Czy Twój hotel jest gotowy na krajowy system e-faktur KSeF?

Sprawdź najważniejsze informacje o KSeF w hotelu 

Od tego czasu, po dostosowaniu technicznych możliwości do wymagań systemu, przedsiębiorcy mogą korzystać z niego dobrowolnie. Wkrótce, zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów wdrożenie systemu stanie się jednak powszechnym obowiązkiem, który nie ominie także branży hotelarskiej i wypoczynkowej. Podsumowujemy najważniejsze informacje dotyczące ksef i wyjaśniamy czym są obowiązkowe faktury ustrukturyzowane. 

Ważna aktualizacja: Obowiązkowy KSeF od 1 lutego 2026 r.

10 czerwca została opublikowana w Dzienniku Ustaw nowelizacja ustawy o VAT (poz. 852, dostępna pod linkiem : https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2024/852), która przesuwa obowiązek wystawiania e-faktur na 1 lutego 2026 r. Oznacza to, że do tego czasu zasady wystawiania faktur pozostają bez zmian. Ministerstwo Finansów zaprezentowało również daty planu wdrożenia poszczególnych etapów: 

Żródło grafiki: https://www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur--plan-wdrozenia

KSeF – co to jest krajowy system efaktur?  

Krajowy system e-faktur to ogólnokrajowy system teleinformatyczny wdrażany przez Ministerstwo Finansów, będący platformą obsługi faktur drogą elektroniczną. Zasadniczym celem wprowadzenia tego rozwiązania jest uszczelnienie systemu podatkowego i wyeliminowanie nieuczciwych praktyk związanych z rozliczaniem VAT-u.   

KSeF wprowadza nowy wzór faktur, o ustalonym formacie zawierającym m.in. dane kontrahenta, datę sprzedaży i wystawienia dokumentu, kwotę oraz unikalny symbol nadawany za pośrednictwem sytemu. Nadawanie w systemie ksef niepowtarzalnego numeru gwarantuje zamknięty obieg dokumentów. Rozwiązanie umożliwia podatnikom wystawianie, odbieranie oraz archiwizowanie ustrukturowanych faktur elektronicznych i wprowadza spójny system ich rejestracji i przechowywania. Wdrożenie ujednoliconego rejestru faktur jest nieuchronne – dlatego ważne jest, aby jak najszybciej przygotować się na ten scenariusz, z uwzględnieniem odpowiedniego oprogramowania i procedur.  

Kiedy obowiązkowy KSeF wejdzie w życie? Kogo dotyczy i od kiedy obowiązuje?  

Obowiązek wdrożenia obsługi dokumentów w systemie strukturyzowanych e-faktur (KSeF) w Polsce dotyczy przedsiębiorców oraz innych podmiotów gospodarczych, które są zobowiązane do wystawiania i otrzymywania faktur. Obejmuje to m.in. firmy, przedsiębiorstwa, spółki, jednostki organizacyjne, a także instytucje publiczne.  Wprowadzenie obowiązkowego ksef jest niezbędne, dlatego warto zaplanować proces wdrożenia ksef w ogranizacji z większym wyprzedzeniem, by móc na spokojnie zadbać o korzystanie z ksef. 

Zgodnie z przyjętą przez Sejm ustawą, obowiązkowe e-fakturowanie w ramach KSeF zacznie obowiązywać od:

• lutego 2026 – dla firm z obrotami powyżej 200 mln zł
• kwietnia 2026 – dla pozostałych podatników VAT
• mikrofirmy mogą skorzystać z odroczenia do stycznia 2027
• obowiązek odbierania faktur w KSeF będzie dotyczył wszystkich przedsiębiorców już od lutego 2026 roku

Zachęcamy by nie odkładać tematu na ostatnią chwilę – im wcześniej się przygotujemy, tym spokojniej przejdziemy przez zmiany. Przypominamy, że od 1 stycznia 2022 roku Krajowy System e-Faktur wprowadzony jest jako rozwiązanie dobrowolne i od tego momentu istnieje możliwość wystawienia faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). 

Wdrożenie KSeF w systemach Betasi  

Działanie według nowych standardów KSeF i wprowadzenie faktur o ustalonym formacie oraz ich spójnej rejestracji jest nieuchronne. Zgodnie z wytycznymi, zmiany w zakresie obsługi faktur obejmują również branżę hotelarską, dlatego ważne jest, aby jak najszybciej przygotować się na ten scenariusz.   Zachęcamy by nie odkładać tematu na ostatnią chwilę – im wcześniej się przygotujemy, tym spokojniej przejdziemy przez zmiany.

Oczywiście najlepszą opcją dla hotelu jest integracja systemów hotelowych z systemem z krajowym system e-faktur i obsługa dokumentacji za pomocą dostępnych rozwiązań. Funkcje systemów Betasi PremiumHotel oraz Betasi Kuracjusz dostosowaliśmy  do wymogów KSeF już na etapie pierwszych zapowiedzi - przed nami aktualizacja do interfejsu KSeF 2.0. Dokładamy wszelkich starań by nasi klienci mogli w terminie i bez przeszkód wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane zgodnie z nowymi standardami, bez potrzeby korzystania z zewnętrznych narzędzi czy ręcznego importu danych.

Integracja w zakresie wysyłania dokumentów, po odpowiedniej konfiguracji uprawnień i certyfikatu użytkownika w KSeF, pozwalają na automatyzację przekazywania faktur w formacie ustrukturyzowanym bezpośrednio do systemu.  

Proces przygotowania faktur sprzedażowych nie ulega zasadniczej zmianie, nadal możemy szybko wystawić je korzystając z systemu. Dokument można wysyłać do KSeF bezpośrednio podczas jego wystawiania lub już po zakończeniu jego edycji. Przekazanym fakturom, w systemie KSeF nadawany jest numeru dokumentu, a następnie jest on zatwierdzany. Należy pamiętać, że po wysłaniu, edycja dokumentu nie jest możliwa w żadnym zakresie – wszystkie konieczne zmiany należy dokonywać poprzez dokumenty korygujące.  

KSeF – ustrukturyzowana efaktura 

Faktura ustrukturyzowana, zwana także fakturą w formie elektronicznej (e-fakturą), to elektroniczny dokument, który zawiera informacje o transakcji handlowej lub usłudze, podobnie jak tradycyjna faktura papierowa. Jednak faktura ustrukturyzowana jest przygotowana w taki sposób, aby jej treść była dostępna w sposób umożliwiający jej automatyczne przetwarzanie przez komputery i systemy informatyczne.  

Podstawowe cechy faktury ustrukturyzowanej to struktura danych, która umożliwia jednoznaczne zidentyfikowanie poszczególnych elementów faktury, takich jak dane sprzedawcy, dane nabywcy, pozycje towarów lub usług, kwoty, numery referencyjne, itp. Faktury ustrukturyzowane są zapisane w formie plików elektronicznych, często w formacie XML (Extensible Markup Language), co ułatwia ich przekazywanie i przetwarzanie za pomocą komputerów i systemów informatycznych.  

Elektroniczne faktury ustrukturyzowane, dzięki sprecyzowanej strukturze danych i formatowi elektronicznemu mogą być łatwo odczytywane i przetwarzane przez systemy księgowe, programy do zarządzania finansami oraz narzędzia do rozliczeń podatkowych.  

Przepisy dotyczące powstania KSeF rewolucjonizują i wymuszają zmiany we wszystkich procesach związanych z wystawianiem faktur sprzedaży, otrzymywaniem faktur zakupu, czy wysyłaniem przelewów bankowych. Najbardziej istotne zmiany obejmą następujące zagadnienia:

• Każda faktura VAT sprzedaży (również ta wystawiana dla klienta zagranicznego) będzie musiała być wysyłana na serwer Ministerstwa Finansów (za pomocą API), nie później, niż do końca dni w którym ją wystawiono. Faktury VAT będzie można wystawiać bezpośrednio na serwerze Ministerstwa Finansów,
• Dzień wysyłki faktury na serwer, oznaczony zostanie jako dzień wystawienia faktury (żadnego znaczenia nie będzie miał dzień wystawienia faktury jaki widnieje na fakturze w naszym systemie KU/PH lub innym, np. FK),
• Obecny numer faktury sprzedaży jaki podajemy na fakturach, stanie się numerem dla naszych potrzeb, natomiast urzędowy numer faktury VAT zostanie nadany po wysyłce na serwer.
• Numeracja faktur otrzyma ujednolicony format: 9999999999-RRRRMMDD-FFFFFF-FFFFFF-FF, ale zostanie on nadany dopiero po pozytywnym zweryfikowaniu przesłanego elektronicznie dokumentu ustrukturyzowanego.
• Numer powyższy trzeba będzie obowiązkowo podawać na fakturach z płatnością przelewem oraz posługiwać się nim na przelewach.
• Otrzymywane obecnie od kontrahenta faktury VAT kosztowe, z punktu widzenia nowych przepisów o VAT, nie będą już fakturami (dokumentami potwierdzającymi zakup),
• W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF, będzie ona uznawana za otrzymaną, z wyłączeniem tych sytuacji, w których nabywca nie wyraził akceptacji na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF. W takich przypadkach skutki prawne otrzymania faktury będą wywodzone z zasad dotychczas obowiązujących.
• Faktura ustrukturyzowana będzie mogła być korygowana jedynie w postaci faktury ustrukturyzowanej, czyli wystawionej za pośrednictwem KSeF (…).
• Aby pobrać fakturę VAT kosztową od kontrahenta trzeba będzie zrobić to na serwerze MF (pobrane faktury nie będą jednak dostępne w ogólnym, popularnym formacie, np. PDF, DOC, i żeby je odczytać trzeba będzie użyć narzędzia informatycznego do ich wizualizacji)

KSeF – jakie są zalety wprowadzenia faktur ustrukturyzowanych? 

Wprowadzenie KSeF ma na celu usprawnienie procesu wymiany dokumentów finansowych, a także poprawę kontroli nad rozliczeniami podatkowymi i dokumentacją księgową. Najważniejsze, z perspektywy przedsiębiorców, korzyści z wprowadzenia systemu ksef to:  

• Skrócenie czasu rozliczenia i zwrotu podatku VAT do 40 dni (zamiast 60 dni)  
• Zniesienie obowiązku prowadzenia dokumentacji sprzedaży w formie fizycznej, a co za tym idzie ograniczenie zużycia papieru i oszczędność miejsca potrzebnego na przechowywanie dokumentacji  
• Łatwiejsze rozliczenia i uproszczenie wystawiania faktur korygujących  
• Wyeliminowanie konieczności generowania i wysyłania na żądanie pliku JPK dla faktur  

Wprowadzenie uporządkowanych standardów KSeF to także zwiększenie przejrzystości i efektywności procesu obsługi faktur oraz ograniczenie możliwości popełniania błędów w rozliczeniach podatkowych. Czy to oznacza, że papierowe faktury znikną, a obowiązywał będzie jedynie obieg dokumentów księgowych? Na pewno nie od razu, ale może warto rozważyć taką perspektywę? 

Być może wejście w życie obowiązkowego ksef i niezbędne zmiany w dokumentach sprzedażowych warto również wykorzystać jako okazję do ograniczenia lub rezygnacji z papierowych form faktur w hotelu? Z oprogramowaniem Betasi wdrożenie cyfrowych e-faktur jako standardu rozliczeń dla wszystkich klientów i kontrahentów jest szybkie i efektywne. 

Kiedy znikną faktury papierowe?

Obowiązkowy KSeF nie oznacza całkowitego końca faktur w formie papierowej. Zmienia się jedynie to, że urzędowym dokumentem będzie faktura ustrukturyzowana w KSeF.

W praktyce oznacza to, że:

• hotele nadal mogą drukować faktury i przekazywać je gościom w formie papierowej,
• możliwe jest również przesyłanie faktur w formacie pliku PDF, tak jak do tej pory,
• dokument przesłany do KSeF jest tym, który ma moc prawną i stanowi punkt odniesienia w rozliczeniach podatkowych.

Warto też potraktować KSeF jako pretekst do ograniczenia kosztów i zużycia zasobów związanych z drukowaniem. Coraz więcej gości akceptuje i oczekuje wersji cyfrowych – są one wygodne, szybkie i zgodne z trendem ekologicznych działań hoteli.

Ile kosztuje wdrożenie KSeF w hotelu?

Wdrożenie KSeF nie zawsze wiąże się z dodatkowymi kosztami – wiele zależy od przyjętego rozwiązania. Do wyboru są różne opcje:

• integracja w systemie hotelowym (jeśli posiada wbudowaną obsługę KSeF, jak np. Betasi PremiumHotel),
• integracja po stronie systemu finansowo-księgowego,
• korzystanie z zewnętrznych narzędzi do obsługi KSeF.

Każde z tych rozwiązań może być odpowiednie w zależności od skali działalności i sposobu prowadzenia księgowości. W wielu systemach hotelowych i finansowych integracja z KSeF jest już standardem i nie wymaga dodatkowych opłat. W innych przypadkach może pojawić się koszt wdrożenia lub zakupu dodatkowego modułu.

Najważniejsze, aby już teraz sprawdzić, jaką strategię obsługi KSeF przewidział dostawca używanego systemu i jakie wsparcie oferuje w procesie przygotowania do nowych obowiązków.