wróć do listy

Elektroniczna karta meldunkowa. Jak wykorzystać podpis elektroniczny w obsłudze Gości hotelu?

Data dodania:
7 minut

Sebastian Olesiak

Specjalista ds. marketingu

Nowoczesne technologie coraz częściej pomagają hotelarzom w optymalizacji działań.

Sprawdzają się przede wszystkim w pracach administracyjnych, przyspieszaniu powtarzalnych i czasochłonnych procedur czy obsłudze i przechowywaniu dokumentacji. Wykorzystanie systemów informatycznych jest również skutecznym sposobem budowania wizerunku nowoczesnego hotelu.

Elektroniczne dokumenty hotelarskie to szybsza obsługa pobytów, usprawnienie pracy recepcji i sprawne zarządzanie dokumentacją. Program hotelowy wykorzystujący podpis cyfrowy znacznie ułatwia meldowanie gości hotelowych czy pozyskiwanie zgód na komunikację marketingową.

Elektroniczna karta meldunkowa - szybkie i bezpieczne meldowanie gości hotelowych

Najczęściej to recepcja hotelowa jest miejscem, w którym rozpoczyna się proces rezerwacji i meldowanie Gości hotelowych (i przetwarzania ich danych osobowych). To tutaj klienci hotelu mogą dowiedzieć się, w jaki sposób będą przetwarzane ich dane osobowe, zapoznać się i zaakceptować treści poszczególnych zgód. Wykorzystanie cyfrowej dokumentacji pozwala skrócić czas meldowania w hotelu i gwarantując poufność danych czyni go bardziej bezpiecznym dla gościa. Nie ma potrzeby drukowania karty meldunkowej, a wszystkie przekazane dane dotyczące meldunku natychmiast aktualizują się w programie.

Elektroniczna Karta Meldunkowa skraca czas potrzebny do zameldowania Gości, eliminując tradycyjne procedury i papierowe formularze. Dzięki temu obsługa staje się bardziej efektywna i komfortowa zarówno dla Gości, jak i personelu hotelowego.

Jak to działa w praktyce?

  1. Kiedy Gość pojawia się w recepcji hotelowej, obsługa odnajduje jego rezerwację w programie PremiumHotel. Następnie jednym kliknięciem przesyła kartę meldunkową na tablet w recepcji.
  2. Na urządzeniu mobilnym Gość sprawdza poprawność swoich danych i podpisuje się cyfrowo. Na tablecie może również zaakceptować niezbędne zgody takie jak: polityka przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO, regulamin hotelu czy zgody marketingowe.
  3. Swoją akceptacje potwierdzają złożeniem odręcznego podpisu na tablecie. Podpis taki wyróżnia się posiadaniem biometryczno-grafologicznych informacji, które pozwalają na identyfikację jego autentyczności.

Zgody stanowią cenny kapitał, który pozwala budować trwałe relacje z klientami nawet po zakończeniu ich pobytu w obiekcie. Dzięki nim możesz informować ich o promocjach, nowościach i zachęcać Gości do powrotu, co zwiększa szanse na ponowną wizytę i zakup dodatkowych usług, korzystnie wpływając na Twoje dochody.

Wojciech Sporek, Kierownik Działu Wsparcia i Marketingu

Goście hotelowi również odnoszą korzyści z elektronicznej Karty Meldunkowej, ponieważ mogą:

  • Szybko wprowadzić niezbędne dane i zameldować się w obiekcie
  • Poznać przejrzysty sposób przetwarzania danych osobowych
  • Uniknąć wypełniania tradycyjnych formularzy i sprawnie odebrać klucze do pokoju

Dzięki elektronicznej karcie meldunkowej, nie tylko zapewnisz szybszą obsługę gości, ale także stworzysz solidne podstawy do zwiększenia ich satysfakcji i skutecznych działań marketingowych. To narzędzie nie tylko przyspiesza proces meldowania, ale także wpływa korzystnie na ogólne doświadczenie gości, co może znacząco wpłynąć na ich opinie online.

Elektroniczne podpisywanie dokumentów w hotelu - gdzie się sprawdzi?

Podpis elektroniczny w hotelu przydaje się nie tylko jako moduł recepcji hotelowej - warto wykorzystać go również przy innych okazjach. Cyfrowy podpis z powodzeniem sprawdzi się m.in. w SPA na przykład przy wypełnianiu kwestionariuszy zabiegowych i potwierdzaniu niezbędnych oświadczeń czy zgód.

Ponadto przypadku obiektów posiadających gabinety lekarskie i zabiegowe obowiązkowe jest prowadzenie dokumentacji medycznej. Wizyty w gabinetach lekarskich i zabiegi są często planowane, co do minuty, dlatego ważne jest, aby Gość mógł dopełnić wszystkich formalności w jak najszybszy sposób. Możliwość złożenie podpisu za pomocą tabletu również w tym przypadku, w znaczny sposób usprawnia pracę.

Również hotelowa restauracja czy bar to miejsca, gdzie taka forma umożliwi uproszczenie obsługi zamówień i płatności. W aplikacji PH mobile goście mogą złożyć podpis na rachunkach bezpośrednio na ekranie smartfonu. W przypadku wątpliwości co do rozliczenia, przechowywane w systemie kopie umożliwiają weryfikację ich autentyczności i sprawdzenie obciążeń.

Zobacz video Elektroniczne podpisywanie dokumentów w hotelu | PremiumHotel

https://www.youtube.com/watch?v=blkBZt4rQS4

Jakie korzyści daje elektroniczny obieg dokumentów w branży hotelarskiej?

Podpis kwalifikowany rachunków czy elektroniczna karta meldunkowa pozwalają oszczędzać czas Gości i zasoby hotelu. Cyfrowy obieg dokumentów jest nie tylko szybszy - w porównaniu do obsługą Gości za pomocą formularzy w formie papierowej jest również mniej kosztowny. Pozwala oszczędzać na kosztach druku i przechowywania dokumentów , a tym samym dzięki ograniczeniu zużycia papieru i produkcji CO2 przyczynia się do większej dbałości o środowisko. Wdrożenie systemów zarządzania dokumentacją elektroniczną może okazać się więc ważne dla hoteli ekologicznych.

Elektroniczny obieg dokumentów w hotelu a program hotelowy

Korzystając z tych rozwiązań musimy uwzględniać obowiązujące od 25 maja 2018 roku Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych i jego wymogi prawne. Wskazują one na konieczność zapoznania Gości z treścią informacji o przetwarzaniu jego danych osobowych oraz uzyskania jego potwierdzenia. Hotel powinien także posiadać dokumentację pozyskanej zgody w swoim systemie i mieć do nich ciągły dostęp. Program hotelowy PremiumHotel obsługuje podpis elektroniczny pozwalając na przetwarzanie danych osobowych w bezpieczny sposób, zgodny z RODO.

  • Wszystkie komunikaty i zgody, które zostały zaakceptowane przez Gościa, zapisywane są w bazie danych systemu PremiumHotel
  • Oświadczenia zostają zarchiwizowane w systemie jako podpisany dokument elektroniczny
  • Każda uprawniona osoba z obsługi obiektu ma do nich dostęp

Nowoczesny
Manager Hotelu

Dołącz do newslettera

Subskrybuj newsletter i rozwijaj wiedzę. Branżowe trendy, porady i inspiracje - bez spamu,
raz w miesiącu w Twojej skrzynce pocztowej. 

Przesuń aby zapisać
newsletter - nowoczesny Manager Hotelu
Spodobał Ci się ten artykuł?
Autor wpisu
Sebastian Olesiak

Specjalista ds. marketingu

Dodaj komentarz
Przesuń w prawo aby wysłać
Preferencje plików cookie
Szanowni Państwo, nasz serwis stosuje pliki Cookies aby zapewnić jego prawidłowe działanie. Możecie określić warunki przechowywania lub dostępu do plików Cookies klikając przycisk Ustawienia. Zalecamy zapoznanie się z Polityką prywatności i plików Cookies.
Preferencje plików cookie
Wykorzystanie plików cookie

Szanowni Państwo, nasz serwis stosuje pliki Cookies aby zapewnić jego prawidłowe działanie. Możecie określić warunki przechowywania lub dostępu do plików Cookies. Zalecamy zapoznanie się z Polityką prywatności i plików Cookies.

Więcej informacji

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących naszej polityki dotyczącej plików cookie prosimy o kontakt.