać czas Gości i zasoby hotelu. Cyfrowy obieg dokumentów jest nie tylko szybszy - w porównaniu do obsługą Gości za pomocą formularzy w formie papierowej jest również mniej kosztowny. Pozwala oszczędzać na kosztach druku i przechowywania dokumentów , a tym samym dzięki ograniczeniu zużycia papieru i produkcji CO2 przyczynia się do większej dbałości o środowisko. Wdrożenie systemów zarządzania dokumentacją elektroniczną może okazać się więc ważne dla hoteli ekologicznych.

Elektroniczny obieg dokumentów w hotelu a program hotelowy

Korzystając z tych rozwiązań musimy uwzględniać obowiązujące od 25 maja 2018 roku Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych i jego wymogi prawne. Wskazują one na konieczność zapoznania Gości z treścią informacji o przetwarzaniu jego danych osobowych oraz uzyskania jego potwierdzenia. Hotel powinien także posiadać dokumentację pozyskanej zgody w swoim systemie i mieć do nich ciągły dostęp. Program hotelowy PremiumHotel obsługuje podpis elektroniczny pozwalając na przetwarzanie danych osobowych w bezpieczny sposób, zgodny z RODO.

• Wszystkie komunikaty i zgody, które zostały zaakceptowane przez Gościa, zapisywane są w bazie danych systemu PremiumHotel
• Oświadczenia zostają zarchiwizowane w systemie jako podpisany dokument elektroniczny
• Każda uprawniona osoba z obsługi obiektu ma do nich dostęp

Czym jest karta meldunkowa w hotelu?

Karta meldunkowa to dokument służący do formalnego zarejestrowania pobytu gościa w hotelu. Zawiera podstawowe dane osobowe, takie jak imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer dokumentu tożsamości, datę przyjazdu i planowanego wyjazdu, a często również podpis gościa potwierdzający zapoznanie się z regulaminem obiektu.

W Polsce obowiązek meldunkowy gości hotelowych wynika z przepisów lokalnych – dane są niezbędne zarówno do celów administracyjnych, jak i statystycznych. W dobie cyfryzacji karta meldunkowa coraz częściej przybiera formę elektroniczną, co znacząco usprawnia proces meldowania i obsługi gościa.

Jak wygląda karta meldunkowa w hotelu? Wzór karty pobytu

Tradycyjna karta meldunkowa ma formę papierowego formularza wypełnianego przez gościa ręcznie lub przez recepcjonistę. Zawiera ona:

• dane osobowe (imię, nazwisko, adres, PESEL lub numer paszportu),
• datę przyjazdu i wyjazdu,
• numer pokoju,
• podpis gościa,
• oświadczenia dotyczące akceptacji regulaminu, przetwarzania danych i ewentualnie zgód marketingowych.

W przypadku elektronicznej karty meldunkowej, te same dane wyświetlane są na ekranie tabletu, a gość zatwierdza je cyfrowym podpisem. System automatycznie zapisuje kartę w systemie hotelowym, eliminując konieczność drukowania czy archiwizacji papierowej wersji dokumentu.

Karta meldunkowa vs. RODO

Wprowadzenie elektronicznych kart meldunkowych wiąże się bezpośrednio z przepisami RODO, czyli Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. Hotele, jako administratorzy danych, są zobowiązane do przetwarzania danych gości zgodnie z obowiązującymi przepisami, co obejmuje m.in.:

• zapewnienie przejrzystej informacji o celach przetwarzania danych,
• pozyskanie świadomej zgody na ich przetwarzanie (np. do celów marketingowych),
• możliwość łatwego wycofania zgody przez gościa,
• zabezpieczenie danych przed nieuprawnionym dostępem.

Systemy, takie jak PremiumHotel, ułatwiają spełnienie tych obowiązków – zapewniają zgodność z przepisami, automatyczne przechowywanie zgód oraz kontrolę dostępu do dokumentacji. Elektroniczna karta meldunkowa pozwala hotelarzom działać zgodnie z RODO, a gościom – mieć pełną kontrolę nad swoimi danymi.

Jakie korzyści niesie wdrożenie elektronicznej karty meldunkowej gościom hotelu?

Wdrożenie elektronicznej karty meldunkowej to nie tylko usprawnienie pracy personelu – to również szereg realnych korzyści dla samych gości. Oto najważniejsze z nich:

• Szybsze meldowanie – eliminacja wypełniania papierowych formularzy skraca czas zameldowania i pozwala szybciej przejść do relaksu.
• Wygoda – wszystkie formalności można załatwić z poziomu tabletu lub nawet aplikacji hotelowej.
• Większa przejrzystość – gość ma łatwy wgląd w treść regulaminu i zgód, co buduje zaufanie i poczucie bezpieczeństwa.
• Ochrona danych osobowych – dane są przetwarzane zgodnie z RODO, a dostęp do nich jest odpowiednio zabezpieczony.
• Spójna obsługa – system elektroniczny pozwala uniknąć błędów, np. przy przypisywaniu danych do rezerwacji czy tworzeniu dokumentacji.

Dzięki EKM gość doświadcza nowoczesnej, profesjonalnej obsługi już od pierwszego kontaktu z recepcją, co znacząco wpływa na jego ogólną ocenę pobytu i lojalność wobec marki hotelu.