Jak wybrać oprogramowanie hotelowe?
Branża hotelarska konkuruje ze sobą poziomem oferowanych przez siebie usług oraz sprawnością ich działania. Współcześnie, systemy informatyczne są niezbędne do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania obiektów. Wybór odpowiedniego rozwiązania może w przyszłości uchronić nas od potencjalnych problemów i w znacznym stopniu ułatwić codzienną obsługę i zarządzanie nowoczesnym hotelem. Stając przed decyzją, jakie wybrać oprogramowanie hotelowe, musimy przeanalizować kilka istotnych aspektów funkcjonowania naszego obiektu.
Funkcjonalność systemu hotelowego
Recepcja, rezerwacje internetowe, sprzedaż, konferencje, media, basen, spa, gastronomia, housekeeping, ewidencja czasu pracy, zarządzanie personelem to tylko niektóre aspekty funkcjonowania hotelu. Oprogramowanie, które będziemy chcieli wdrożyć, powinno integrować działanie wszystkich tych aspektów. Dobrze, jeżeli poszczególne moduły można wdrożyć w zależności od potrzeb danego hotelu, tak aby zapewnić komplementarny system do wymagań hotelu. Z drugiej strony, moduły powinny być ze sobą zintegrowane w sposób, który zapewni przepływ informacji i pozwoli na ich pełną obsługę z każdego komputera w naszej sieci w zależności od posiadanych uprawnień użytkownika. Dostęp poprzez aplikacje mobilne jest ułatwieniem pracy dla działów związanych z gastronomią i housekeepingiem. W znaczny sposób usprawnia i automatyzuje pracę personelu.
Recepcja
Rozbudowany moduł recepcyjny i rezerwacyjny to podstawa działania hotelu. Możliwość jak najszybszego zameldowania w hotelu jest kluczowa z punktu widzenia gościa. Jeśli uda nam się to zrobić szybko i bezproblemowo, możemy być pewni co do pozytywnych odczuć odwiedzających wobec obsługi. Na uwadze musimy mieć możliwość rezerwacji poprzez zewnętrze systemy internetowe i pełną automatyzację oraz wymianę danych w czasie rzeczywistym. Sam system rezerwacji na stronie internetowej naszego obiektu powinien być przyjazny użytkownikowi, szybki i łatwy w obsłudze.
Gastronomia
Moduły magazynów mogą działać niezależnie lub też być ściśle powiązane z modułami żywienia, sprzedaży na recepcji, restauracji, barach i innych punktach sprzedaży. Gastronomia to również jeden z bardziej skomplikowanych aspektów działania hotelu. Zestawy posiłków, diety, ustawienia jadłospisów wraz z wyliczaniem wartości odżywczej posiłków to tylko niektóre funkcje oferowane przez nowoczesne oprogramowanie hotelowe. Jest to kolejna kwestia, która ma zdecydowany wpływ na doświadczenie gości hotelowych. Możliwość zaprezentowania spersonalizowanej oferty gastronomicznej na pewno przyczyni się do pozytywnego odbioru naszego obiektu.
Analizy i raporty
Monitoring, raportowanie i analizy istotne są z punktu widzenia administratorów. Tworzenie dowolnych raportów, ich drukowanie, eksportowanie do formatu pakietów biurowych (arkusze kalkulacyjne, edytory tekstów), a także do formatów pozwalających na import do innych systemów pozwalają na analizę danego obszaru działalności obiektu.
Łatwość obsługi i intuicyjność
Mnogość modułów i funkcjonalności może sugerować, że oprogramowanie oferowane na rynku może być skomplikowane w obsłudze. Producenci zwracają dużą uwagę zapewnienie użytkownikom przyjaznego interfejsu i łatwości poruszani się po poszczególnych modułach. Przy częstej rotacji personelu hotelowego wdrożenie nowej osoby powinno przebiegać jak najszybciej. Jeśli system zapewnia czytelny interfejs i intuicyjną obsługę, można w znacznym stopniu ograniczyć czas wdrożenia nowego pracownika.
Bezpieczeństwo
Dysponując tak obszernymi bazami danych klientów hotelu, musimy zadbać o zgodność z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. System powinien być zaprojektowany w taki sposób, aby wszelkie zmiany w przepisach były uwzględnianie w jego funkcjonalności. Dużo zależy tutaj od dostawcy rozwiązania, który musi na bieżąco monitorować sytuację prawną i wprowadzać aktualizacje. Bezpieczeństwo to również system autoryzowania dostępu do programu oraz do serwera baz danych, obsługę użytkowników i praw dostępu. Dane w bazie powinny być zaszyfrowane zgodnie z obowiązującymi standardami.
Wsparcie i Doświadczenie
Przez wsparcie rozumiemy nie tylko pomoc przy wdrożeniu programu, ale również serwisową pomoc posprzedażową. W przypadku wystąpienia błędów w kluczowych momentach obsługi gości hotelowych, szybkość reakcji jest tutaj priorytetowa. Nie chcemy narażać naszych gości na bezpodstawne marnowanie czasu przy recepcji w czasie, kiedy nastawieni są na wypoczynek i relaks.
Taką pomoc i wsparcie zapewnić mogą jedynie renomowane firmy z doświadczeniem na rynku, posiadające rozbudowaną ofertę wsparcia posprzedażowego. Czas reakcji na zgłoszenie można zdefiniować indywidualnie w umowie licencyjnej.
Rekomendacje i Cena
Przed ostateczną decyzją i odpowiedzią na pytanie, jakie wybrać oprogramowanie hotelowe należy zweryfikować jego pozycję na rynku. Jeśli wielu ważnych graczy na hotelarskim rynku zdecydowało się na implementację jakiegoś rozwiązania w swoich obiektach, jest to znakiem jakości dla danego rozwiązania. Należy być świadomym, że niewłaściwy wybór oprogramowania może wiązać się z ogromnymi stratami, związanymi z wysokimi kosztami wprowadzenia i migracji do nowego systemu. Zakup oprogramowania kompleksowego jest zazwyczaj lepszą decyzją niż rozbudowa niewielkiego systemu o nowe moduły.
W naszej ofercie posiadamy kompleksowe oprogramowanie hotelowe: Betasi PremiumHotel. Jeśli szukasz odpowiedzi na pytanie, jakie wybrać oprogramowanie hotelowe, jesteśmy otwarci na rozmowę. Zapraszamy do kontaktu.
Zamów bezpłatną konsultację