10 faktów o zarządzaniu hotelami multiproperty z perspektywy oprogramowania

Niezależna grupa hotelowa czy sieciowa franczyza? Niezależne grupy hotelowe (hotel groups) i sieci franczyzowe oferują różne modele operacyjne, które niosą ze sobą specyficzne korzyści i ryzyka związane . Poniżej przedstawiamy 10 kluczowych zagadnień, które zaobserwowaliśmy pracując z klientami w tym segmencie, a które mogą pomóc lepiej zrozumieć ten problem z perspektywy zarządzanie obiektami i podejmować bardziej świadome decyzje.

1. Definicja i zrozumienie multiproperty

W kontekście hotelarstwa, multiproperty oznacza zarządzanie grupą obiektów w różnych lokalizacjach przez jednego właściciela lub centralną jednostkę zarządzającą. To model, który wymaga spójnych systemów operacyjnych, umożliwiających zarządzanie zasobami, personelem i procesami w sposób zintegrowany. Wyobraźmy sobie, że posiadasz hotele zarówno w dużych miastach, jak i w kurortach wypoczynkowych – każde z tych miejsc ma inne potrzeby operacyjne, jednak warto zadbać o to by zarządzanie nimi było zcentralizowane, aby działać strategicznie i zoptymalizować koszty.

2. Najlepsze praktyki multi-property management 

Zarządzanie wieloma obiektami wymaga nie tylko spójnego systemu zarządzania (PMS), ale także wdrożenia wspólnych standardów operacyjnych. Przykładem może być scentralizowane zarządzanie rezerwacjami, gdzie jedno centrum obsługi klienta obsługuje wszystkie obiekty, co zwiększa efektywność i ułatwia monitorowanie jakości obsługi. Innym przykładem jest wspólny program lojalnościowy, który pozwala na oferowanie klientom korzystnych warunków niezależnie od miejsca, w którym się zatrzymują. Warto także rozważyć grupowe zakupy, które mogą znacząco obniżyć koszty operacyjne, np. poprzez centralne negocjacje z dostawcami wyposażenia czy produktów spożywczych.

3. Zalety i wady niezależnej grupy hotelowej

Niezależne grupy hotelowe cieszą się swobodą w wyborze rozwiązań technologicznych, co pozwala na szybsze dostosowywanie się do zmian rynkowych i specyfiki lokalnych rynków. Przykładem może być sytuacja, w której lokalny dostawca systemu PMS oferuje funkcje, które lepiej odpowiadają na potrzeby specyficzne dla polskiego rynku, takie jak zgodność z lokalnymi przepisami podatkowymi. Jednak zarządzanie taką grupą może być trudniejsze, gdyż brakuje wsparcia ze strony większej struktury. W sytuacji, gdy pojawiają się problemy z integracją nowych systemów, niezależność może oznaczać konieczność ponoszenia większych kosztów związanych z dostosowaniem i optymalizacją procesów.

4. Zalety i wady franczyzy sieci hotelowej

Dołączenie do sieci franczyzowej niesie ze sobą wiele korzyści, takich jak dostęp do rozpoznawalnej marki, globalnych narzędzi marketingowych oraz standaryzowanych systemów operacyjnych. Na przykład, sieć może dostarczyć gotowe rozwiązania do zarządzania rezerwacjami czy programami lojalnościowymi, co odciąża zarząd lokalny. Z drugiej strony, hotelarze muszą liczyć się z ograniczeniami wynikającymi z umowy franczyzowej, które mogą obejmować obowiązek korzystania z systemów niedostosowanych do specyfiki lokalnych rynków. Przykładem może być system zarządzania księgowością, który nie obsługuje polskich standardów, co wymaga dodatkowych inwestycji w integrację lub nawet dublowanie pracy.

5. Jakie oprogramowanie dla multiproperty?

Oprogramowanie zarządzające grupą hoteli powinno być elastyczne i skalowalne, umożliwiając centralne zarządzanie obiektami, często wieloma. Wybór systemu PMS, który umożliwia zintegrowane zarządzanie rezerwacjami, danymi klientów oraz operacjami finansowymi, jest kluczowy. Ważne, aby system umożliwiał elastyczne dostosowanie zakresu obsługiwanych departamentów czy operacji do potrzeb konkretnego obiektu i lokalizacji. Hotele wypoczynkowe potrzebują np. modułów do obsługi wypożyczalni, czarteru czy sezonowych lokali gastronomicznych - które w przypadku obiektów wellness mogą okazać się zupełnie zbędne.

6. Przykład złych praktyk w zarządzaniu multiproperty

Brak spójnego systemu zarządzania może prowadzić do problemów operacyjnych i strat finansowych. Wyobraź sobie sytuację, w której każdy z hoteli w grupie korzysta z innego systemu PMS, co powoduje chaos w zarządzaniu rezerwacjami i utrudnia centralne raportowanie. Problemy te mogą skutkować nieścisłościami w danych, co utrudnia podejmowanie decyzji na poziomie zarządu. Takie rozproszenie systemów może również prowadzić do trudności w realizacji wspólnych programów lojalnościowych, a co za tym idzie obniżenia satysfakcji Gosci i ich lojalności wobec marki.

7. Perspektywa hotelarzy wchodzących we franczyzę

Decyzja o wejściu w franczyzę często oznacza rezygnację z elastyczności i możliwości systemowego dostosowywania się do lokalnych potrzeb. Hotelarze, którzy decydują się na franczyzę, muszą liczyć się z narzuconymi standardami, które mogą być niedostosowane do specyfiki lokalnych rynków. Przykładem może być wymóg korzystania z określonego systemu rezerwacyjnego, który nie obsługuje lokalnych systemów płatności, co wymusza na hotelu dodatkowe inwestycje w integracje lub zmiany procesów. Tego typu decyzje mogą wpłynąć na zwiększenie kosztów operacyjnych i ograniczenie możliwości szybkiego reagowania na zmieniające się warunki rynkowe.

8. Integracja systemów w ramach multiproperty

Integracja różnych systemów zarządzania w ramach grupy hoteli jest kluczowa dla efektywnego zarządzania. Przykładem dobrej praktyki może być wdrożenie wspólnego systemu CRM, który integruje dane ze wszystkich obiektów, umożliwiając lepsze zarządzanie relacjami z klientami i personalizację ofert. Równie ważne jest, aby system był w stanie integrować dane finansowe z różnych lokalizacji, co pozwala na centralne zarządzanie budżetami i kontrolę kosztów. Dzięki temu zarząd ma pełny obraz sytuacji finansowej całej grupy, co ułatwia podejmowanie decyzji strategicznych.

9. Dostosowanie systemów do specyfiki rynków lokalnych

Jednym z kluczowych wyzwań przy wyborze oprogramowania jest jego dostosowanie do specyfiki lokalnych rynków. Systemy dostarczane przez zagranicznych dostawców często nie uwzględniają lokalnych przepisów księgowych czy podatkowych, co może prowadzić do problemów z ich obsługą. Przykładem może być sytuacja, w której system rezerwacyjny nie obsługuje popularnych w Polsce form płatności, takich jak BLIK, co ogranicza komfort klienta i może prowadzić do utraty rezerwacji. Częstym problemem są również rozbieżności związane z systemem podatkowym i wytycznymi związanymi z dokumentami finansowymi, takie jak brak możliwości wystawienia korekty faktury, czy brak możliwości integracji z polskim systemem obsługi e-faktur (KSeF)

10. Przyszłość grup hotelowych

Przyszłość zarządzania multiproperty i franczyzami w Polsce będzie zależeć od dalszej centralizacji operacji oraz wykorzystania zaawansowanych technologii, takich jak sztuczna inteligencja i big data. Systematycznie w oprogramowaniu wykorzystuje się coraz więcej automatyzacji czy to w analizie danych, czy śledzeniu trendów i w rekomendacjach dot. optymalizacji działania (np. sugestie zmiany cen bazujące na danych konkurencji).

Również na rynku polskim można spodziewać się można wzrostu popularności lokalnych rozwiązań technologicznych, które lepiej odpowiadają na potrzeby konkretnych segmentów, takie jak systemy dostosowane do specyficznych wymagań hoteli resortowych i spa. Kluczowym wyzwaniem będzie jednak znalezienie równowagi między elastycznością a standaryzacją procesów, aby maksymalizować efektywność operacyjną i zadowolenie klientów.

Liderzy rynku - największe polskie grupy hotelarskie

Polski rynek hotelowy przechodzi dynamiczne zmiany, a wśród największych graczy dominują rodzime grupy hotelowe, które z sukcesem budują swoje pozycje zarówno na rynku krajowym, jak i międzynarodowym. Według rankingu Forbes, największe polskie grupy hotelarskie to kluczowi liderzy w branży, którzy wyznaczają standardy jakości, innowacyjności i efektywności operacyjnej. Betasi ma zaszczyt obsługiwać niemal jedną trzecią z tych topowych grup, dzięki czemu może pochwalić się zaawansowanym know-how obsługi hoteli w tym segmencie.

Współpraca z liderami rynku hotelarskiego w Polsce daje nie tylko prestiż, ale przede wszystkim cenne doświadczenie, które wykorzystujemy w rozwoju narzędzi biznesowych. Dzięki pracy z największymi grupami hotelowymi, jesteśmy w stanie dostarczać rozwiązania, które są sprawdzone, skalowalne i dostosowane do specyfiki polskiego rynku.

System zarządzania multiproperty

Oprogramowanie Betasi dedykowane do zarządzania wieloma obiektami (multiproperty) pozwala na:

• Centralizację operacji i zarządzanie wszystkimi hotelami w ramach spójnego systemu hotelowego, co znacząco upraszcza procesy i zwiększa efektywność.
• Spójność danych i raportowania, dzięki którym wszystkie dane dotyczące rezerwacji, obsługi klienta, programów lojalnościowych i finansów są dostępne w ustandaryzowanych formatach. Łatwy do porównania i analizy system raportów umożliwia podejmowanie lepszych decyzji zarządczych.
• Zwiększoną elastyczność, która pozwala na efektywne zarządzanie hotelami o różnych profilach - zarówno SPA&Wellness, jak MICE czy wypoczynkowym. Rozumiemy, że każdy obiekt może mieć swoje unikalne potrzeby. Nasze systemy są na tyle elastyczne, że można je dostosować do specyfiki każdego rynku lokalnego, bez utraty korzyści wynikających z centralizacji.
• Bycie na bieżąco z aktualizacjami przepisów. Dzięki naszemu doświadczeniu z największymi graczami na rynku, wiemy, jak ważne jest, aby systemy były dostosowane do polskich przepisów i standardów operacyjnych. Dostarczając aktualizacje systemu uwzględniające niezbędne zmiany pomagamy uniknąć kosztownych błędów związanych z niedostosowaniem technologii do aktualnych wymagań prawa.

Podsumowanie

Zarządzanie multiproperty w kontekście wyboru między niezależnością, a franczyzą wymaga dogłębnej analizy i strategicznego podejścia. Kluczowe jest zrozumienie zarówno korzyści, jak i wyzwań związanych z każdym modelem, a także wybór odpowiedniego systemu zarządzania multi-property i oprogramowania, które będzie wspierać operacje na poziomie centralnym i lokalnym. Przemyślane decyzje w tym zakresie mogą przynieść znaczące korzyści operacyjne, pozwalając na lepsze zarządzanie zasobami, optymalizację kosztów oraz poprawę jakości obsługi gości.