Depozyt w hotelu – czym jest i jak usprawnić ten proces? Wszystko, co warto wiedzieć!

Czym jest depozyt hotelowy?

W resortach i hotelach wypoczynkowych, gdzie goście mają dostęp do szerokiej gamy usług – od strefy wellness po restauracje i atrakcje rodzinne – zabezpieczenie płatności staje się kluczowe. Depozyt hotelowy to forma finansowego zabezpieczenia, którą hotel pobiera od gościa, by chronić się przed ryzykiem związanym z ewentualnymi szkodami czy nieuregulowanymi rachunkami.

Choć może kojarzyć się z nieufnością, w rzeczywistości jest to narzędzie budujące zaufanie – zarówno dla hotelarza, jak i gościa. Dobrze wdrożony system depozytów pozwala uniknąć nieprzyjemnych sytuacji, a jednocześnie oferować gościom większy komfort i elastyczność korzystania z usług.

W praktyce oznacza to, że gość może zrelaksować się w SPA, zamówić kolację do pokoju lub przedłużyć pobyt, bez konieczności każdorazowego regulowania opłat – wszystko trafia na jeden rachunek, rozliczany przy wyjeździe.

Jak działa depozyt w hotelu krok po kroku?

W obiektach resortowych, gdzie goście często korzystają z szerokiej gamy usług dodatkowych – takich jak SPA, restauracje, bary, wypożyczalnie czy usługi concierge – konieczne jest odpowiednie zabezpieczenie rozliczeń. Zamiast rozbijać płatności na wiele osobnych transakcji, hotele coraz częściej decydują się na zbiorczą formę rozliczenia przy wymeldowaniu. Aby ten proces był bezpieczny zarówno dla gościa, jak i dla hotelu, niezbędne jest skuteczne narzędzie zabezpieczające – takie jak depozyt.

Depozyt może przyjąć różne formy, najczęściej stosowane to:

• Preautoryzacja środków na karcie płatniczej – najwygodniejsza i najczęściej stosowana metoda w hotelach 4- i 5-gwiazdkowych,
• Depozyt gotówkowy – tradycyjna forma stosowana głównie przy krótkich pobytach,
• 150x230 cm – popularny przy dłuższych pobytach lub ofertach specjalnych.

Każda z tych metod pozwala hotelowi zabezpieczyć należności, umożliwiając jednocześnie gościom swobodne korzystanie z usług hotelowych.

Proces wdrożenia depozytu nie musi być skomplikowany, o ile jest przemyślany i spójny. Oto przykładowy scenariusz działania:

• Już przy rezerwacji gość otrzymuje informację o konieczności wpłaty depozytu.
• Podczas zameldowania depozyt jest pobierany – najczęściej w formie preautoryzacji karty, chociaż można go wpłacić gotówką czy nawet w formie przelewu jeszcze przez przyjazdem do hotelu.
• Gość korzysta z usług hotelu, a wszelkie koszty są dopisywane do rachunku głównego.
• Po zakończeniu pobytu recepcja rozlicza całość, a niewykorzystana kwota depozytu jest zwracana.

Czym jest preautoryzacja?

Preautoryzacja to forma depozytu, polegająca na tymczasowym - na określony czas - zablokowaniu określonej kwoty na karcie płatniczej gościa. Preautoryzacja realizowana jest standardowo przez dostawcę płatności – nie hotel bezpośrednio. Na ogół system hotelowy jedynie inicjuje i obsługuje ten proces we współpracy z operatorem płatności poprzez terminale płatnicze.

W systemie Betasi PremiumHotel preautoryzację dopisuje się w dedykowanej zakładce przy rezerwacji. Recepcjonista wybiera gościa, wpisuje kwotę i zatwierdza operację na terminalu. Następnie możliwe jest  dopełnienie preautoryzacji, a jej rozliczenie odbywa się w momencie wystawiania dokumentu sprzedaży. Cała kwota musi być wykorzystana jednorazowo – nie można jej dzielić. Preautoryzację można też łatwo anulować, a system automatycznie rejestruje datę i status tej operacji.

Korzyści preautoryzacji:

• Środki nie są fizycznie pobierane, lecz blokowane – co goście odbierają jako mniej inwazyjne.
• Hotel nie musi dokonywać zwrotów – preautoryzacja po prostu wygasa lub jest rozliczana.
• Zmniejsza się ryzyko konfliktów przy rozliczeniu – gość od początku zna kwotę zabezpieczenia.
• Proces odbywa się z poziomu systemu PMS – przejrzyście, szybko i z pełną kontrolą.

W obiektach resortowych, gdzie rozliczanie wielu usług odbywa się przy wyjeździe, preautoryzacja jest najbardziej efektywną i przyjazną dla gościa formą zabezpieczenia.

Dlaczego warto wdrożyć depozyt recepcyjny w hotelu?

Z punktu widzenia zarządzania resortem, depozyt spełnia kilka ważnych funkcji:

• chroni hotel przed nieprzewidzianymi kosztami,
• pozwala rozliczać usługi po zakończeniu pobytu,
• porządkuje zasady i odpowiedzialność gości,
• ułatwia codzienną pracę zespołu recepcyjnego.

Z perspektywy hotelarzy depozyt to przede wszystkim usprawnienie pracy operacyjnej i większa kontrola nad procesem rozliczeń. Wdrożenie jakiejś formy depozytu nie oznacza rezygnacji z innych form płatności. Goście nadal mogą zdecydować się na rozliczenie gotówkowe lub kartą podczas pobytu, a w przypadku preautoryzacji wcześniej zablokowana kwota zostanie zwolniona po zakończeniu rozliczenia i wymeldowaniu, gdy recepcjonista zatwierdzi zakończenie preautoryzacji. Depozyt daje hotelowi narzędzie, które ułatwia obsługę usług rozliczanych na pokój, chroni interesy obiektu i zwiększa elastyczność oferty wobec gości. To rozwiązanie, które porządkuje procedury i wspiera codzienną pracę zespołu – bez narzucania jednej formy płatności.

Jak uniknąć problemów z depozytem hotelowym?

Choć depozyt to narzędzie pomocne, jego niewłaściwe zastosowanie może prowadzić do napięć. Kluczem do udanego wdrożenia jest transparentność i konsekwencja:

• Zadbaj o jasną komunikację od pierwszego kontaktu z gościem – najlepiej już na stronie rezerwacyjnej.
• Udostępnij wzór dokumentu informującego o zasadach depozytu (w mailach, na recepcji, w regulaminie).
• Przeszkol zespół – każdy pracownik powinien umieć wytłumaczyć zasady w sposób zrozumiały i uprzejmy.
• Dokumentuj ewentualne szkody i zachowuj standardy obsługi także przy trudnych sytuacjach.

W 4- i 5-gwiazdkowych hotelach wypoczynkowych raczej rzadko dochodzi do sytuacji, w których trzeba zatrzymywać depozyt ze względu na szkody – to raczej wyjątki niż reguła. W praktyce depozyt pełni ważniejszą funkcję jako narzędzie do zabezpieczenia rozliczeń za usługi dodatkowe, np. zabiegi SPA, kolacje w restauracji, room service czy wynajem sprzętu sportowego. Dzięki temu goście mogą cieszyć się pobytem i wygodnie dopisywać usługi do rachunku pokoju, a hotel ma pewność, że wszystkie koszty zostaną uregulowane przy wymeldowaniu. Kluczem jest tutaj nie tylko sama kwota zabezpieczenia, ale także umiejętne zarządzanie komunikacją i technologią, która ten proces wspiera.

Jak usprawnić zarządzanie depozytem hotelowym?

Nowoczesne rozwiązania informatyczne to nie dodatek – to fundament sprawnego działania. Systemy takie jak Betasi – Rezerwacje i Recepcja pozwalają zautomatyzować cały proces:

• pobór i rejestrację depozytu,
• przypisanie go do konkretnego pobytu,
• obsługę dopisywania, dopełnienia i anulowania preautoryzacji z poziomu systemu,
• możliwość pełnej integracji z terminalem płatniczym,
• informację o statusie preautoryzacji na każdym etapie rezerwacji,
• pełną historię operacji finansowych.

Dzięki takim narzędziom hotelarze zyskują nie tylko czas, ale też pewność, że wszystkie operacje są zgodne z polityką obiektu i przejrzyste dla gościa.

Warto podkreślić, że integracja systemu hotelowego z operatorem płatności – jak w przypadku Betasi – znacząco ułatwia codzienną pracę recepcji. Preautoryzacje są rejestrowane błyskawicznie, a ich status widoczny jest w systemie na każdym etapie pobytu gościa. Co więcej, jeśli dopełnienie preautoryzacji zostanie wykonane poprawnie i zatwierdzone na terminalu, wcześniejsza blokada środków zostaje automatycznie zwolniona. Dzięki temu nie tylko hotel ma pełną kontrolę nad procesem, ale i goście unikają sytuacji podwójnej blokady czy długiego oczekiwania na zwrot środków – co przekłada się na większe zaufanie i komfort użytkowników.

Podsumowując, choć brak jest konkretnych danych liczbowych, preautoryzacja jest szeroko stosowaną praktyką w polskich hotelach, szczególnie tych o wyższym standardzie, jako skuteczne narzędzie zabezpieczające płatności i minimalizujące ryzyko finansowe.