E-Paragony dla gości hotelowych - co warto o nich wiedzieć?

Co to są e-Paragony i dlaczego warto o nich wiedzieć?

eParagony to elektroniczne wersje tradycyjnych paragonów fiskalnych. Dzięki nim, zamiast otrzymywać papierowy dokument, goście hotelowi mogą otrzymać potwierdzenie swoich płatności w formie cyfrowej.

Korzyści z korzystania z eParagonów to między innymi:

• Ekologia: Redukcja zużycia papieru.
• Wygoda: Łatwy dostęp do paragonów z poziomu urządzeń mobilnych.
• Bezpieczeństwo: Trudniejsze do zgubienia niż papierowe paragony.

Od kiedy eParagony obowiązują?

Podstawa prawna: W Polsce możliwość wystawiania eParagonów została wprowadzona na mocy § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie z tym przepisem, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy online mogą wystawiać paragony fiskalne zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej​​.

Rozporządzenie to weszło w życie 15 września 2023 roku i jest wynikiem współpracy Ministerstwa Finansów oraz Ministerstwa Rozwoju i Technologii​.

Czy korzystanie z eParagonów jest obowiązkowe?

Korzystanie z eParagonów nie jest obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. Możliwość ich wystawiania dotyczy wyłącznie tych, którzy korzystają z kas fiskalnych online lub wirtualnych kas fiskalnych. Przepisy nie narzucają obowiązku przechowywania paragonów w formie elektronicznej, co oznacza, że przedsiębiorca może zdecydować, czy chce korzystać z tej formy, czy pozostać przy tradycyjnych, papierowych paragonach​.

Wprowadzenie cyfrowej formy paragonów rozszerzyło jednak wymagania techniczne, jakie muszą spełniać kasy fiskalne online. Przedsiębiorcy muszą zapewnić:

• Czytelny wydruk paragonu fiskalnego lub faktury w postaci papierowej.
• Czytelny widok paragonu fiskalnego lub faktury w postaci elektronicznej, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży​​.

eParagony w hotelarstwie - korzyści dla Gości

Umożliwienie korzystania z e-paragonów w branży hotelarskiej przynosi wiele korzyści zarówno dla gości, jak i dla hotelarzy:

• Goście mogą przechowywać wszystkie swoje paragony w jednym miejscu – w aplikacji hotelowej.
• Dzięki eParagonom goście mają lepszy przegląd swoich wydatków, co jest szczególnie przydatne dla osób podróżujących służbowo.
• Eliminacja konieczności drukowania paragonów skraca czas obsługi przy recepcji.

Jeśli rozważasz wprowadzenie eParagonów w działaniu obiektu, upewnij się, że Twoje oprogramowanie hotelowe jest aktualne i wspiera wykorzystanie e-paragonów.

Przed poinformowaniem o możliwości korzystania z cyfrowych rachunków warto zainwestować również w szkolenie personelu, tak aby każdy pracownik obsługi klienta znał proces wystawiania eParagonów, był w stanie go obsłużyć oraz mógł aktywnie informować gości o dostępności eParagonów i korzyściach z ich używania.

Obsługa eParagonów w systemach Betasi

W aplikacji hotelowej PremiumStay wprowadzona została możliwość wykorzystywania eParagonów. Paragony te są automatycznie wysyłane do systemów Ministerstwa Finansów, a następnie udostępniane Gościom do pobrania w ich koncie aplikacji hotelowej.

Aktualnie wystawianie eParagonów jest możliwe przy użyciu drukarek Novitus Point. To rozwiązanie integruje się bezpośrednio z systemem, co pozwala na sprawne zarządzanie dokumentami fiskalnymi.

Podsumowanie

Wprowadzenie eParagonów w hotelarstwie to krok w stronę nowoczesności, który przynosi korzyści zarówno dla gości, jak i dla samych hoteli. Dzięki nim możliwe jest zwiększenie wygody, bezpieczeństwa i ekologiczności obsługi, co przekłada się na lepsze doświadczenia klientów. Jeśli jeszcze nie wdrożyłeś eParagonów w swoim obiekcie, warto rozważyć tę inwestycję, by podnieść jakość usług i sprostać oczekiwaniom współczesnych gości.